Kan finance de wereldwijde operationele ambities bijhouden?

Hoe houden rapportageprocessen en audits gelijke tred met operationele activiteiten en ambities?

Door Frank de Smit.

Wereldwijd actief zijn, razendsnel kunnen inspelen op lokale en regionale marktontwikkelingen, maar een financiële verslaglegging die daar weken of zelfs maanden achteraan hobbelt. Dat is voor veel multinationals nog steeds de praktijk. Hoe zorg je er als wereldspeler voor dat rapportageprocessen en audits geen vertragende factor zijn, maar gelijke tred houden met de operationele activiteiten en ambities?  

Financiële verslaglegging van een beursgenoteerde multinational is niet alleen complexer door de grotere hoeveelheid cijfers. Het centrale financiële team heeft onder meer te maken met de specifieke eisen van toezichthouders per land en werelddeel en de wisselende systemen en formats van lokale vestigingen. Uit onderzoek van accountantsorganisatie Ernst & Young blijkt bijvoorbeeld dat bijna 75 procent van alle ondernemingen momenteel data en cijfers moet halen uit meer dan zes verschillende rapportagesystemen, zoals ERP, CRM en HCM.

Het achterhoedegevecht van finance

Zelfs grote, toonaangevende organisaties als NXP Semiconductors en Alcon, het grootste oogzorgbedrijf ter wereld, liepen aan tegen het feit dat finance steeds een achterhoedegevecht aan het voeren was. Cijfers uit diverse platforms moesten eerst met elkaar verbonden worden voor er een eenduidige rapportage geproduceerd kon worden. Charles Silvey, Global Head of Internal Audit bij Alcon dat in 70 landen actief is, vertelt hoe dat eerder ging: "Tot voor kort duurde het vaak drie tot vier maanden om een auditrapport te publiceren."

Ook Bryan Moiles, Vice President Controllership bij NXP, kijkt nog met enige verbazing terug op het verslagleggingsproces van niet eens zo lang geleden: "Voorheen moest het team dat voor NXP de dossiers voor de US Securities and Exchange Commission (SEC) samenstelde, handmatig de Word-documenten en Excel-tabellen checken. Als er dan op het laatste moment nog wijzigingen waren, dan leidde dat tot behoorlijk wat stress om het voorzichtig te zeggen." Een multinational heeft bovendien te maken met verschillende tijdzones. Een Europees finance team krijgt ’s ochtends vroeg de cijfers uit Azië en pas laat in de avond die uit de VS. Dat is lastig op gewone werkdagen, maar met een deadline aan het eind van een verslagperiode, kan dat echt problematisch worden.  

Het hele proces in één systeem

Probleem van gefragmenteerde systemen en verspreide bronnen, is niet alleen het taaie proces van samenvoegen en integreren. Als de gegevens worden losgekoppeld van de bron, wordt het risico groot dat de informatie in het rapportagesysteem de context en achtergrond van de gegevens verliest. Dat maakt een extra controle en validatie een stuk moeilijker.

Zowel NXP Semiconductors als Alcon hebben inmiddels de stap gezet om hun verslaglegging te verbinden in één systeem, met één centrale databron. Alcon gebruikt tegenwoordig het Workiva platform voor de audit-, risicobeheer- en Sarbanes Oxley Act (SOX)-complianceprocessen wereldwijd. NXP Semiconductors zet Workiva in om dossiers voor de Amerikaanse SEC efficiënter te maken, en de SOX-processen te moderniseren.

Enorme tijdsbesparing

Voor NXP zijn de voordelen direct duidelijk. Bryan Moiles: "Dat we nu één ‘bron van waarheid’ hebben, is misschien nog wel de grootste winst. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten." Dankzij de overstap naar het Workiva platform kunnen gebruikers met de juiste rechten in realtime data opvragen, rapportages samenstellen en certificaten beheren.

Moiles: "Iedereen werkt altijd met de meest recente versie." De teams kunnen ook altijd de rapportages verbinden met de brondata, uit de honderden invoerpunten. Er is bovendien altijd een auditspoor; op elk moment is te zien wie welke wijzigingen heeft doorgevoerd.

Daarbij is er de mogelijkheid om commentaar toe te voegen in een redactieveld, waarin te zien is welke kwesties er speelden en hoe die zijn opgelost. Met Workiva kunnen Moiles en zijn team automatische updates opzetten, elke verandering bijhouden en zonder vertraging probleemloos samenwerken met collega’s over de hele wereld, om betrouwbare rapporten en reglementaire dossiers op te stellen.  "Dit is denk ik de eerste keer naar mijn ervaring dat we de rapportages hebben kunnen goedkeuren, ruim voor de uiterste deadline."

Minuten in plaats van dagen of weken

"Met Workiva besparen we enorm veel tijd", zegt ook Charles Silvey van Alcon. Hij gebruikt Workiva ook om Alcon’s risicobeheerproces op te bouwen. "We kunnen al onze risico- en auditdata combineren en zien onmiddellijk toegevoegde waarde in de vorm van tijdsbesparing." De mogelijkheid om data van alle spreadsheets en rapporten te combineren en processen te automatiseren, gaf voor Alcon de doorslag om Workiva te gebruiken om interne controles op SOX-compliance te monitoren en testen. Silvey en zijn team kunnen in hun documenten en rapporten dankzij een simpele workflow direct hun SOX-risicobeheermatrix, procesbeschrijvingen en flowcharts combineren. "Nu weten SOX-administrators binnen enkele minuten precies bij welke stap van het proces ze zijn. Voordat we Workiva gebruikten, kostte het dagen, zo niet weken, om dat soort antwoorden te krijgen."

"Het Workiva platform is de enige oplossing waar we de klok mee rond kunnen werken zonder dat ik me zorgen hoef te maken over verschillende documentversies", besluit Moiles. "Het Workiva platform is nu het centrale referentiepunt voor al onze rapporten. Omdat alles met elkaar verbonden is, kunnen we sneller reageren als we op het laatste moment nog wijzigingen krijgen."