De lean-methode is tegenwoordig breed omarmd en wordt in veel bedrijven toegepast om processen strakker te organiseren. Zo bestaat er ook lean-accounting, om financieel-administratieve zaken effectiever te maken, en nu ook het verder verbeterde clean accounting.

Stefan Betting, CEO bij PROFEDA, ontwikkelt en ontwerpt al jarenlang lean-accounting trainingen voor onder meer financials en schreef het boek Clean Accounting, waarin hij zijn verbeterde versie van lean accounting presenteert. FM.nl (Financieel-Management) sprak met Betting over de achtergronden van het boek en waarin clean accounting zich onderscheidt van lean accounting.

Hoe kwam u op het idee voor dit boek?
“Ik geef al jaren trainingen in lean accounting. Dit concept komt uit Amerika en gaat over het verbeteren van financieel-administratieve processen. De theorie en de concepten waarop lean accounting is gebaseerd zijn echter voornamelijk geënt op productieondernemingen. Wat ik merkte is dat veel cursisten en opdrachtgevers in bijvoorbeeld de handel, dienstverlening en zorg werkzaam waren. De concepten van lean accounting pasten niet bij dat type bedrijven. Dus toen heb ik gedacht: ik ga een stap verder. Ik ga dingen die ze bij lean accounting goed doen gebruiken, en de dingen die er nog niet goed in zitten ga ik verbeteren of toevoegen. Zo ben ik gekomen op de term clean accounting. Het is een opgeschoonde versie van lean accounting die toepasbaar is voor alle typologieën die je maar kunt bedenken, of het nou een financiële instelling is, of een zorginstelling. Dan moet je bepaalde concepten loslaten en bepaalde concepten juist toevoegen.”

In Amerika is de lean accounting methode al wel uitgewerkt voor andere branches dan de productie. Waarom zijn die niet één op één te vertalen naar Nederland?
“In Europa heerst echt een heel andere cultuur dan in de rest van de wereld. In Japan en de VS bijvoorbeeld is de persoon ondergeschikt aan de groep, en de groep is ondergeschikt aan het bedrijf. In Europa is de rol van het individu een stuk belangrijker. Dus de manier van aansturen van clean accounting is dan ook heel anders en ik geef daar hele specifieke handvatten voor. Zo behandel ik in het boek manieren waarop je personeel moet overtuigen. Bijvoorbeeld door een lijst van personen te maken die je indeelt van ++ tot -- ten aanzien van hoe zij tegenover de veranderingen die je wil doorvoeren aankijken. Je begint dus met inschatten welke mensen in het bedrijf op dezelfde manier denken als jij, en welke nooit op jouw manier zullen denken. Uiteindelijk wil je de meerderheid van de mensen meekrijgen en leg ik uit dat als je ++ hebt en +-, dat je dan beter de laatste kunt afsturen op iemand die -+ is om hem te overtuigen en hem of haar te laten doen wat jij wil. En niet te ++ want die is te enthousiast en dan is het verschil te groot. Zo zit het boek vol met praktijkvoorbeelden van verzekeringsmaatschappijen tot handelsmaatschappijen en accountantskantoren. Het is daardoor ook zowel voor de controller, boekhouder als de financieel directeur relevant, omdat het een mindset meegeeft.”


Waarom is lean accounting van oorsprong eigenlijk zo gefocust op productiebedrijven?
“In die wereld is het ontstaan, en van daar uit is men de concepten gaan proberen te gebruiken in andere industrieën. Maar dat werkt gewoon niet. Lean werken is inmiddels een breed geaccepteerde en gebruikte methode en daarom is het eigenlijk vreemd dat er nog niet eerder een uitwerking is gemaakt voor andere takken van sport. Zeker in not-for-profit sector, wat toch een grote markt is, bestaat er een grote behoefte om meer met lean accounting te kunnen gaan doen.”

Kunt u een voorbeeld noemen van een probleem waar accountants uit niet-productieondernemingen tegenaan liepen?
“Een van de dingen die niet werkte was bijvoorbeeld de box-score. Daar zaten allerlei meetinstrumenten voor productiebedrijven. Daar heb ik de clean dashboard op bedacht met meetinstrumenten die voor elk systeem zijn te gebruiken.”

Wat zijn de belangrijkste praktische punten waarop met clean accounting voordeel valt te behalen?
“Er zijn veel praktische voorbeelden, maar de leukste vind ik zelf de vijf ondernemingsdoelstellingen, de big 5. Dat is eigenlijk niet meer dan het terugbrengen van elke organisatie tot die vijf doelstellingen, en als je als financiële afdeling een zo’n doelstelling raakt ben je al goed bezig. Ze klinken misschien als een open deur, maar juist deze basisuitgangspunten die voor elke organisatie gelden worden vaak uit het oog verloren:
1) meer omzet/subsidie
2) minder kosten
3) meer liquiditeit (zorg dat je eerder je geld krijgt)
4) minder risico
5) meer beschikbare tijd (voor wat je core business is).

Wat je ziet is dat wij als financials vaak pas als laatste de nieuwste technieken gaan gebruiken. De scanner bestaat al sinds 1929, maar accountants gaan nu pas inscannen. Veel nieuwe technologieën worden nog niet gebruikt. Daar was eerder geen noodzaak toe, maar als je vanuit deze uitgangspunten naar je processen gaat kijken verandert je blik erop.”

Ik hoor veel verhalen van bedrijven die al een flinke inhaalslag op het gebied van digitalisering en automatisering hebben gemaakt. Is de rek er op het gebied van lean worden er nog niet uit? 
“Was het maar waar. Er zijn veel bedrijven die nog te veel mensen hebben rondlopen die bezig zijn met financieel administratieve processen. Er zijn te veel bedrijven die een verkeerd ERP-systeem hebben. En er zijn heel veel vormen van verspilling op de afdeling finance. Mensen moeten op elkaar wachten, de administratie is niet compleet, er worden vaak fouten gemaakt die hersteld moeten worden, er zijn te veel processen, onjuiste informatie, ga zo maar door.

Ik was bijvoorbeeld bij een groot bedrijf waar de administratie van een inkoopfactuur 15 euro was en heb dat kunnen terugbrengen tot 5 euro. Bij 800.000 inkoopfacturen scheelt dat gewoon 8 miljoen euro jaarlasten die je kunt verdienen door de manier waarop je je administratie regelt clean te maken.”

Waar moet je beginnen als je met clean accounting aan de slag wil?
“Ik begin altijd heel simpel met het stellen van de vraag: ‘heb je cash in of een cash out probleem’? Komt er te weinig geld binnen of gaat er te veel uit? Zo begin je met grote brokken en quick wins en pak je steeds weer dingen aan, door de methodologie weer op andere onderdelen toe te passen.”

Stefan Betting

Stefan Betting is Register Accountant en eigenaar oprichter van PROFEDA. Een organisatie gericht op training en advies aan accountants- advocaten en notariskantoren. Betting is kerndocent en examinator (Internationale) Externe Verslaggeving aan de Nyenrode School of Accounting & Controlling en is auteur van tientallen publicaties. Stefan doceert meer dan 200 dagen per jaar met een gemiddelde waardering van een 8,7. Hij combineert expertise met een interactieve en directe presentatie stijl. Bij Alex van Groningen verzorgt hij de trainingen IFRS, US GAAP, Lean Essentials & Lean Accounting en Externe Verslaggeving voor de Samenstelpraktijk