Leveranciers van boekhoudsoftware werken samen aan adoptie elektronisch factureren

Elektronisch factureren is het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van facturen. Ondanks de aantrekkingskracht voor ondernemingen nam het tot voor kort nog niet zo’n vlucht. ‘We willen allemaal wel, maar het komt niet grootschalig van de grond’, vertelde Gerard Bottemanne, expert in financiele software, aan FM.nl begin juni. ‘De meeste leveranciers bieden het ook niet zelf aan, maar werken via partners. We zitten nu nog in een soort tussenfase waarin PDF’s automatisch worden ingelezen. Er is wel een standaard bepaald: UBL.’ 

Maar er zijn nieuwe ontwikkelingen, meldt Bottemanne vandaag in een persbericht. In Nederland hebben afgelopen weken bekende leveranciers van boekhoudsoftware enthousiast meegedaan aan een initiatief van Bottemanne’s onderzoeksbureau GBNED om onderling elektronisch facturen in UBL-formaat uit te wisselen. 

Dit initiatief was bedoeld om eventueel interpretatieverschillen en dialecten weg te nemen om zo vlekkeloos elektronisch facturen tussen de verschillende boekhoudpakketten te kunnen uitwisselen en te zorgen voor automatische boekingen in de administraties. Bottemanne is zeer te spreken over de inzet en behaalde resultaten van de betrokken leveranciers, te weten: Asperion, Exact Software, MUIS Software, Reeleezee, UNIT4 en VISMA (AccountView).

‘Net als bij andere standaards kan er altijd sprake zijn van interpretatieverschillen en is het vervelend als een elektronische factuur daarom niet verwerkt kan worden. Met de SEPA-perikelen en de onderlinge bankverschillen die daarbij optraden nog vers in het geheugen ben ik het initiatief met het uitwisselen van elektronische facturen in UBL gestart. Ik ben met name enthousiast over de bereidheid van genoemde leveranciers van boekhoudsoftware om mee te werken aan het initiatief, hun samenwerking en inzet. Ik hoop dat in de toekomst ook andere leveranciers alsnog zullen aanhaken. Daarnaast denk ik dat het als vliegwiel kan werken om de adoptie van elektronisch factureren in het MKB te verhogen’, aldus Bottemanne.

Op dit moment worden de meeste elektronische facturen nog in PDF-formaat verzonden. Aan de inkomende kant worden deze facturen in PDF-formaat afgehandeld via toepassingen op het gebied van scannen en herkennen van boekingsdocumenten. Door middel van tekstherkenning kunnen grote aantallen documenten automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Het grote voordeel is – behalve dat het handmatig werk scheelt – dat oude documenten gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Grote organisaties hebben dit allemaal in gebruik.

Dit proces zal steeds meer vervangen worden door elektronische facturen in UBL-formaat die direct herkend en geboekt worden door de boekhoudsoftware en waarbij de inhoud van de factuur zichtbaar wordt gemaakt aan de gebruiker bij onder meer het fiatteren van inkoopfacturen en raadplegen van openstaande posten.