Investeren managementinformatie = investeren in mensen

In 2013: ruim 10 miljard 'down the drain'. De komende editie van Tijdschrift Financieel Management heeft als thema Managementinformatie en Systemen. Logischerwijs richt dit thema zich op het domein van de ICT: met de huidige Big Data hype spelen ICT-systemen een steeds belangrijkere rol om managementinformatie letterlijk 'boven tafel' te krijgen. Ik vraag me af of deze focus op ICT terecht is.


Onderzoeksbureau Gartner verwacht dat in 2013 wereldwijd 13.8 miljard euro zal worden uitgegeven aan het bouwen van managementinformatiesystemen. Datzelfde Gartner stelt eveneens vast dat ongeveer 75%! van deze projecten niet het gewenste rendement oplevert. Eén van de belangrijkste oorzaken daarvoor is het systematisch negeren van de factor ‘mens’ in dit soort trajecten.

Mijn stelling is dat wanneer je de mens centraal stelt in deze trajecten je met de helft van de investeringen het dubbele aan rendement haalt. ‘Mensgericht prestatiemanagement’ is de sleutel en hieronder leg ik de achtergronden daarvan uit. Tevens stel ik u in de gelegenheid om de mensgerichtheid in uw organisatie te meten door u uit te nodigen om deel te nemen aan het onderzoek naar ‘mensgericht prestatiemanagement in Nederland’ dat ik samen met het Kenniscentrum Innovatie & Business van de Hogeschool Utrecht uitvoer.

Mensgericht prestatiemanagement
Bij mensgericht prestatiemanagement draait het om het leggen van een directe verbinding tussen de doelstellingen & strategie van een organisatie (of deel daarvan) en de acties van de mensen op de verschillende werkvloeren. Mensgericht prestatiemanagement zorgt voor het verankeren van de doelstellingen en strategie van een organisatie in de hoofden, harten en handen van mensen:
•    Hoofden: Je wilt dat iedereen de strategie begrijpt;
•    Harten: Je wilt dat iedereen is gemotiveerd is door de strategie;
•    Handen: Je wilt dat iedereen de juiste actie onderneemt om zaken voor elkaar te krijgen.

Pas wanneer een organisatie hierin succesvol is, zal het in staat zijn om haar doelen te realiseren.

Onderstaande afbeeldingen geven de kern weer van mensgericht prestatiemanagement. De bovenste afbeelding laat zien dat de verbinding tussen strategie en actie binnen organisaties tot stand komt door middel van het initiëren en in gang houden van twee continue leer-/verbeterlussen. “Doen we de goede dingen?” en “Doen we de dingen goed?” zijn de vragen waar het letterlijk om draait.

De onderste afbeelding geeft aan dat binnen organisaties zowel een top-down (sturing) als een bottom-up (zelf-organisatie & feedback) beweging zichtbaar moet zijn die met elkaar een dynamisch evenwicht vormen.




Centraal in de bovenste afbeelding staan de ‘Momenten van de waarheid’ van mensgericht prestatiemanagement: de dialoog en terugkoppeling over Resultaten én Relatie (Hoe doen we het? & Hoe doen we het met elkaar?) tussen management en medewerkers. Het daadwerkelijk implementeren van de strategie, de daarbij horende veranderingen én de resulterende prestatieverbeteringen krijgen dus pas betekenis binnen de directe en persoonlijke werkrelaties. Daar komt alles letterlijk samen. Dát zijn de katalysatoren van verandering en verbetering.


De rol van managementinformatie
En wat is dan de rol van ICT en managementinformatie? Welnu, die is zeer belangrijk: zij vormen de Haarlemmerolie binnen mensgericht prestatiemanagement. Managementinformatie is een essentieel middel om de doelstellingen en strategie binnen de organisatie te communiceren. Indien de strategie goed is vertaald, kun je laten zien wat de organisatie belangrijk vindt, hoe zij er op deze belangrijke punten voor staat en op welke wijze de medewerkers bijdragen aan de resultaten. Een ideaal startpunt voor de bovengenoemde gesprekken over resultaat en relatie.

De informatie moet echter wel leesbaar zijn; een nogal onderschatte factor kijkend naar de vele dikke managementrapporten met oneindige tabellen met cijferreeksen die binnen veel organisaties circuleren. Mensgericht prestatiemanagement stelt ook bij het vormgeven van managementinformatie de mens centraal. De mens is een patroonherkenner. Zien en denken zijn direct met elkaar verbonden: we denken met onze ogen. 70% van de informatie die we nodig hebben om aan zaken betekenis te geven, komt binnen via de ogen. Goede visualisatie van informatie is cruciaal om de boodschappen die er in verborgen zitten te kunnen ‘zien’ en het ‘verhaal’ achter de cijfers te kunnen vertellen.

ICT-systemen en managementinformatie zijn cruciaal (als middel) in het streven van organisaties naar het verbeteren van prestaties (het uiteindelijke doel). Er gaat echter iets mis als 99,9% van de investeringen op gaat aan het middel. Het middel wordt dan een doel op zich. Met de in de inleiding geschetste 75% falende projecten.


Onderzoek
Het bovenstaande was voor mij de aanleiding om samen met het Kenniscentrum Innovatie & Business van de Hogeschool Utrecht een onderzoek te starten. De hypothese van het onderzoek is dat er veel ruimte moet zijn voor verbeteringen in mensgerichtheid. Mede gevoed door het hoge faalpercentage van Business Intelligence / Performance Management projecten. Met het onderzoek willen we in kaart brengen hoe groot die ruimte voor verbetering is binnen Nederlandse organisaties. De eerste stap in dit onderzoek is het zo breed mogelijk uitzetten van een online vragenlijst waarvan de resultaten een eerste indruk moeten geven van de mensgerichtheid van organisaties in Nederland.

Graag wil ik u als lezer van FM.nl uitnodigen om deze vragenlijst in te vullen. Het invullen duurt 10 minuten en het levert u een foto op van uw organisatie op het gebied van mensgericht prestatiemanagement. En tevens aanknopingspunten waar de grootste ruimte voor verbetering zit binnen uw organisatie. Een mooie start om aan de slag te gaan met het verdubbelen van het rendement tegen de helft van de kosten!

Dit is de link naar het onderzoek: https://www.surveymonkey.com/s/Mensgericht_prestatiemanagement. Mede namens dr. Ing. Benny de Waal van de Hogeschool Utrecht hartelijk dank voor uw deelname!