Inkoopcontrolling: luxe of bittere noodzaak?

Voor de realisatie hiervan wordt al snel gekeken naar de inkoopadviseur als de verantwoordelijke functionaris die een financiële taakstelling realiseert en zorg draagt voor het vasthouden van de resultaten. Dit blijkt echter een utopie. Dit is tevens de rode draad bij de gemeente Haarlem. Zij laten duidelijk zien: control(e) op inkoop geeft aantoonbaar extra ruimte!

Reductie van inkoopuitgaven
De gemeente Haarlem heeft een taakstelling in haar begroting opgenomen voor reductie van de inkoopuitgaven. Om dit te verwezenlijken is in 2010 gestart met het project “professionalisering van de inkoop”. Dit project is opgedragen aan de afdeling Juridische Zaken, waar inkoop onder ressorteert. Op hun beurt hebben zij inkoopdienstverlener Emeritor in de arm heeft genomen.

Vanaf de start van het project is de belangrijkste focus: het daadwerkelijk behalen van financieel resultaat; niet alleen op papier, maar aantoonbaar, aanwijsbaar. Uiteraard met inachtneming van alle interne en wettelijke kaders. Deze focus op de financiële kant van inkopen is bijzonder. Waar rechtmatigheid vaak de boventoon voert bij overheidsorganisaties, is hier nadrukkelijk doelmatigheid op de voorgrond gezet.

Focus
De centrale vraag was: is de gemeente Haarlem in staat invulling te geven aan de inkooptaakstelling? Zo ja, hoe dan? En zo niet, wat is er dan wel mogelijk? Een vraag die daarbij gesteld had moeten worden is: wie kan ons deze informatie verschaffen?

Juridische zaken is gevraagd hier antwoord op te geven. Een simpel antwoord op de eerste vraag was niet mogelijk. Het antwoord op de laatste vraag was wel duidelijk: niemand.

Uiteindelijk is duidelijk geworden dat de inkooptaakstelling reëel is. Basis voor deze conclusie is gelegd door realisatie van:
•    Een systeem waarmee de inkoopuitgaven “met een druk op de knop” inzichtelijk zijn;
•    een centrale contractenbank;
•    een gemeentelijke inkoopkalender met (toekomstige) inkoopprojecten;
•    een Inkoopstuurgroep die sturing geeft aan het realiseren van de inkooptaakstelling;
•    een Collegebesluit waarin is vastgelegd op welke wijze met inkoopresultaten wordt omgegaan.

Rol van de inkoopcontroller
En hier komt de rol van een inkoopcontroller om de hoek kijken. Inkooptaakstelling binnen de gemeente Haarlem is voor alle budgethouders; niet voor de inkoopadviseur. Gedurende de professionalisering is veel discussie gevoerd tussen inkoopadviseur en budgethouders over beschikbare budgetten, aanbestedingsresultaat, inkoopvoordeel en het daadwerkelijk verwerken van die voordelen. En dat is logisch!

De inkoopadviseur zit namelijk in een pijnlijke spagaat: aan de ene kant coördineert hij de inkopen binnen de organisatie en adviseert hij hoe een budgethouder de beste prijs/kwaliteitverhouding krijgt door het toepassen van een goede inkoop- en aanbestedingsstrategie. Aan de andere kant “pakt hij het budget ook af”.

Hier is functiescheiding noodzakelijk: een inkoopcontroller ondersteunt de inkoopadviseur met financiële kennis van budgetten. Dit om vooraf duidelijkheid te geven in beschikbare budgetten en achteraf controleert hij of gemaakte afspraken over inzet van middelen worden nagekomen en wijst hij inkoopresultaten conform collegebesluit toe.

Inkoopprojecten vastleggen
Een inkoopadviseur dient zich bezig te houden met inkopen. Controle en inzicht geven in budgetten is geen kernactiviteit van een inkoopadviseur. Hij of zij vraagt ondersteuning van een controller voor onderbouwing van de inkoopstrategie, het bepalen van een inkoopresultaat én of het resultaat daadwerkelijk gerealiseerd is.

Binnen de gemeente Haarlem is het zo geregeld dat elk inkoopproject met een waarde van meer dan € 50.000 wordt gemeld bij Inkoop. De melding wordt opgenomen in de gemeentelijke inkoopkalender, het beschikbare budget meegenomen, inclusief kostenplaats, – soort en code. Hiermee is vóóraf inzichtelijk gemaakt wat de scope is. Dit dient dan geaccordeerd te worden door een inkoopcontroller. Hiermee voorkom je onnodige discussie tussen budgethouder en inkoopadviseur over de hoogte van het budget én het vormt de basis voor het bepalen van het resultaat achteraf.

Na contractering van de (nieuwe) leverancier wordt het inkoopresultaat berekend. Op het eerste gezicht lijkt dit een eenvoudige berekening die de inkoopadviseur kan uitvoeren. Het is echter een stuk ingewikkelder!

Betreft het een investering of is het een exploitatiebudget? Vanaf welk moment wordt een voordeel (of nadeel) toegerekend aan een taakstelling, voor welke periode? Indien er een voordeel is behaald op een investering, is er dan wel sprake van een inkoopresultaat? Is er sprake van subsidies of wellicht heffingen (belastingen)?

Al met al ingewikkelde financiële stromen waaruit het daadwerkelijke inkoopresultaat gedestilleerd wordt. Gelukkig is een inkoopcontroller daarvoor geëquipeerd.

Realisatie bij de gemeente Haarlem
Heeft de gemeente Haarlem dit allemaal al gerealiseerd? Gedeeltelijk. De processen, systemen en methodieken zijn op orde. Het inzicht, de kennis en ervaring van het hoofd JZ zijn daarbij zeer waardevol geweest. Hoe kan het ook anders; in zijn vorige functie binnen de gemeente was hij controller!

De laatste stap die momenteel gezet wordt is het onderbrengen van de inkoopcontrol-activiteiten bij de vakinhoudelijke afdelingen: concern control en financiën. Daarbij worden de werkafspraken verder vorm gegeven.

De gemeente Haarlem heeft ervoor gekozen de inkoopvoordelen middels bestuursrapportages inzichtelijk te maken. Hiermee worden alle behaalde resultaten opgeteld. Conform collegebesluit worden de voordelen ingezet op de op voorhand afgesproken doelen. De belangrijkste daarvan is uiteraard de inkooptaakstelling.

De ervaring van de laatste twee jaar is dat het daadwerkelijk “grijpen” van de financiële resultaten moeilijk is. Inkooptaakstellingen worden als bedreigend ervaren, inkoopondersteuning is gewenst. Maar van de centen moet iedereen afblijven!

Dit maakt de inzet van een inkoopcontroller bittere noodzaak. Wil de overheid ook ombuigingen realiseren door haar inkoopuitgaven te reduceren, dan dient dit te worden ondersteund door inzet van een specialist: de inkoopcontroller!

Over Edwin Bijlsma
Edwin Bijlsma (40) is Managing Consultant bij onafhankelijke inkoopdienstverlener Emeritor en werkt al ruim 10 jaar aan inkoopprocesverbeteringen binnen aanbestedende diensten. Naast zeer ruime inkoop- en aanbestedingskennis, adviseert hij bestuur en management van publieke diensten over de wijze waarop de inkoopfunctie bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie.