Kostenbeheersing met eigen personeel

Bij kennisproblemen van het personeel probeert de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag dat intern op te lossen, vertelt dr. Perry Moree, controller bij de bibliotheek. Moree houdt zich fanatiek bezig met de optimale invulling van beschikbare personeelsplaatsen. 'Je moet geen structurele verplichtingen aangaan die je op langere termijn niet meer kunt betalen.'

De beheersing van materiële kosten is voor Moree als controller weliswaar een belangrijke zaak - kosten van automatisering en dergelijke moeten streng bewaakt worden - maar niet de hoogste prioriteit. 'Uitgaven voor bijvoorbeeld boeken en tijdschriften zijn gewoon een kwestie van het budget bijhouden. Als je dat nauwkeurig doet, zie je vanzelf of je op de rem moet gaan staan om binnen het vastgestelde budget te blijven.' Formatieplaatsen De Koninklijke Bibliotheek, de nationale bibliotheek van Nederland en een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO), krijgt jaarlijks van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap financiering voor een vastgesteld aantal formatieplaatsen. 'Het totaal aan fte's is min of meer gefixeerd. Verhogingen van onze rijksbijdrage voor personele kosten vinden plaats wanneer CAO-afspraken leiden tot hogere loonkosten. Maar dan nog blijft het aantal fte's gelijk', vertelt Moree. 'Ons soort organisaties heeft vaak de neiging om als de capaciteiten van het eigen personeel niet voldoende zijn kennis en ervaring door middel van interim-adviseurs of extra tijdelijk personeel binnen te halen', licht hij toe. 'Dit legt extra beslag op begrotingsruimte en daardoor verbetert de capaciteit van het personeel niet automatisch. Als het contract van de externe afloopt, ben je immers vaak weer terug bij af.' Het is volgens Moree veel beter om het optimale uit het bestaande personeel te halen, onder meer met behulp van een goed opleidingsbeleid, maar ook door vrijkomende vacatureruimte zo effectief mogelijk te benutten. Bijvoorbeeld door blokkade van die vacatures waarmee ruimte kan worden gecreëerd voor reallocatie van personeel. 'Die ruimte kunnen we eventueel ook gebruiken voor tijdelijke krachten.' Zorgvuldig Het in vaste dienst nemen van personeel is voor de Koninklijke Bibliotheek altijd een zware beslissing omdat het een langdurige verplichting betreft. 'Hier moeten we zorgvuldig mee omspringen'. Hij acht het zijn taak bij elke nieuwe vacature met het betrokken afdelingshoofd te spreken om na te gaan of vervanging wel strikt noodzakelijk is of dat er elders in de afdeling of organisatie een personeel knelpunt mee kan worden opgelost. Het aantal medewerkers bij de Koninklijke Bibliotheek, ruim driehonderd, is nog net klein genoeg voor Moree om alle namen en afdelingen van medewerkers te kennen. 'Dat betekent dat je met behulp van een geavanceerd prognosemodel de begroting voor het volgende jaar per persoon kunt invullen en daardoor is het aantal verrassingen tot een minimum beperkt.' Een van de uitdagingen in zijn werk is dan ook 'het bijna overdreven in de gaten houden van de fte's en personeelskosten'.