Eén van de grootste chocoladefabrieken ter wereld staat in het Brabantse Veghel. Hier produceert Mars chocoladerepen voor onder meer de merken MARS®, Bounty® en Twix®. Met de recente overname van kauwgomfabrikant Wrigley is Mars goed voor een jaarlijkse omzet van 28 miljard dollar. Aan European snackfood financial control manager, Ivan van Straten, de taak om de financiële planning en rapportage activiteiten in goede banen te leiden.

Waarin zit de kracht van Mars?
‘De kracht van Mars zit in de mensen. Over het algemeen werken hier hele gedreven en gemotiveerde mensen. Al vanaf je eerste werkdag krijg je meteen een stuk verantwoordelijkheid mee voor een bepaald project of proces. Dat geeft een enorme vrijheid, maar brengt ook een enorm verantwoordelijkheidsgevoel met zich mee.

Je bent zelf verantwoordelijk en binnen een aantal richtlijnen krijg je de ruimte het project of proces uit te voeren. Die verantwoordelijkheid en vrijheid dragen ertoe bij dat in iedere medewerker zich een beetje ondernemer voelt. Daarnaast is het kantoor ingericht als een open kantoortuin, waarin onderlinge samenwerking wordt gestimuleerd.

Er is geen barriére naar het senior management. Je stapt makkelijk op iemand af om iets gedaan te krijgen. Die informele cultuur werkt prettig, iedereen krijgt alle ruimte zijn of haar ding te doen. Tevens wordt er goed naar ideeën geluisterd. Als een idee goed is, is er alle ruimte om het zelf uit te voeren en kun je naast het voordeel wat het oplevert voor de business, ook je zelf verder ontwikkelen.’

 

Hoe is de organisatie ingericht?
‘De organisatiestructuur bij Mars is nu nog regionaal ingedeeld. De chocoladefabriek in Veghel behoort tot de Snackfood business in de regio Western Europe. Vanaf 1 januari volgend jaar gaan we over op een categorie indeling. De organisatie wordt ingedeeld in zes pijlers: te weten chocolate, sugar & gum, pet care, food, drinks en de kleinste tak symbioscience.

Binnen Europa onderscheiden we momenteel een drietal categorieën. De grootste twee betreffen Snackfood en Petcare (bekend van onder meer WHISKAS® en PEDIGREE®). Daarnaast speelt de categorie Food (bekend van onder meer UNCLE BEN’S® en DOLMIO®) een voorname rol.

Per categorie werken we vanuit een echte matrixstructuur, bestaande uit fabrieken en markten,aangestuurd door het Europese managementteam van de betreffende categorie, die op haar beurt weer wordt aangestuurd door het management team van de regio Western Europe.

De matrixstructuur komt bijvoorbeeld tot uiting in het feit dat in de landen organisaties zelf afzonderlijke finance teams hebben die elk verantwoordelijk zijn voor de finance in het betreffende land en de lokale business hiermee ondersteunen. Alleen functioneel rapporteren de lokale CFO’s aan de Europese CFO.

In Nederland zijn we op een tweetal lokaties aanwezig. Onder de rook van Rotterdam, in Oud-Beijerland, staat de fabriek voor de maaltijdproducten. Dit is tevens het Europese hoofdkantoor voor food.De chocoladefabriek in Veghel is één van de grootste ter wereld.

Op deze lokatie zijn naast de lokale fabrieksorganisatie en de Nederlandse verkooporganisatie een aantal Europese afdelingen zoals (R&D, Europese finance & control) bij elkaar gehuisvest. Binnen de Europese finance & control afdeling is tevens de Europese business control afdeling voor Snackfood gevestigd.

Van hieruit wordt de business in Europa ondersteund door een supply business controller, een R&D controller en een financial control manager. Functioneel wordt er gerapporteerd aan de verantwoordelijke Europese managementteamleden die hoofdzakelijk in Londen gestationeerd zijn.’

 

Wat houdt de financiële functie bij Mars in?
‘De financiële functies bij Mars zijn grofweg onder te verdelen in twee profielen. Aspecten van deze profielen zijn niet onafhankelijk van elkaar en in iedere functie terug te vinden. Ten eerste het custodianprofiel, dat aangeeft dat de finance medewerker min of meer een bewaker is van de activa en financiële middelen van de organisatie.

Dit komt expliciet tot uiting in de verstrekking van betrouwbare informatie en de controle op de nakoming van de interne en externe richtlijnen en procedures. Denk hierbij aan functies op de accounting afdeling. Tweede profiel betreft het co-pilot profiel, dat aangeeft dat de finance medewerker de business mede bestuurt door de adviserende en ondersteunende functie van het management.

Deze verantwoordelijkheid is gericht op het uitvoeren en challengen van activiteiten ten behoeve van de realisatie van de financiële doelstellingen van de organisatie. Dit profiel komt met name terug in de business control gerelateerde functies.’

 

Hoe is het team opgebouwd?
‘De financiële afdelingen in Nederland bestaan uit circa 75 fte, waarvan circa 13 personen binnen de Europese finance & control afdeling werkzaam zijn. Kijkend naar de 75 fte, schat ik in dat naar verhouding het team bestaat uit iets meer custodians. Ik schat dat de verhouding ligt op 30 co-pilots en 40 custiodians.’

 

Wat is het leuke van deze functie?
‘Het allerleukste is dat je met beide benen midden in een zeer dynamische business staat. Vanuit financiën je verantwoordelijk voor het hele plannings en rapportageproces van Snackfood binnen Europa. Jij bent de spin in web en weet tot in detail wat de plannen en ontwikkelingen zijn.

Van daaruit probeer je inzicht te geven in de business performance en het senior management te ondersteunen en te adviseren. Hierdoor is er regelmatig contact met het senior management van verschillende disciplines. De barrière is laag, hetgeen goed is om jezelf te ontwikkelen én je kunt ook eens een kijkje nemen in de keuken van de andere disciplines. Daarnaast maakt het internationale werkveld het zeer interessant ‘

Over welke kwaliteiten moet je beschikken voor een financiële positie bij Mars?
‘Dat is verschillend, maar het belangrijkste is dat je het juiste talent hebt. We zijn niet op zoek naar het beste jongetje van de klas, maar naar mensen die passen in de cultuur. Bij Mars werkt iedereen binnen een framework, wat inhoudt dat er daarbinnen veel vrijheid is.

Niet voor iedereen is het makkelijk om daarin te werken. Je krijgt uiteraard wel hulp, maar dat moet je zelf aangeven. Dat is dat stukje ondernemerschap. Binnen de finance club werken ook mensen die voorheen op de marketing of supplyafdeling werkten. De juiste compenties zijn belangrijk, zo kun je cross functionele stappen maken en is de business geïntegreerd in de gehele organisatie.’

 

Welke managementinformatie is voor jullie essentieel?
‘De business van Mars wordt op een aantal financiële key measures beoordeeld, namelijk groeipercentage van de netto-omzet, ROTA (Return On Total Assets) en cashpercentage van de netto-omzet.In reguliere maandrapportages wordt inzicht gegeven in de status en trends van deze indicatoren.

Naast deze high level indicatoren wordt tevens gedetailleerder inzicht gegeven in sales en P&L ontwikkelingen van de landenorganisaties en ons productportfolio. Daarnaast ligt er bij ons een zeer sterke focus op cash en optimalisatie van netto werkkapitaal. We zijn geen beursgenoteerd bedrijf en deze focus moet ertoe bijdragen dat we een vrije en onafhankelijke organisatie kunnen blijven.‘

 

Ging dit voorheen anders?
‘Mars is een groot bedrijf, verspreid over veel landen Je kunt makkelijk verzuipen in alle informatie. Een rationalisatieslag heeft ertoe geleid dat er kritisch naar diverse rapportages is gekeken en bepaald is welke informatie benodigd is voor de besturing van de organisatie. Daar is dit jaar een behoorlijke stap in gemaakt. Dit is overigens een continue proces wat inherent is aan de financiële functie.

De tweede slag zijn we nu aan het maken door de ontwikkelde blauwdruk van benodigde informatie om te zetten in een managementinformatiesysteem. De informatie wordt zo toegankelijker, makkelijker te overzien en finance kan zich meer richten op het leveren van toegevoegde waarde als business partner. Dat maakt het tevens vakinhoudelijk een stuk interessanter.’

Wat zijn de valkuilen van deze manier van werken?
‘In een grote, complexe internationale organisatie als Mars is er al snel een valkuil dat er teveel wordt gerapporteerd. Het is de kunst om te focussen op informatie die waarde toevoegt. Dat is de grootste uitdaging die we als finance afdeling hebben: alleen informatie ontwikkelen die inzicht geeft in de status en trends van de business performance met de verklarende business drivers.’

 

Wat zijn de kansen?
‘De grootste kans door deze ontwikkeling is dat finance meer tijd heeft om analyses te maken en bepaalde activiteiten te challengen. De toegevoegde waarde uit zich met name in de mogelijkheid om met een rapportage onder de arm met de business te gaan praten en gezamenlijk verbeteringen door te voeren.

Daarnaast moet de focus op de echte need to know informatie leiden tot transparantere rapportages, waarbij de accountability van de informatie en business performance tevens kan worden verhoogd. Op dit vlak hebben we in het afgelopen jaar op het gebied van overheads en cash rapportages een grote stap voorwaarts gemaakt.’

 

Wat is op dit moment het belangrijkste issue?
‘Op dit moment zijn we bezig met het samenvoegen van de onlangs overgenomen kauwgomproducent Wrigley. Dit houdt in dat de financiële administratie van de Sugar-tak, wat nu nog onder verantwoordelijkheid van snackfood valt, moet worden afgesplitst naar de Sugar/Gum categorie.

Tevens zitten we nu midden in de afrondende fase van het proces om het plan voor 2009 te realiseren. Daarnaast besteed ik veel tijd aan het in de lucht krijgen van het managementinformatiesysteem, wat samen met de IT-afdeling wordt ontwikkeld. Hier voor hopen we voor het einde van dit jaar flinke stappen te kunnen maken.

Binnen de afdeling zijn we tevens bezig een training te ontwikkelen om Europese finance medewerkers op uniforme wijze naar margecijfers te laten kijken. Tussen fabrieken en markten wordt met transfer prices gewerkt en de resultaten van de fabrieken worden naar markten gealloceerd.

Dit proces tezamen met een aantal andere factoren zorgt ervoor dat de interpretatie en analyse van de marges behoorlijk complex is. Het uitrollen van een best practice op dit gebied moet voor verbetering zorgen.’

 

Persoonlijk
Naam: Ivan van Straten
Functie: European snackfood financial control manager
Leeftijd: 34 jaar
Opleiding: Bedrijfseconomie, gevolgd door de postdoctorale opleiding tot registercontroller
Loopbaan: Begonnen bij KLM als assistentcontroller, daarna 4 jaar gewerkt bij DSM. Sinds 2006 werkzaam bij Mars als European snackfood financial control manager

Team
Omzet: 28 miljard dollar
Aantal medewerkers totaal: 65.000
Aantal medewerkers in financiële functie: 65 fte
Typering team: ambitieus, gedreven, jong en dynamisch
Belangrijkste issue: herinrichting organisatie
Financiële systemen: SAP en het eigen systeem Fpps