Less is veel more!

Transformatie implementeren lukt alleen als je tijd hebt, maar het gewone werk gaat door. Hoe doe je dat?

Door Bouko de Groot.

Dinsdag kwam het Controllers Netwerk op afstand bij elkaar voor een digitale rondetafelsessie over finance & business transformation, gezamenlijk met BlackLine georganiseerd.  Speciale gasten waren Marc Toebes, Finance & Transformation Expert bij Allchiefs en in die hoedanigheid werkzaam  bij Hema, en daarvoor Transformation Leader bij Philips, en Raymond Steenvoorde, account director van BlackLine.

Al snel bleek dat iedereen het erover eens was dat de mens zelf de belangrijkste factor is om een verandering tot een succes te maken. "Als je werk gaat verplaatsen of automatiseren moet je met ze in gesprek gaan over hoe hun werk er uit gaat zien in de toekomst." Een transformatie moet je met de mensen doen, betrek een deel al bij het maken van het plan – zeker ook de leiding zelf. Bij de uitvoering is het echt belangrijk om aan iedereen uit te leggen wat er gaat gebeuren, betrek iedereen erbij: het vergroot en versnelt de acceptatie.

Succes vereist actieve inbreng van de leiding, "maar die moet grote stappen durven nemen," bracht Raymond Steenvoorde, account director van BlackLine, de discussie naar het volgende onderwerp: hoe implementeer je al het nieuws en houd je tegelijkertijd de boel draaiende? De rondvraag leerde dat dit voor de meeste finance afdelingen juist de grootste uitdaging is. Het antwoord klinkt eenvoudig, maar vraagt wel durf: kies, stel prioriteiten, maak tijd vrij. Dat betekent dat er in de bestaande taken flink gesnoeid dient te worden, in ieder geval tijdelijk. Wat doen we de komende tijd wel, wat veel minder, en wat niet? En dat is wennen: want ondanks alle voorhanden data, en ondanks de goed geoliede processen, moet er nu genoegen genomen worden met minder detail, met minder kwaliteit.

Tijd winnen

Voor die ene keer kunnen dit kwartaal best alle maand forecasts tegelijk aan het begin gemaakt worden. Zo worden verderop in het kwartaal weken gewonnen om non-stop het nieuwe project uit te rollen. Zet sommige zaken – deels - op pauze. Doe bijvoorbeeld geen closing, of een lichte closing (alleen P&L), of alleen de key accounts en de rest maar eens per kwartaal. "Closing is eigenlijk niets anders dan kijken of je forecast klopt. Dus als die laatste boekingen daar niets meer aan veranderen, laat ze dan liggen." Durf daarom drempels te gebruiken: na drie dagen geen boekingen beneden 100.000 euro, na vijf niet meer beneden 250.000; controleer niet alle declaraties, maar pik er een kwart uit, enzovoort. "Threshold is king".

Die inperkingen moeten wel gedragen worden door de leiding. Want door al die afgesneden bochten, komen er ongetwijfeld fouten voorbij. De leiding moet dan klaar staan om op te komen voor de mensen in het finance team die daarop worden aangesproken. En daar zit nog een addertje: de mensen op de finance afdeling zijn trots op wat men doet, dat alle cijfers kloppen. Het is moeilijk om dat los te laten. De eerste stap is dan ook om met ze in overleg te gaan, het uit te leggen en ze mee te krijgen: de focus is tijdelijk op hoofdzaken, omdat bijzaken niks toevoegen aan de rol van de CFO en er tijd vrij gemaakt moet worden. Dus, welke bijzaken kunnen weg? "Ga de vloer op en met een whiteboard." Maak samen een lijst met dingen, die je best eens per kwartaal kunt doen in plaats van eens per maand.

Business partner

Als laatste discussieerden de aanwezigen over de interactie met de business. "Welke kwaliteiten heb je als finance nodig om goed contact te kunnen maken met business? Dat is echt wat anders dan alleen bezig zijn met operationele processen. Het zijn van een goede business partner, daar is veel waarde te winnen." Juist tijdens een transformatie, komt dan nogal eens het commentaar van de business kant om eerst maar even de eigen boel op orde te krijgen, "maar dat is geen argument: je kunt ze beide tegelijk doen, anders komt die link met business nooit." Ga dus op zoek naar de balans: welke business initiatieven kan de finance afdeling ondersteunen?

Binnenkort komen de leden van het Controllers Netwerk opnieuw online samen. Bent u erbij? Als u lid wil worden van het Controllers Netwerk, neem dan contact op met community manager Michael van Asperen.