Goed personeel vinden en binden hoort ook op de radar van de controller.

In dit derde deel van de serie over de rol van de controller tijdens de groeispurt die de economie vertoont, staan we stil bij het werven en houden van goed personeel. Hier lees je deel 1 en deel 2.

Veel organisaties kampen met personeelstekorten. Dat geldt bijvoorbeeld voor horeca, onderwijs en zorg, maar ook in andere bedrijfstakken is het lastig om voldoende geschikte mensen te vinden. En ondanks steeds verdergaande automatisering, digitalisering en robotisering, blijven mensen cruciaal voor de continuïteit van een organisatie. Maar hoe kom je aan de juiste medewerkers en hoe houdt je ze  nu de vraag naar goede mensen enorm groot is door de sterke economische groei die verwacht wordt? En is het eigenlijk wel jouw taak als controller om je hiermee bezig te houden? Om de laatste vraag vast te beantwoorden: JA, absoluut!

Op dit moment heeft Nederland ongeveer 310.000 mensen die officieel werkloos zijn. Zeker relatief bezien is de arbeidsmarkt daarom krap. Dat is voor organisaties op twee manieren een probleem. Ten eerste is de kans groot dat jullie extra mensen nodig hebben om de drukte op te vangen en geschikte zijn lastig te vinden. Ten tweede is het denkbaar dat jullie huidige personeel aantrekkelijke kansen ziet om elders leuker werk of betere arbeidsvoorwaarden te krijgen.  Dat levert een flinke uitdaging op die het hoofd moet worden geboden. Welke instrumenten kun je hiervoor inzetten als organisatie?

1.       Hogere salarissen bieden

Voor traditioneel ingestelde economen is het duidelijk: als de vraag hoger wordt dan het aanbod dan stijgt de prijs. Die hogere prijzen kunnen niet alle werkgevers betalen, waardoor zij omvallen of krimpen. Ook zullen er mensen zijn die op dit moment helemaal niet overwegen om te gaan werken, maar door de hoge lonen gelokt worden. Beide ontwikkelingen zorgen ervoor dat er een nieuw evenwicht ontstaat, waarbij de lonen dus gestegen zijn. De hier geschetste ontwikkeling blijkt minder een wetmatigheid dan ik tijdens mijn studie leerde, maar te verwachten valt dat de lonen de komende tijd zullen stijgen.

2.       Breder zoeken

Het aantal werklozen in Nederland mag dan relatief laag zijn, maar dat geldt niet voor het aantal mensen dat al dan niet gedeeltelijk ‘aan de kant staat’. Het betreft dan bijvoorbeeld  deeltijdwerkers die meer willen of kunnen werken, mensen in de bijstand, gezonde gepensioneerden die best nog zouden willen werken en mensen met een WAO, WIA-  of bijvoorbeeld Wajong-uitkering. In Nederland ontvangen ruim 800 duizend mensen een arbeidsongeschiktheidsuitkering omdat ze een psychische of fysieke aandoening hebben. In die enorme vijver zitten tal van mensen die – soms met een beetje extra begeleiding, een enigszins andere benadering, wat extra scholing of waaraan je wat andere eisen moet stellen – kunnen uitgroeien tot prima collega’s. Zoek je nieuwe collega’s, overweeg dan eens de vijver waarin je vist te vergroten. Het vergt misschien moed, je zult op een andere manier moeten zoeken naar geschikte kandidaten, maar ik vermoed dat je er geen spijt van zult krijgen. Wij hebben er in elk geval goede ervaringen mee om mensen die wat meer afstand hebben van de arbeidsmarkt aan te nemen.

3.       Wees een aantrekkelijke werkgever

De meeste werkgevers realiseren zich dat het bieden van een goed salaris belangrijk is om medewerkers te trekken en te houden. Maar meer dan een randvoorwaarde is het niet. Motivatie halen mensen uit andere dingen: de relevantie van hun werk, afwisseling, uitdagingen, flexibiliteit, het idee om bij een team te horen, een goede balans tussen werk en andere activiteiten, dat soort zaken. Bieden jullie dat als werkgever? En heb je nog steeds scherp wat medewerkers belangrijk vinden? Corona heeft immers voor velen de kijk op (thuis) werken behoorlijk veranderd. Daar kun je op verschillende manieren rekening mee houden. Wellicht vinden medewerkers het erg belangrijk om tot een team te behoren en misten zij die band de afgelopen kwartalen. Voor bijvoorbeeld veel singles was het een eenzame periode. Het wordt dan hoog tijd weer aan teambuilding te doen en door dit ook te communiceren met de arbeidsmarkt, kun je wellicht nieuwe medewerkers aantrekken. Anderzijds leerden veel organisaties dat het niet per se belangrijk is om met elkaar in een ruimte te verkeren om samen te werken of effectief te overleggen. Dat maakt het mogelijk om reistijden drastisch te beperken. Dat levert vaak kansen op. Je kunt bijvoorbeeld nieuwe collega’s werven voor een functie in het westen, terwijl ze in andere provincies kunnen  blijven wonen, omdat thuiswerken de norm wordt. Ook zullen geschikte kandidaten voor internationale functies eerder bereid zijn een dergelijke baan te accepteren als de reistijden beperkt kunnen blijven en daardoor work-life balance beter uitvalt.

De controller
Is het bovenstaande geen ver-van-mijn-bed-show voor de controller? Laten we eerst eens kijken welke rollen een controller allemaal vervult. Die zijn:

1.       Attention directing

Je informeert het management van jouw organisatie over belangrijke ontwikkeling. Daarvoor maak je bijvoorbeeld gebruik van managementinformatiesystemen die je vult met kritieke prestatie-indicatoren waar je idealiter normen (zoals budgetten, streefcijfers) aan koppelt. Dat maakt management by exception mogelijk en dat is waarschijnlijk de meest krachtige vorm van besturing en beheersing.

2.       Score keeping

Je registreert allerlei gegevens die je bewerkt tot informatie. Financiële gegevens leg je vast in de boekhouding en niet-financiële in andere informatiesystemen. Naast boekhoudkundige kennis, gebruik je hiervoor ook technieken om de tijdigheid en betrouwbaarheid van de informatie te garanderen.

3.       Problem solving

Je verstrekt aan het management juiste informatie en je bent in staat om die vakkundig toe te lichten en in een juiste context te plaatsen. Daarvoor dienden de eerste twee rollen. Het management moet in staat worden geacht om vast te stellen juiste beslissingen te nemen. Dat doen ze op basis van wat jij aanlevert en wat ze zelf nog ‘zien’. Vaak zijn er meerdere beslissingen mogelijk en het is niet altijd helder wat de beste is. Daarom analyseer jij als (financieel) adviseur de consequenties van verschillende mogelijkheden, zodat het juiste besluit genomen kan worden.

Goed personeelsbeleid en de rollen van de controller
Goed personeelsbeleid is meestal kritiek voor het succes van een organisatie. Het zou daarom volstrekt ongewenst zijn als de controller hierbij ‘aan de kant blijft staan’. Om te illustreren welke taken een goede controller hieromtrent in mijn ogen vervult, geef ik per rol een aantal voorbeelden.

Attention directing
Je kunt anderen alleen maar wijzen op (ongewenste) ontwikkelingen als je deze zelf ‘ziet’. De meeste organisaties zijn echter dusdanig complex, dat je hiervoor een adequaat managementinformatiesysteem nodig hebt. De controller zorgt ervoor dat dit systeem zodanig is ingericht dat het bijdraagt aan het inzicht in de ontwikkeling ervan. Dus zaken als medewerkerstevredenheid, scholingsgraad, verloop, ziekteverzuim en bijvoorbeeld omvang de omvang van het personeelsbestand worden hierin vastgelegd. Toch is het een illusie te denken dat een informatiesysteem alles kan bevatten wat je wilt of moet weten. Dus blijft een controller niet alleen naar spreadsheets turen, maar overlegt hij regelmatig met managers en gebruikt hij of zij de verkregen informatie in het overleg met andere managers. Als de ene afdeling aangeeft dat de komende periode erg druk wordt, kan dat gevolgen hebben voor de bemensing van andere afdelingen. Ook zullen trends in bijvoorbeeld de afzet van een fabriek of zorginstelling gevolgen kunnen hebben voor de vereiste vaardigheden van medewerkers van verschillende afdelingen. Dat soort zaken moet tijdig gesignaleerd worden, zodat er actie kan worden ondernomen.

En natuurlijk houd je als controller de actualiteit en de vakliteratuur bij en probeer je die te vertalen naar de situatie in jullie organisatie. Op die manier maak je jouw collega’s deelgenoot van trends, kansen en bedreigingen die je ziet en op het gebied van personeelsbeleid (thuiswerken, zelfsturing) zijn de ontwikkelingen groot.

Scorekeeping
Het managementinformatiesysteem vormt als het goed is de ruggengraat van jullie besluitvormingsproces. Dat betekent dat er zware eisen gesteld moeten worden aan de inhoud en betrouwbaarheid ervan en tevens moet de informatie tijdig beschikbaar zijn. Maar staan daarin nog steeds de belangrijkste zaken? Mensen zijn veranderd door de coronacrisis. Sommigen bevalt het thuiswerken prima, anderen missen juist de band met collega’s enorm. Meten jullie die ontwikkelingen? En spelen jullie daarop in? Moeten er extra budgetten komen voor teambuilding? Of voor thuiswerk? En ook: kloppen de budgetten voor reiskosten of werkplekken nog wel? Wellicht moet je aanpassingen in de rapportages en forecasts doorvoeren.

Problem solving  
Jullie management overweegt misschien om ook mensen die wat meer afstand van de arbeidsmarkt hebben, mee te laten solliciteren voor openstaande functies. De controller berekent de financiële gevolgen van een dergelijke beslissing of controleert de berekeningen van medewerkers van de personeelsafdeling. Want de regelgeving is best complex: er zijn dan vaak subsidies mogelijk, zoals voor loonkosten, werkplekvoorzieningen, je kunt gebruik maken van proefplaatsingen en job coaches. Maar soms is er ook sprake van een lagere productiviteit of een groter uitvalrisico. Het is goed om dat vooraf in kaart te hebben en juist daarbij kun je als controller een grote rol spelen.

Natuurlijk zijn er meer voorbeelden te bedenken van bijdragen die je kunt leveren. Omgekeerd zijn vast niet alle voorbeelden die ik gaf relevant voor jullie organisatie, of jouw takenpakket. Maar dat een proactieve houding van je verwacht wordt nu we uit de crisis komen en dat dit jouw werk nog relevanter en leuker kan maken, lijkt mij evident.

Theo van Houten is hoofddocent Bedrijfseconomie en onderzoeker aan de hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Hij is onder meer schrijver van een drietal bedrijfseconomische boeken: Finance control van projecten, Duurzame bedrijfsvoering en Bedrijfseconomie in de praktijk,