Integriteitsafspraken voorkomen fraude

In het bedrijfsleven en bij de overheid blijken fraude en diefstal door eigen medewerkers helaas een groot probleem. Voldoende preventieve maatregelen en een integriteitsbeleid binnen de organisatie kunnen veel problemen voorkomen.

Het zijn schokkende cijfers. Dat meer dan 75% van alle gevallen van bedrijfsfraude door managers gepleegd wordt, dat de totale schade van fraude door medewerkers in de miljoenen loopt, en dat hebzucht hierbij vooral het motief is. Dat 50% van alle curricula vitae onwaarheden bevat: variërend van iets relatief onschuldigs als het overdrijven van een vorige functie tot een onrechtmatige titel, compleet met vervalst diploma. Een financieel medewerker werd bijvoorbeeld eerder wegens onoorbare praktijken ontslagen maar komt telkens ergens opnieuw in dienst, omdat hij zijn financieel wangedrag in zijn CV weet te verbloemen.

Behalve dat de financiële schade door interne fraude vaak enorm is, richt het ook ‘indirecte schade’ aan: het moreel van de medewerkers en de zakelijke relaties raken aangetast.
Exacte cijfers ontbreken als gevolg van een geringe aangiftebereidheid. Meer dan 50% van getroffen middelgrote organisaties communiceert niet over interne fraudegevallen, vanwege angst voor negatieve publiciteit en de langdurige juridische procedures. Verder schat men dat de kans op vergoeding van de schade gering in. En als wel aangifte gedaan wordt, blijkt de schade moeilijk te verhalen.

Vervaging van normen en waarden en een slechtere economie dragen bij tot fraudeproblemen. Juist op dit moment, in economisch mindere tijden, is integer personeel uiterst belangrijk. Zoals Nout Wellink, president van De Nederlandsche Bank tijdens een bijeenkomst eind oktober 2008 stelde: “Screening is juist nu onontbeerlijk. De geloofwaardigheid van de gehele financiële branche staat onder druk. Integer personeel en integer handelen is onontbeerlijk voor elke zichzelf respecterende ondernemer.”

Preventie

Beperk het frauderisico. Weet wat wél en wat niet te doen als toch een incident plaatsvindt. Voor integriteitsbeleid is het van groot belang dat er binnen de organisatie een breed draagvlak is gecreëerd. Integriteitsbeleid vereist verder een continu proces. Bij het veronachtzamen van één element, verliest de rest zijn waarde. Zonder het screenen van nieuw personeel, heeft een bedrijfscode weinig zin. Wanneer men na een incident de verkeerde handelingen verricht, verdwijnt de opgebouwde reputatie als sneeuw voor de zon. Bedenk verder dat een geïmplementeerde bedrijfscode regelmatig besproken en bijgesteld dient te worden.

Wat houdt screenen eigenlijk in? In sollicitatiebrieven en CV’s wordt vaak bewust informatie verzwegen of verzonnen. Of CV’s worden ‘opgeleukt’. Bedrijven zijn bij sollicitatieprocedures nog vaak te nonchalant bij pre-employment screening. Vraag bijvoorbeeld om inzage in originele diploma’s, informeer bij referenten. Probeer daarnaast ook zicht op de financiële positie van de kandidaat te krijgen. Verder kan een psychologisch onderzoek meer vertellen over bijvoorbeeld de manipuleerbaarheid van een persoon: hoeveel druk kan iemand verdragen voor hij over de schreef gaat? Overigens geeft een ‘verklaring omtrent het gedrag’ slechts een zeer beperkt beeld van iemands integriteit. Het is ook mogelijk, en juridisch gezien zelfs aan te bevelen, om voor pre-employment screening een extern bureau in te schakelen.

Integer handelen
Toch is screening vooraf niet genoeg. Het gaat om meer dan alleen betrouwbare, integere medewerkers in dienst nemen. Een organisatie wil immers ook dat zijn betrouwbaar personeel integer blijft. Schep daarom een bedrijfscultuur waarin diefstal en fraude geen voedingsbodem hebben.

Een open bedrijfscultuur kan veel problemen voorkomen. Medewerkers moeten gemotiveerd zijn, goed opgeleid voor de taken die ze verrichten en een adequate beloning krijgen.

Ze moeten zich gewaardeerd voelen, en het idee hebben dat hun leidinggevende ook geïnteresseerd is in sociale aspecten. Organisaties waarbij dit anders is, zijn veel gevoeliger voor fraude. De rol van de leidinggevende is uitermate belangrijk. Immers, als in het management onrechtmatigheden plaats vinden, is de drempel voor de lagere echelons niet hoog meer.
De integriteit die een organisatie uitstraalt, staat of valt met het persoonlijk handelen van medewerkers. Sta daarom eens stil bij de volgende vragen: hoe staat men zelf ten opzichte van integriteit? Hoe gaat men om met mogelijke dilemma’s? Hoe is de verhouding met de collegae en opdrachtgevers?

Laat medewerkers eens naar zichzelf kijken, bijvoorbeeld via een (in-company) workshop. Daarbij kan onder andere gediscussieerd worden over hoe men omgaat met de overvloed aan gedragscodes en –regels, of over de vraag of integriteit ook voort komt uit de eigen normen en waarden, of is het meer een opgelegde houding? In dat laatste geval kan het voor medewerkers moeilijk zijn eigen keuzes te maken. Hoe gaat men daar dan mee om, waar kan men op terugvallen?

Bedrijfscodes en -culturen
Binnen een bedrijfscultuur is het belangrijk om de heersende normen en waarden en de mogelijke zwakke plekken te inventariseren en te analyseren.

Een belangrijk hulpmiddel hierbij is een code. Het formuleren en implementeren hiervan vervolmaakt een integraal preventie- en veiligheidsbeleid met betrekking tot fraudebeheersing. Verder maakt deze code duidelijk waar een bedrijf voor staat, de kernwaarden en -verantwoordelijkheden. Toets de bedrijfscode continu en pas het aan bij actuele discussies en ontwikkelingen. De code moet leven binnen een bedrijf.

Essentieel blijft een systematische en integrale aanpak. In een sterke bedrijfscultuur staat de aandacht voor bestaand en nieuw personeel centraal. En dat geldt daarom ook voor de normen en waarden.

Inez Weijer is senior consultant voor Cozijnsen Consultancy Integriteitsmanagement te Hoevelaken.