Alleen met juiste data kun je goed meten

Jean-Paul Frohoff, controller bij Inventflow: 'Eerst je basis op orde, dan de geavanceerde technieken'

Managementgoeroe Peter Drucker zei het al: "Je kunt alleen managen wat je kunt meten." Je kunt daaraan toevoegen dat je bovendien iets alleen goed kunt meten als je over de juiste data beschikt. Dat valt ook op te maken uit het relaas van Jean-Paul Frohoff, controller bij Inventflow, een leverancier van pompen en een dienstverlener op service- en onderhoud aan pompen voor de voedingsmiddelenindustrie.

Partnerbijdrage van:

Inventflow is succesvol met 32 enthousiaste medewerkers om de meest efficiënte pompen te engineeren en te leveren, daarna wordt de pomp gemonitord en op het juiste moment gereviseerd of onderhouden.

Jean-Paul Frohoff is van huis uit accountant, met meer dan tien jaar ervaring in het automatiseren van financiële administraties. Daarin is hij zo bedreven dat hij slechts één dag per week kwijt is aan de administratieve bezigheden en andere activiteiten die tot het takenpakket van de typische financial controller behoren. Dit lukt hem mede door Newbase en de naadloze aansluiting met het boekhoudpakket Twinfield. De rest van de tijd besteedt hij om collega's te ondersteunen door te zorgen dat ze de beschikking krijgen over bruikbare informatie en inzichten, gebaseerd op betrouwbare data. "Dat klinkt heel simpel, maar is het niet."

De data waarover het gaat betreft vooral informatie over lopende bedrijfsprocessen die door het ERP-systeem van leverancier Newbase worden bijgehouden, en daarnaast bijvoorbeeld data van leveranciers. "Zo kunnen we informatie verwerken die afkomstig is van sensoren uit pompen welke in bedrijf zijn bij bierbrouwerijen. Daaruit kunnen we opmaken in welke staat ze verkeren, en of ze misschien onderhoud nodig hebben. Wij gaan er als bedrijf prat op dat we meer zijn dan een simpele pompenleverancier en toegevoegde waarde kunnen leveren doordat onze monteurs meteen ter plekke kunnen zijn als er service moet worden verleend. Dat kunnen we alleen waarmaken als we over de juiste data beschikken en alle data op de juiste manier kunnen verwerken."

De rol van Frohoff daarbij: "Ik probeer het ERP-systeem te optimaliseren door ervoor te zorgen dat mijn collega's de beschikking krijgen over de data die ze nodig hebben en daar zo makkelijk mogelijk bij kunnen. Zodat ze sneller en beter hun werk kunnen doen en klanten kunnen helpen. Hierdoor weet de juiste monteur bijvoorbeeld direct bij welke pomp hij moet zijn van een klant als daar een storing optreedt en kan hij die snel verhelpen."

Datachaos
Veel bedrijven slagen er niet in hun datahuishouding op orde te krijgen doordat ze allerlei systemen op elkaar stapelen zonder dat deze helemaal goed aansluiten: informatie uit het ene systeem moet worden bewerkt voordat deze verder kan worden verwerkt, zelfgebouwde en slecht op elkaar aansluitende spreadsheets worden gebruikt om de informatie verder te kunnen gebruiken. Een recept voor datachaos. 

Hoe deze datachaos tegen te gaan? 
Een goed ERP-systeem is een belangrijke voorwaarde, zij het dat dit niet toereikend is. "Garbage in is garbage out. Je ERP-systeem kan nog zo goed zijn, als de data die je daarin verwerkt niet betrouwbaar is, krijg je toch vervuilde informatie", aldus Frohoff. In zijn ervaring schort het nogal eens aan de kwaliteit van die data. "Zeker in het MKB. Hoe vaak wij wel geen facturen krijgen van leveranciers waarin aantallen worden genoemd die niet overeenstemmen met wat werkelijk geleverd is, of hoe vaak de prijsstelling wel niet verkeerd is." Een ERP-systeem waarin bestellingen worden geplaatst en worden ‘gematcht’ met de goederenontvangst en de inkomende factuur is een must.

De belangrijkste oorzaak hiervan is dat ergens in het proces van bestelling tot facturering fouten zijn gemaakt die niet structureel zijn gecorrigeerd. Voorzover iemand de fout heeft ontdekt, heeft hij deze waarschijnlijk handmatig hersteld. Bijvoorbeeld door de  stamgegevens op een binnenkomende factuur te corrigeren in plaats van in het bronsysteem. Een lapmiddel waardoor zal deze zelfde fout zich telkens weer opnieuw zal voordoen.

Terug naar de bron
De oplossing is om terug te gaan naar de bron. Dat wil zeggen om de processen die moeten worden uitgevoerd voor de bedrijfsvoering nauwkeurig in kaart te brengen, en vast te leggen welke informatie in elke stap nodig is of moet worden gegenereerd. "In Newbase kan dat vrij makkelijk aangezien alles op regelniveau wordt vastgelegd, en je op detailniveau kunt zien welke processen zich afspelen binnen een bedrijf." 

Sowieso is dat handig, aangezien dan duidelijk wordt hoe doelmatig een bedrijf opereert. "Maar al te vaak doen mensen de hele dag van alles, maar het is onduidelijk welke stappen ze nemen. Door de processen in kaart te brengen en vast te leggen in een procedurebeschrijving kun je zien waar efficiencywinst te behalen valt, bijvoorbeeld omdat er dubbel werk wordt verricht." Nog een bijkomend voordeel is dat je lot als bedrijf minder afhankelijk is van de personen die er werken. Als iemand ziek is of wegvalt is het makkelijker hem te vervangen als je weet wat hij doet. Newbase helpt hierbij omdat alle procesinformatie nauwkeurig is vastgelegd. 

Maar ook voor wie alleen een zuivere datahuishouding nastreeft, zijn nauwkeurige procesbeschrijvingen een eerste stap. Vervolgens is het zaak om te zorgen dat aan het begin van elk proces de juiste data correct wordt ingevoerd. Dat kan via handmatige invoer zijn, maar uiteraard is het mogelijk dat de data automatisch worden aangeleverd, bijvoorbeeld via XML of via een API die het mogelijk maakt te communiceren met externe partijen. Zo laat Inventflow informatie over apparatuur van leveranciers inlopen in het ERP-systeem van Newbase. "Dat gaat daar heel simpel mee. En het is uiterst handig. Bijvoorbeeld als we offertes moeten uitbrengen. We hoeven dan niet meer zelf allerlei leveranciersinformatie over te tikken voor een offerte, wat in het verleden leidde tot een stortvloed aan data van twijfelachtige kwaliteit.”

Vervolgens is het van belang dat de integriteit van de data gedurende de rest van het proces wordt gewaarborgd, zodat deze aan het einde van het proces nog steeds hetzelfde is als aan het begin. "Daartoe moet je in elk geval rechten en procedures goed vastleggen. Bijvoorbeeld het ERP-systeem zo instellen dat niet iedereen organisaties kan aanmaken, en werken met verplichte velden met toetsing. En voorkom dat verderop in het proces handmatige aanpassingen mogelijk zijn: als er een aanpassing nodig is, moet dat bij de bron gebeuren. Dit lijkt omslachtig maar als je het eenmaal goed hebt, maar het scheelt enorm veel werk in de stappen die daarna volgen. En je bant er fouten mee uit."

Van meten naar managen
Hoewel Frohoff pas sinds mei in dienst is bij Inventflow, is de datahuishouding al zo ver op orde dat hij verder kan kijken naar nieuwe toepassingen op basis van die data. Anders gezegd, nu hij in de terminologie van Peter Drucker goed kan 'meten', kan hij de volgende stap maken en gaan 'managen'. In de toekomst zullen wij gaan zien dat bij steeds meer organisaties hier invulling aan zal worden gegeven door het verwerven en selecteren van data controllers in plaats van financial controllers. Er zijn mogelijkheden te over op het gebied van datamining en datavisualisatie, en andere geavanceerde technieken om de onderliggende data te duiden, trends te signaleren en toegevoegde waarde te leveren met analyses, prognoses en advies. 

Frohoff denkt in eerste instantie aan uitbreiding van de mogelijkheden tot datavisualisatie. "Dat betekent overigens wel dat we mensen moeten aantrekken die weten hoe je data het beste kunt visualiseren. Ik heb meer verstand van hoe je data het beste kloppend kunt krijgen zodat iemand anders er een zinnige visualisatie van kan maken." 

Newbase is ontwikkeld in samenspraak met klanten. In de volgende Newbase versie zal datavisualisatie een grote rol gaan spelen en daarmee een controller als Jean-Paul nog meer ondersteunen bij zijn werkzaamheden. Voor Inventflow zal Newbase in de nabije toekomst niet alleen de basis zijn maar ook richtinggevend worden in de bedrijfsvoering.

Bezoek Newbase.nl voor meer informatie