Ultimo 2011 eindigde het jaar met de voorbereidingen voor de jaarafsluiting. Gelukkig Nieuwjaar betekent voor veel financials dat er een periode van lange dagen aanbreekt. Bij een vorige werkgever was er ultimo november 2011 een zogenaamde 'hardclose'. Door een aandeelhouder, die een belangrijk percentage van de aandelen bezit, kan zoiets opgelegd worden.


Middels een audit door de accountant werden de cijfers van 1 januari tot en met 30 november getoetst. Dit geeft de aandeelhouder het voordeel dat deze bij de daadwerkelijk jaarafsluiting slechts de cijfers over de maand december behoeft te auditten. In sommige landen en binnen accountancy firma’s is deze procedure bekend onder de naam “rollforward” procedures.

Zo gebruikt vind ik de term hardclose verwarrend. Hoezo ultimo november een hardclose? Dat doe je als bedrijf toch elke maand? Je sluit toch elke maand je boeken af als ware het een jaarafsluiting? Je boekt na een maandafsluiting niet alsnog een maand later in die afgesloten maand? Enfin, het zal voor de auditors van de aandeelhouder wel gemakkelijk zijn om ultimo november een hardclose te eisen, ik blijf van mening dat je dit maandelijks behoort te doen.

En waarom zeg ik dat? De kwartaal- en halfjaarcijfers zijn tegenwoordig steeds belangrijker. Je moet als CFO steeds meer verantwoording afleggen. Niet alleen naar je interne organisatie, de Raad van Commissarissen, de aandeelhouders maar ook naar de (externe) accountant, de belastingen (met horizontaal toezicht zeker), de vergunningverleners, en last but not least de banken.

Deze laatste willen meestal minimaal tweemaal per jaar een zogenaamd Compliance Certificate aangeleverd zien waarin je als CFO verklaart dat je nog steeds aan de door de bank gestelde ratio’s voldoet en dat je aan verplichtingen jegens hen, namelijk zijnde de rente- en aflossingen van leningen, kunt voldoen.

Zo niet, dan moet je een zogenaamde waiver vragen. Dit betekent dat de bank je toestemming verleend om tijdelijk niet aan de gestelde eisen te voldoen. Maar… dan moet er wel zicht zijn op herstel. Dit betekent mijns inziens dat je maandelijks in het heden moet leven, en creditmanagement, debiteurenbeheer, voorraadbeheer, liquiditeitsplanning en liquiditeitsprognose op orde moet hebben. Kortom, de balans!
__________________________________________________________________________

Realiseer een structureel betere werkkapitaal positie
In het onderdeel werkkapitaalfinanciering van de vijfdaagse opleiding Strategisch Werkkapitaal Management leert u de impact van de reguliere en alternatieve vormen van financiering op het rendement van de organisatie te doorzien. Ook krijgt u een beproeft rekenmodel, waar u alle beslissingen rond werkkapitaalfinanciering mee kunt afwegen. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________

De financiering van de onderneming is sinds de bankencrisis in combinatie met de economische crisis namelijk nog nooit zo belangrijk geweest. Maar ook de balansoptimalisatie is daar een zeer belangrijke factor in. Hoe bewust stuur je als CFO op balansoptimalisatie? Moet je gezien de gewenste ratio’s de balans nu verlengen, of juist verkorten? Ga je investeringen op de balans opnemen of financier je deze bijvoorbeeld met operational lease juist off balance? Hoe stuur je met balans?

Ook dit is niet iets dat je eens per jaar moet doen. Dit dient onderdeel uit te maken van de maandelijkse afsluiting. Stuur hier als CFO dan ook tijdig op en waar nodig stuur bij! Daarnaast zie ik een trend die steeds grotere vormen aanneemt, continious monitoring. Hierbij is de administratie van een bedrijf verbonden met de auditafdeling van de accountant. Hier worden maandelijks de belangrijkste cijfers van de onderneming gerangschikt en getoetst.

Ik verwacht dat op korte termijn banken middels een Portal in verbinding komen te staan met deze geaudite gegevens van de accountant. Zeker met de intrede van SBR/XBRL is dat nog maar een hele kleine stap. Zodoende kan de bank (en eventueel ook andere externe instanties) op periodieke basis de cijfers van een onderneming volgen en daarmee meer in control zijn omtrent de ontwikkelingen van een onderneming.

Mijn advies aan u is dan ook, sluit maandelijks uw boeken als zijnde een jaarafsluiting, stuur meer op balansoptimalisatie en bewaak uw (toekomstige) cash flow en de door banken geëiste ratio’s. Dan komt u gedurende het jaar, maar zeker bij de jaarafsluiting 2012 in ieder geval minder voor verrassingen te staan!