Leidinggeven op afstand, 8 tips

De nieuwe softskill die dit jaar ineens zo belangrijk is geworden: een team managen vanuit huis.

Op de werkvloer kan het soms al een uitdaging zijn, laat staan met nog een extra barrière tussen jou en je team. Hieronder daarom acht tips om je team op de best mogelijke manier op afstand te begeleiden (met dank aan uitzendbureau Walters People).

1. Houd je team up to date

Houd je team up to date over de laatste ontwikkelingen in de organisatie. Dit kan via online meetings of door officiële nieuwsupdates via email. Door je werknemers te betrekken bij nieuwe ontwikkelingen voorkom je speculatie en paniekgedrag.

2. Stimuleer work-life balance

Door thuis te werken kan de grens tussen werk en privé vervagen. Het is belangrijk hier de juiste balans in te vinden. Stel agendanotificaties in om werknemers de dag af te laten sluiten, blokkeer lunch breaks, en adviseer teamleden om hun e-mailnotificaties ’s avonds uit te zetten. En vergeet natuurlijk jezelf niet: goed voorbeeld doet goed volgen.

3. Zorg voor structuur

Duidelijke richtlijnen geven teams de broodnodige focus en motivatie in deze bijzondere periode. Bespreek met je team wat jouw wensen en verwachtingen zijn met betrekking tot thuiswerken. Denk aan werkuren, bereikbaarheid, contactmomenten en eventueel aangepaste doelstellingen. Geef aan hoe en wanneer je team contact met je kan opnemen en geef duidelijke toelichting over de communicatiekanalen die jullie gebruiken.

Neem ook je eigen managementstijl onder de loep. Sla bijvoorbeeld niet door in het aanbrengen van structuur: je team wil ook het gevoel hebben dat je er vertrouwen in hebt dat ze zelf hun verantwoordelijkheid kunnen nemen.

4. Vraag om feedback

Moedig je medewerkers aan om feedback te geven over de manier van werken en of ze ideeën hebben ter verbetering van de situatie. Zo krijg je input voor verbeteringen én voelen medewerkers zich meer verbonden met de organisatie.

5. Laat je waardering zien

Wanneer men thuis werkt, kan het moeilijk zijn om de impact die iemand heeft zichtbaar te maken. Gebruik daarom communicatieplatforms om hoogtepunten uit te lichten aan het team of de organisatie, zodat medewerkers zich gewaardeerd voelen. Alleen al het sturen van een korte ‘goed gedaan’ mail is een waardevolle blijk van waardering.

6. Vinger aan de pols

Heb regelmatig een-op-een contact met je medewerker, dat is enorm waardevol. Hierdoor krijg je niet alleen mee hoe het binnen het team gaat, maar het geeft je ook de kans om vroegtijdig in te grijpen als je afwijkende signalen bemerkt, die erop duiden dat iemand het zwaar heeft. Let bijvoorbeeld op als medewerkers meer stress hebben dan in verhouding staat tot de hoeveelheid werk, vergeetachtig zijn, of meer fouten gaan maken, of een passievere houding hebben in groepsgesprekken.

Wees je ervan bewust dat spanningsklachten bij iedereen kunnen opspelen, maar dat het voor de meeste mensen een lastig onderwerp is om aan te kaarten. Laat je team daarom weten dat ze ook op dat gebied bij jou terecht kunnen.

7. Neem regelstress weg

Sommige werknemers zijn gebonden aan zaken als kinderopvang of mantelzorg. Dit kan schuldgevoelens veroorzaken richting de werkgever, wat resulteert in stress. Maak het bespreekbaar en bied ze, als ze het prettig vinden, hulp in het vormgeven van een thuiswerk-plan.

8. Help helpen

Zorg ervoor dat je bekend bent met alle ondersteuning die je organisatie biedt aan mensen die burn-out gerelateerde klachten hebben. Alleen dan kun je medewerkers op de juiste manier begeleiden. Van video meetings en virtuele oefeningen tot apps voor geestelijke gezondheid zoals Headspace en Calm. Zorg dat je kennis hebt van beschikbare toepassingen, zodat je gericht advies kan geven als dit nodig is.

(bron: Walters People; foto: Chris Montgomery, Unsplash)