Financiële afdelingen zien zich voor grote opdrachten gesteld. Naast het verzorgen van de financiële administratie moeten zij steeds meer de rol van business partner op zich nemen, wat een groot beslag legt op hun tijd. Bovendien is de informatie die zij beheren en produceren groter dan ooit en wordt die geacht van steeds betere kwaliteit te zijn.

Op de foto: Martijn van den Berg (links) en Hildo Blom, Visma Software

Dat dwingt financials ertoe beter naar hun processen te kijken. Zijn die LEAN genoeg of kunnen ze doelmatiger worden ingericht? En de processen die essentieel zijn, hoe kunnen die zo worden ingericht dat ze in zo kort mogelijke tijd de beste kwaliteit informatie opleveren? De keuze voor financiële software voor je bedrijf is daarmee een van de belangrijkste beslissingen die je maakt als financiële afdeling. 

Tijdens het Financial Systems congres dat 18 mei 2017 plaatsvindt in het NBC Congrescentrum te Nieuwegein worden zulke systemen gepresenteerd. Een van de sprekers op Financial Systems is Hildo Blom van Visma Software. Samen met zijn collega Martijn van den Berg bespreekt hij in dit interview hoe de juiste financiële software financials in staat stelt om processen te automatiseren waardoor bedrijven effectiever kunnen werken.

Voor veel ondernemers klinkt het robotiseren en automatiseren van processen met technologische oplossingen als toekomstmuziek, als onderwerpen waar alleen de grote corporates mee aan de slag kunnen vanwege hun schaalgrootte en investeringsmogelijkheden, maar niets is minder waar, ook mkb en mkb+ kunnen met allerlei vormen van procesoptimalisatie aan de slag stelt Martijn van den Berg, product marketingmanager bij Visma Software. “Process automation is meer dan een buzzword. De software is er en je kunt nu al stappen zetten om effectiever en productiever te worden en de flexibiliteit te vergroten.”

Wat moeten we verstaan onder process automation? Volgens Van den Berg kan het een breed scala aan processen behelzen. Gevraagd naar een voorbeeld noemt hij de recente trends rondom e-facturering. “Je ziet dat steeds meer bedrijven stappen willen zetten op dit gebied. Het invoeren van papieren facturen, of het overtypen van pdf-facturen is iets waar bedrijven om begrijpelijke redenen vanaf willen. Hetzelfde geldt voor omslachtige en foutgevoelige fiatteringsprocessen.”

Visma.net, de cloudoplossing voor mkb en mkb+ van het van oorsprong Noorse softwarebedrijf, stelt gebruikers in staat om met e-facturatie aan de slag te gaan. “Vroeger moest je papieren facturen handmatig invoeren”, vertelt Hildo Blom, ‎Partner Account Manager bij Visma Software. 

“Momenteel zie je dat er veel pdf’s per e-mail worden gestuurd die dan moeten worden geopend, gecheckt en weer worden ingevoerd. Verschillende bedrijven hebben inmiddels de stap gezet om pdf-facturen te laten scannen en automatisch te laten interpreteren, maar het wordt nu ook steeds normaler om e-facturen 1 op 1 elektronisch door te sturen. Daarin zit de echte winst. System2system betekent dat er geen fouten in kunnen sluipen en dat de snelheid van het proces verder kan worden verhoogd. Het enige wat dan nog nodig is, is het goedkeuren van de factuur en als je dat ook met Visma.net via de cloud doet kan dat overal en altijd. In Noorwegen is dit al gemeengoed.”


Naast het sneller verwerken van facturen biedt de software veel mogelijkheden om andere processen te automatiseren. “Ook intercompany-verrekeningen kunnen bijvoorbeeld voor je worden gedaan en je kunt alles precies zo instellen als je zelf wilt”, licht Blom de mogelijkheden toe. “Bijvoorbeeld dat wanneer een factuur boven of beneden een bepaald bedrag is, deze een extra check of keuring nodig heeft, terwijl de andere gewoon automatisch doorlopen. Zo ga je vanuit een situatie waarin je alles controleert naar een waarin je stuurt op uitzonderingen”.

Bedrijven zijn bezig met de vraag waar zij in de toekomst naartoe willen, hoe zij hun businessmodellen moeten veranderen om toekomstbestendig te blijven en stellen nieuwe kpi’s op om zulke transities in gang te zetten. Het kiezen van de juiste software en het optimaal inrichten ervan kan een enorme impuls geven aan dergelijke veranderingen, legt Van den Berg uit. “Het is bijna een cliché, maar de veranderingen gaan tegenwoordig ontzettend snel. Het is dus ook van groot belang om als organisatie kort op de bal te zitten en snel en adequaat te reageren. Actueel inzicht, flexibiliteit en efficiënte bedrijfsprocessen zijn daarvoor essentieel. Evenals het hanteren van passende kpi’s.” 

Visma.net combineert het gemak van een standaardoplossing met een grote mate van flexibiliteit. Van den Berg: “Je kunt processen zeer flexibel instellen in Visma.net, maar wel altijd binnen bepaalde kaders. Onze software is wel een standaardoplossing, want daar hebben bedrijven behoefte aan, maar je wilt voorkomen dat een bedrijf zich moet aanpassen aan de software en gewenste kpi’s niet voorhanden zijn. Andersom juist: de software moet zich aan kunnen passen aan de processen die het bedrijf heeft of nastreeft. Dat is ook wat we bieden met Visma.net: een standaardoplossing mét flexibiliteit erin. Waarbij de bedrijfsprocessen zoveel mogelijk geautomatiseerd en geoptimaliseerd worden en je kunt sturen op de gewenste kpi’s.”

Die flexibiliteit betekent bijvoorbeeld dat je tot in het kleinste detail kunt aangeven wie wel en geen rechten heeft binnen het systeem. “Je kunt binnen Visma.net de rollen definiëren zoals jij wilt”, licht Van den Berg toe. “Vaak zie je dat in een bepaald proces de ene medewerker een specifiek deel daarvan voor zijn rekening neemt, waarna een ander verschillende vervolgacties oppakt.” 
“Ook is het tegenwoordig veel makkelijker geworden om verschillende systemen te koppelen”, aldus Blom: “Als je nu een factuur binnenkrijgt van een bedrijf kun je via software heel eenvoudig checken of die wel staat ingeschreven bij de KvK.”

Met Visma.net kiest de ontwikkelaar bewust voor een integrale benadering, waar binnen één interface een breed scala aan toepassingen wordt geboden. Deze brede basis maakt dat de software zeer geschikt is om mee te groeien met een bedrijf. En het biedt mogelijkheden om allerlei dashboards in te stellen, zodat afdelingen in een oogopslag kunnen zien hoe zij ervoor staan. Blom: “Je ziet dat de vraag naar deze functionaliteit sterk is toegenomen de afgelopen jaren. Mensen zijn veel onderweg en willen toch altijd en overal kunnen zien hoe de zaken ervoor staan. Met het inbouwen van deze dashboardfunctionaliteit in bijvoorbeeld Visma.net stellen we ondernemers in staat zelf gemakkelijk een eigen dashboard in te stellen met de gegevens waar zij 24/7 de beschikking over willen hebben. Ook dit zijn manieren van het automatiseren van processen. Denk ook aan automatisch gegenereerde financi?le rapportages die anders veel tijd kosten beschikbaar te maken, of überhaupt niet beschikbaar waren.”

Visma Software biedt bedrijven complete cloudoplossingen voor boekhouding, groothandels- en projectadministratie, urenregistratie, accountancy, crm, hrm en salarisverwerking. In Nederland werken al meer dan 30.000 organisaties in het mkb, de grootzakelijke en semipublieke sector met onze software. Ons portfolio bevat onder meer AccountView, Visma.net, Visma eAccounting, Visma Severa, Visma Teleboekhouden en Mamut One.

Visma Software BV is een dochteronderneming van het Noorse Visma AS, marktleider in Scandinavië en behorend tot de top-10 van Europese businesssoftwarehuizen. Visma heeft meer dan 500 000 klanten en 5500 medewerkers.

Bekende namen in het klantenbestand van Visma Software zijn onder andere: Formido, Wehkamp, Koningszuivel, TUI Nederland, Xenos, IHC, Paradiso, SER, Madurodam, KLM Catering, CBF, Woningstichting Portaal, Stichting Soa Aids, Zorggroep Pantein en ABAB Accountants.

-----------------