Ambitie om de kosten voor ICT goed in beeld te brengen.

Door Sjoerd Hartholt

Data van de finance-afdeling kunnen goud waard zijn, maar meestal staan ze opgeslagen in verschillende applicaties met verschillende versies en standaarden. Finance Transformation Manager Marinda van Harskamp ziet veelbelovende technologie op de markt komen waarmee veel winst te behalen valt.

Van Harskamp, werkzaam bij Louwman Group, werkte jarenlang op finance-afdelingen en richtte zich op onder meer verzamelen en registreren van data bij grote multinationals zoals Ikea. Ze is gespecialiseerd in informatiemanagement van financiële afdelingen. “De uitdaging is om de data uit finance op een goede manier te registreren”, zo vertelt ze.

Financiële afdelingen zijn al jaren aan het automatiseren, zegt Van Harskamp. Maar écht datagedreven werken gebeurt meestal niet. “Zo’n dertig jaar geleden kwamen voor het eerst softwarepakketten voor finance op de markt. De welbekende pakketten zoals SAP en Exact, waarmee financiële bedrijfsprocessen eenvoudig gerapporteerd kunnen worden. Dat is automatisering, maar er blijft nog te veel handmatig werk over.” Van Harskamp vertelt dat er door de jaren heen nog veel meer softwarepakketten bijkwamen. “Ook de grote spelers zoals Microsoft en Oracle begonnen met pakketten voor bedrijven. Bedrijfsdata staan daardoor niet op één plek maar zijn vaak verdeeld over meerdere systemen.”

Datagedreven bedrijven
Wat volgens Van Harskamp nu gaande is, is dat bedrijven steeds meer ‘datagedreven’ zijn geworden. De data van meerdere afdelingen worden samengevoegd, om zo belangrijke inzichten te verkrijgen waarmee het bedrijf gestuurd kan worden. “De financiële afdeling denkt vaak nog steeds dat haar data de basis vormen, maar inmiddels komen data overal vandaan: marketing, producten, de verkoop, de inkoop”, somt van Harskamp op. Met name marketing en sales zijn veel meer gegevens gaan verzamelen. “Wanneer je auto’s verkoopt, heb je bijvoorbeeld data over de kleur, de samenstelling, welke klanten zich melden en via welk verkoopkanaal er wordt verkocht. De hele reis van de klant wordt nu in data gevangen. Dat is een belangrijke ontwikkeling, want vaak zijn degenen die nu data verzamelen niet goed opgeleid om dat ook op een goede manier te doen.”

Marketing en sales zijn een belangrijke drijver voor datagedreven bedrijven. “De financiële afdelingen zijn momenteel nog heel erg bezig om die aansluiting te maken. Er zijn genoeg interessante financiële data die ook kunnen worden toegevoegd aan het bestaande ‘datalandschap’. Helaas verdwijnen financiële data nu vaak nog in jaarverslagen en in managementsamenvattingen.” En dat is jammer, vindt Van Harskamp. “Het is voor finance-afdelingen een nieuw terrein. Met ‘data-accounting’ kun je veel dieper in de data gaan kijken en dat biedt mogelijkheden. Financiële data kun je zien als een ‘verankering’ van de andere data in het bedrijf, het biedt een soort interne controle, waarmee je kunt controleren of de andere data ook echt een goed en betrouwbaar beeld geven.” ‘Data-accounting’ noemt van Harskamp het. “Finance-afdelingen moeten daar echt instappen, maar daar is diepgaande IT-kennis en een gedegen opleiding voor nodig en die ontbreekt nog.”

Marinda van Harskamp, Finance Transformation Manager bij Louwman Group.

Om écht succesvol te werken met finance-data is kennis van IT noodzakelijk. “De backoffice-systemen moeten gekoppeld worden om het werkbaar te maken. De informatie moet uiteindelijk in een gezamenlijk datalandschap belanden. Om dat te bereiken, moeten finance-afdelingen vaak over hun eigen schaduw heen stappen en erkennen dat de data van onder meer sales & marketing leidend zijn. Daar is natuurlijk nog altijd veel discussie over.”

Tegelijkertijd geven de ontwikkelingen financiële afdelingen ook de gelegenheid om een belangrijke rol te pakken. “Er is bij finance-afdelingen nu eenmaal meer kennis van governance en control. Er werken mensen die opgeleid zijn als interne controllers van volledigheid, juistheid en accuraatheid. Wanneer een financiële afdeling actief meekijkt met IT’ers, kun je komen tot betere architectuur en systemen.”

Gegevens op één plek krijgen
Er moet nog veel gebeuren om echt stappen te zetten, maar Van Harskamp ziet enkele veelbelovende voorbeelden op het gebied van backofficetechnologie. Ze noemt als goed voorbeeld Central Finance van SAP, waarmee een paraplu over de verschillende ERP-systemen wordt gelegd, zodat alle financiële gegevens op één plek samenkomen.

“Central Finance is een combinatie tussen een datawarehouse en een accountingsysteem. De makers hebben erkend dat het voor bedrijven niet meer te doen is om zelfstandig alle data uit de systemen naar één standaardvorm terug te brengen. Met Central Finance creëert een bedrijf als het ware een laag boven zijn verschillende backofficesystemen, die vaak allemaal andere standaarden gebruiken. Deze laag, waarin data realtime worden geüpdatet, biedt accounting functionaliteit en vervult tegelijkertijd de rol van financieel datawarehouse. Central Finance vind ik echt een veelbelovende oplossing, al verwacht ik dat we in de toekomst nog meer van dit soort producten gaan zien. Wanneer je alle financiële registraties samenbrengt in één applicatie, kun je aan de slag met onder meer machine learning en robotisering. Je kunt via het datawarehouse financiële informatie nog makkelijker ontsluiten naar je bedrijfsbrede datalandschap en applicaties.”

Valkuilen bij een ‘nieuwe laag’
Om een dergelijke oplossing écht succesvol te maken, is het belangrijk dat meerdere partijen samen optrekken. “We denken nog te veel in silo’s. De IT-afdeling, finance, marketing en sales voelen zich verantwoordelijk voor hun eigen afdeling, maar tegenwoordig wordt er meer gevraagd. Je kunt niet meer los van elkaar in verschillende systemen werken. Je moet in deze tijd samenwerken binnen één IT-architectuur.” Dat kan met een ’nieuwe laag’ over hun oude backofficesystemen zoals Central Finance doet, maar bedrijven moeten ook oppassen dat ze hun oude systemen niet te lang laten bestaan, zo waarschuwt Van Harskamp. “Veel bedrijven zijn bang dat er iets misgaat wanneer ze systemen vervangen. De oude backofficesystemen zul je op een dag moeten vervangen om data delen écht makkelijker te maken. Alleen een extra laag eroverheen creëren is niet genoeg. Maar de businesscase daarvoor is vaak nog lastig.”

Dit artikel is afkomstig uit de Finance-ICT Special van FM en AG Connect. Lees de special hier: