Welke onderneming wil het niet: één systeem waarmee alle ondernemingsprestaties snel en accuraat kunnen worden bijgehouden en beheerd. Eén goed functionerend CPM-systeem kortom. Maar helaas: de werkelijkheid is weerbarstiger, al is het alleen maar omdat veel potentiële klanten vanwege de aanhoudende economische tegenwind liever kiezen voor het uitbouwen van hun bestaande bedrijfssystemen dan voor de aanschaf van een compleet nieuw systeem.

De verwachtingen voor de Europese Business Intelligence (BI-) markt - zeg maar het hoofdbestanddeel van Corporate Performance Management (CPM) zijn nog steeds uitermate rooskleurig. Maar de echte groeiglans, die eerdere prognoses zo kenmerkte, lijkt althans voor de korte termijn een beetje verbleekt. Voor dit jaar voorspelt ICT-marktonderzoeksbureau Gartner een toename van 7,3 procent, wat gerust een stabilisatie mag worden genoemd, gevolgd door een gemiddelde toename van 8,2 procent voor de komende jaren (tot 2007). Het is daarmee lang niet zeker of de eerder gestelde doelstelling wordt gehaald, namelijk dat in 2005 bij 40 procent van de bedrijven een CPM-systeem zal zijn ingevoerd. In ieder geval blijkt uit de meest recente Gartner-onderzoeken dat Europa voorlopig blijft achterlopen op de Verenigde Staten als het gaat om de implementatie van BI-technologie. Maar misschien nog belangrijker: de verkoop van zogeheten embedded-BI, ofwel additionele BI-technologie bovenop bestaande implementaties zoals ERP-systemen en databases, blijkt beter te verlopen dan de implementatie van compleet nieuwe BI-systemen. Kennelijk denken veel klanten onder de huidige economische omstandigheden: waarom zou ik een geheel nieuw en kostbaar BI-systeem moeten invoeren, terwijl ik een deel van de infrastructuur al heb staan? Dit betekent geen goed nieuws voor de 'traditionele' verkopers van complete BI-systemen, laat staan van CPM-oplossingen. Vier drijfveren Wie in het recente verleden kijkt, moet constateren dat de leveranciers zelf ook boter op hun hoofd hebben als het gaat om het aan de man brengen van BI-systemen, en in het verlengde daarvan CPM-oplossingen. Zo beloofden sommigen meer dan ze konden waarmaken, simpelweg omdat ze hun bestaande producten (bijvoorbeeld databases en knowledge- systemen) ineens onder een veel bredere vlag gingen aanbieden. Daarnaast hanteerden uiteenlopende leveranciers uiteenlopende namen voor hun productreeksen, die op de keper beschouwd eigenlijk hetzelfde doel beoogden, namelijk een betere controle op en een sneller inzicht in de prestaties van de onderneming. Om er maar enkele te noemen: Executive Information Systems, Business Intelligence, Enterprise Business Intelligence, Business Performance Management, Corporate Performance Management. Maar ondanks die wirwar aan termen en pretenties is het een feit dat CFO's onder pressie van de aanhoudende economische tegenwind en de roep om meer transparantie en betrouwbaarheid in strategische en financiële rapportages, sneller en accurater dan in het verleden de real-timeprestaties van hun onderneming moeten kunnen presenteren. Niet alleen de interne organisatie vraagt daarom, ook handelspartners, aandeelhouders en controlerende instanties. Stuk voor stuk eisen ze snellere en betrouwbaarder informatie. Gartner noemt in zijn meest recente analyse na afloop van de eerder dit jaar in Amsterdam gehouden Business Intelligence-bijeenkomst vier drijfveren die de implementatie van BI-systemen en in het verlengde daarvan CPM-oplossingen, zullen bevorderen. Niet voor niets behoren de roep om betere controle en meetgegevens alsmede de komst van strengere (boekhoud)regelgeving tot dit kwartet. De vier drijfveren voor de invoering van BI-systemen • De invoering van strengere boekhoudregels, zoals Sarbanes-Oxley in de Verenigde Staten, The Combined Code on Corporate Governance in het Verenigd Koninkrijk en de Code Tabaksblat in Nederland, dwingen bedrijven tot een opener en adequater financiële rapportage. Een snellere toegang tot gedetailleerde financiële en non-financiële informatie binnen de onderneming is daarvoor een vereiste; • Veel bedrijven en organisaties hebben in de jaren negentig ERP-systemen geïmplementeerd om hun bedrijfsprocessen te verbeteren. Op het gebied van de back office zijn die verbeteringen inmiddels inderdaad doorgevoerd, maar op het terrein van de managementprocessen, waaronder transparante budgettering en verslaglegging, moet er nog heel wat vertimmerd worden; • Er is een toenemende behoefte aan secuurdere controle van de uitgaven, zeker in tijden van economische neergang. Daarnaast neemt de overvloed aan data toe (volgens Gartner moeten bedrijven tegen 2012 gemiddeld dertig keer zo veel gegevens verwerken als nu). Welke data zijn cruciaal? Dat wordt dus steeds minder een mensen- en steeds meer een software-, dus BI-job; • Bedrijven kunnen hun concurrentiepositie verbeteren door sneller en adequater actuele informatie te leveren. Obstakels Tegenover de drijfveren staan evenzovele obstakels. Om ze maar even kort te noemen: vooral het middle management kan BI-initiatieven blokkeren, omdat men zich na een standaardisatie niet meer achter de cijfers kan verbergen; sommige bedrijven kiezen voor korte termijn BI-oplossingen, waarbij bestaande systemen 'houtje-touwtje' aan elkaar worden geknoopt, terwijl goed geïntegreerde systemen juist de oplossing vormen; implementatie van BI-systemen kan leiden tot omvangrijke besparingen, maar legt vaak ook verborgen kosten bloot, waardoor managers zich laten afschrikken; veel managers staan na de invoering van omvangrijke ERP-systemen in de jaren negentig nogal huiverig tegenover de invoering van nieuwe omvangrijke systemen, waaronder BI. Of de vier drijfveren het uiteindelijk zullen winnen van de vier obstakels is de vraag. Feit is dat bedrijven niet zomaar hun bestaande ERP-systemen de deur uitdoen om plaats in te ruimen voor een compleet nieuw BI-systeem. En dat is, zoals Gartner constateert, slecht nieuws voor de traditionele BI-leveranciers. Een mogelijke 'shake out' in de BI-sector valt de komende jaren dan ook niet helemaal uit te sluiten. Het kan als CFO dan ook geen kwaad de volgende risicocontroles voor leveranciers te hanteren: • Beoordeel de jaarrekeningen zoals die bij de Kamer van Koophandel kunnen worden opgevraagd; • Vraag de kredietinformatie op. Dat geeft u een goed beeld van het vertrouwen dat men in de leverancier heeft; • Sluit een zogeheten escrow-overeenkomst af: een driepartijenovereenkomst tussen de softwareleverancier, de organisatie die de software gebruikt en een notaris; • Probeer de beschikking te krijgen over alle sources van de software; • Bel referenties. Stel daarbij niet alleen vragen over de functionaliteit van de programmatuur, maar ga ook op zoek naar andere informatie, zoals de leverbetrouwbaarheid, het nakomen van afspraken, de serviceverlening etcetera; • Regel het onderhoud op het pakket goed. Niet alleen met de Nederlandse vestiging van de leverancier, maar ook met de oorspronkelijke producent; • Onderzoek of meerdere partijen dan alleen de leverancier zelf de implementatiebegeleiding kunnen uitvoeren. Door Marten Dijkstra