Kosten-batenanalyse van de cloud

Door Simon van den Doel, principal technical consultant bij KPN Consulting, en Michel Meulpolder, consultant en business analist bij KPN Consulting

Een discussie over de inzet van clouddiensten heeft in elke organisatie weer andere voor- en tegenstanders. Soms is het de CEO die niet in clouddiensten gelooft of het een onveilig idee vindt. Een andere keer is het juist de ICT-manager die aan de rem trekt. Zo kan het zijn dat investeringen in het serverpark waar de ICT-manager vorig jaar nog vierkant achter stond, sneller verdampen dan gedacht. Als gevolg van de inzet van clouddiensten moeten deze namelijk in een veel kortere periode dan in de afgesproken 5 jaar afgeschreven worden. Een andere reden kan zijn dat zijn of haar eigen baan op de tocht kan komen te staan. Of de banen van een flink aantal van zijn mensen.

Het wel of niet (of gedeeltelijk) inzetten van clouddiensten is dus geen eenvoudige beslissing. Er spelen veel belangen. De beslissingen zijn complex, zowel emotioneel als rationeel. Wat kost het als je het niet doet, wat kost het als je het wél doet? Maar ook: naar wie luister je? Wiens oordeel is doorslaggevend? We bespreken in dit artikel vooral de rationeel bedrijfseconomische afwegingen. De afwegingen die uiteindelijk terug te voeren zijn op: wat kost de (geleidelijke) overgang naar de cloud en wat levert het op?

De rationele afwegingen

Bij het maken van een kosten-batenanalyse voor een (gedeeltelijke) overgang naar clouddiensten is het belangrijk steeds de blik breed te houden. Wie praat mee? Wat zijn haar/zijn belangen? 

Houd in de gaten dat het niet een zwart-wit discussie hoeft te zijn over het wel of niet naar de cloud gaan. Er is namelijk een scala aan technologische en organisatorische oplossingen dat organisaties in staat stelt om delen van de diensten of applicaties stap voor stap in de cloud onder te brengen. Die wetenschap maakt de discussie vaak al een stuk minder principieel en maakt de scenario’s praktischer. 

Het gaat niet zo zeer om ‘gaan we wel of niet naar de cloud’, maar ‘wat brengen we naar de cloud en wanneer’. Het nadeel van een gefaseerde of gedeeltelijke overstap is dat alle onderhoud- en beheerkosten gaan drukken op dat deel van de ICT dat nog wél in huis staat. Dat deel lijkt daarmee onevenredig duur. 

Vanuit die breedte is het goed om een zo volledig mogelijk overzicht te maken van zowel de kosten en baten van clouddiensten als van de traditionele ICT in huis. Omdat dit sterk verschilt per organisatie, kunnen we hier slechts een indicatie geven van de factoren die mee kunnen spelen bij het maken van een goede businesscase. 

– Vierkante meters: hoeveel ruimte is nodig voor de servers?

– Facilitair: stroomvoorziening, schadeverzekeringen, brandblussystemen 

– Salarissen: beheer-, onderhoud- en supportmedewerkers

– Opleidingskosten voor medewerkers (die liggen voor clouddiensten vaak lager en/of zijn minder noodzakelijk)

– Vaste kosten voor licenties (werkelijk gebruik ligt vaak op 40%!) en hardware

– Overcapaciteit voor opslag en archivering (vaak 2 keer zoveel als nodig)

– Misgelopen kortingen voor gebruik van clouddiensten

– En abstracter: indirecte kosten doordat traditionele ICT minder wendbaar is, langere time-to-market creëert, etc.

Steeds meer bedrijven willen grote hoeveelheden data (big data) analyseren en gebruiken voor risicobeheersing, marktbewerking of productontwikkeling. Het is onvoorspelbaar welke gegevens morgen ineens noodzakelijk blijken te zijn om concurrerend te blijven. Daardoor explodeert de hoeveelheid opgeslagen data – volgens analisten van internationaal onderzoeksbureau Forrester is de groei de komende 5 jaren 650% (!). Met traditionele ICT-opslagmethodes is hier slecht op te anticiperen en exploderen de benodigde kosten mee. Cloudopslag biedt flexibiliteit en betaling voor opslag naar werkelijk gebruik. 

De eenmalige kosten van de (gefaseerde) introductie van clouddiensten zijn in ieder geval:

– Inventarisatie en (risico)analyse van passende clouddiensten voor diverse organisatieactiviteiten 

– Inrichten en ontwikkelen van (self)servicekanalen en trainingen voor medewerkers, eventueel afbouw eigen medewerkers

– Koppeling aan traditionele ICT-systemen en onderlinge koppeling van clouddiensten

– Migratie van data naar clouddiensten

Wanneer een organisatie haar updates traditioneel zo lang mogelijk uitstelt, kan ze met de cloud voor verrassingen komen te staan. Via de cloud worden updates doorgaans automatisch doorgevoerd. Vanuit de compliancegedachte heel belangrijk. Medewerkers kan het echter wat overvallen, vooral als de interface ook geüpdate is. Koppelingen met traditionele systemen moeten bovendien bij elke update getest worden.

Na de eenmalige investeringen zijn de gangbare maandelijks terugkerende kosten op basis van gebruik.

Een belangrijke – maar lastiger te vangen – investering zijn de kosten voor het herinrichten van de ICT-afdeling. ICT-medewerkers zullen namelijk vanuit een sterkere regiepositie dan voorheen moeten opereren om te voorkomen dat een wildgroei aan clouddiensten binnen de organisatie ontstaat. Met alle risico’s van dien: cruciale of gevoelige bedrijfsinformatie die verspreid is over verschillende systemen en applicaties.  

Voor een objectieve kosten-batenanalyse is inzicht in het daadwerkelijk gebruik van de bestaande ICT cruciaal. Zonder die kennis is het feitelijk onmogelijk om een objectieve kosten-batenanalyse uit te voeren en daarmee een beslissing te kunnen nemen over de grootschalige inzet van clouddiensten. 

In veel organisaties wordt het gebruik van de traditionele ICT-omgeving echter nauwelijks gemeten. Het gebruik van applicaties bijvoorbeeld: meestal is wel duidelijk dát een applicatie gebruikt wordt. Maar is dat één keer per maand door één persoon? Of dagelijks door alle medewerkers op een afdeling? En hoeveel opslagruimte wordt er nu echt gebruikt? 

De meeste organisaties weten grofweg de kosten wel, maar hebben minder kennis van de allocatie van het gebruik. Zaak is dus dat te achterhalen. Dat kan onder meer door logfiles aan te laten zetten of door archivering en opslag op dagelijkse basis te laten rapporteren. Om een sluitende business case te kunnen maken, zouden CFO’s zo snel mogelijk de meters moeten aanzetten. En daarmee wordt de vraag ‘wel of niet overstappen op clouddiensten?’ niet langer een complexe technologische vraag, maar een heel praktische bedrijfseconomische opdracht: maak eerst inzichtelijk wat eigenlijk nodig is.