Meer tijd kwijt aan uitvoering

Ondanks de hernieuwde belangstelling voor alles wat strategie omvat, besteden afdelingen control en rapportage meer tijd aan uitvoerende werkzaamheden. Dat blijkt uit het onderzoek 'best in finance' van het Controllers Instituut, DPA Flex en Accounting Plaza.

De drie partijen deden onderzoek onder 237 mensen in de financiële functie in 217 bedrijven. In de vorige editie van het onderzoek (2006) maakten de uitvoerende werkzaamheden 24 procent uit van het totaal. Dit jaar steeg dit percentage met 5 procent tot bijna 30 procent.

Over de totale financiële functie bezien (met naast de afdeling control en rapportage bijvoorbeeld ook debiteuren en crediteuren en de projectadministratie) beslaan uitvoerende werkzaamheden (zoals coderen en invoeren) met 59 procent het merendeel van de tijd. Daarna komt met 30 procent controleren en rapporteren.

Overleg en leidinggeven omvatten slechts 11 procent van het tijdsbestek. Vooral bij grotere ondernemingen verwachten financials dat er in de komende twee jaren hogere eisen worden gesteld aan financiële medewerkers. De toegenomen eisen hebben te maken met verdergaande regelgeving en dit kent zijn grootste weerslag bij grote ondernemingen en instellingen.

Hogere eisen en de wet- en regelgeving maken dat het moeilijk is de bezetting op pijl te krijgen. Daarnaast is er door een toenemende krapte op de arbeidsmarkt ook nog eens sprake van een hoog verloop. Bovendien verwacht 26,4 procent dat het toenemend verloop de komende twee jaren aanhoudt.

Voelbare krapte
Met de toegenomen wet- en regelgeving, is  het belang van de administratieve organisatie(AO) en de interne controle (IC) toegenomen. Hoe gaan financiële managers om met het handhaven en bewaken van deze twee instrumenten? Slechts iets meer dan de helft van de respondenten zegt de beschreven AO in 80 procent van de gevallen na te leven.

Vindt de controller het naleven van de AO dan niet meer belangrijk? Wie het onderzoeksrapport leest, zou dat kunnen denken. 40 procent van de ondervraagden zegt zich in de toekomst alleen te richten op de AO van de meest risicovolle bedrijfsprocessen.

Toch geeft 72 procent aan dat het naleven van de beschrijving van de AO in de toekomst steeds belangrijker wordt. Bij grote bedrijven en instellingen is dit ruim driekwart van de financiële managers. De respondenten zien overall veel verbetermogelijkheden bij de AO.

Ruim 70 procent ziet nog intern verbeterpotentieel bij de procesinrichting en dus bij het beschrijven en handhaven van de AO. En ruim 80 procent zegt dat meer kosten kunnen worden bespaard door processen beter in te richten. Ook externe aspecten hebben invloed op de efficiëntie van de AO.

Veranderingen in wet- en regelgeving blijven een doorn in het oog. Voor ruim een derde van de organisaties zorgen nieuwe regels en veranderingen in bestaande regelgeving voor het verstoren van een efficiënte uitvoering van de financiële processen. Welke onderdeel van de AO/IC krijgt de prioriteit van de financieel managers?

De onderzoekers vroegen naar de mate van prioriteit en het cijfer dat zij het onderdeel zouden geven. De administratie van de voorraad en de vaste activa zijn minder naar tevredenheid van de respondenten beschreven en kennen ook een veel lagere prioriteit vergeleken met andere processen.

Opvallend is het facturatie- en verkoopproces. Dat zien financieel managers als het proces met de hoogste prioriteit, alleen scoort dit onder het ambitieniveau. Het is daarmee ook het belangrijkste proces dat financieel managers moeten verbeteren. Bij grotere organisaties zien we dat de projectadministratie het zorgenkindje is als het gaat om het beschrijven van de AO/IC.

De deelnemers geven dit proces de hoogste prioriteit, maar tevens ook het laagste rapportcijfer. Alle andere processen zijn conform prioriteit beschreven. Over het algemeen zijn financieel managers redelijk content met de mate van beschrijving van de AO/IC.

De onderzoekers vragen zich echter wel af of kleine en middelgrote organisaties niet te snel tevreden zijn met de volledigheid van de beschrijvingen. 'De mate van volledigheid is namelijk van groot belang voor het gebruik en de handhaving ervan.'

Kwaliteit data
Een ander onderzoeksthema is managementinformatie. Evenals voorgaande jaren is bij het samenstellen van managementinformatie de aanwezigheid en de kwaliteit van de data de belangrijkste issue. Dat zegt driekwart van de respondenten. Standaardisering van data en definiëring van strategische doelen is met 60 procent nummer twee.

Deze twee doelen lijken het belang aan te geven van goede managementinformatie. Vreemd genoeg zegt meer dan de helft van de financiële managers, werkzaam bij grote instellingen en organisaties, dat ze teveel tijd kwijt zijn met het maken van een goede managementrapportage. Veel van die tijd is gemoeid met het verzamelen van data om managementrapportages van samen te stellen.

De vrees om de komende jaren nog meer tijd kwijt te zijn aan het maken van managementrapportage is het grootst bij kleinere organisaties. Dit zal ook te maken hebben met het feit dat grote organisaties de afgelopen jaren zaken als SOx en IFRS hebben ingevoerd. Daardoor is hun managementrapportages al op orde, waardoor de vrees vele malen minder groot is.

De krapte op de arbeidsmarkt is groot. 42,7 procent is van mening dat het de komende twee jaar veel moeilijker wordt om vacatures in de financiële functie in te vullen. Ondanks deze voelbare krapte, zegt 70,7 procent van de mensen de sleutelposities in de onderneming goed te hebben ingevuld. Dat percentage is lager bij ondernemingen met een omzet van meer dan 100 miljoen euro: 62,8 procent.

Het aandeel van de afdeling rapportage en control ten opzichte van de totale headcount in de financiële functie is ongeveer 30 procent. Bij die afdeling steeg het opleidingsniveau ten opzichte van eerdere onderzoeken.

Wetenschappelijk onderwijs en hbo zijn nu goed voor 93 procent van alle formatieplaatsen. Dat percentage lag vorige keer nog op 82 procent. Slimmere mensen dus, maar die krijgen volgens dit onderzoek wel zwaardere issues voor de kiezen. Daarbij is het zaak om uitvoerende zaken verdergaand te automatiseren of te standaardiseren. Alleen zo kan de financieel manager het hoofd boven water houden in het woud van wet- en regelgeving.