Inkoopbesparingen komen niet van inkoop

Besparingen realiseren is een samenspel tussen inkoop, contractmanagers en de business controllers. Als een van hen zijn werk niet goed doet, vallen de inkoopbesparingen in het water. Dit is niks nieuws, maar toch lijkt het steeds vaker mis te gaan. Wat is er aan het veranderen? Besparingen die inkoop rapporteert, zijn bijna altijd verwachtingen. Als inkoop een contract afsluit, met bijvoorbeeld lagere tarieven, dan mag je verwachten dat de kosten naar beneden gaan. Maar of dit werkelijk gebeurt, moet de toekomst nog uitwijzen.

De inkoper is dan allang met nieuwe projecten bezig. De controller is de aangewezen persoon om de verwachtingen van een inkoopproject meetbaar te maken en de realisatie te volgen. En natuurlijk om te waarschuwen als er grote afwijkingen zijn. Hier gaat het fout. Als er een signaal komt, is het meestal toeval. Bedrijven die een gestructureerd proces hebben ingericht om de realisatie te volgen, zijn een zeldzaamheid. Er zijn trends gaande die de noodzaak vergroten om inkoopafspraken bewuster te volgen.

Ten eerste worden er minder goederen en meer diensten ingekocht. De inkoop van goederen is gemakkelijk te volgen in het ERP-systeem, maar voor diensten bieden systemen geen houvast. We zijn afhankelijk van medewerkers, die zich vaak niet bewust zijn van hun verantwoordelijkheid om prestaties van leveranciers te monitoren. Ook kennen zij door slechte communicatie en voorlichting de afspraken maar half.

Zolang er geen problemen zijn, zullen zij niet van zich laten horen. Maar dat er geen problemen zijn, wil niet zeggen dat de inkoopdoelstellingen gehaald worden. Dat vraagt net even wat meer aandacht. Ten tweede zijn de activiteiten die uitbesteed worden meer en meer geïntegreerd in onze dagelijkse bedrijfsvoering.

Doordat we complete bedrijfsprocessen outsourcen, worden ze minder grijpbaar. Vroeger kreeg je elke keer als het alarm was afgegaan een rekening van de bewakingsdienst. Dat was overzichtelijk. Maar tegenwoordig is er met bewakingsdiensten een scala van inspannings- en prestatieafspraken gemaakt.

De KPI’s in zo’n contract zijn niet altijd even eenvoudig te controleren, zeker niet als er geen mensen zijn aangewezen die daarvoor verantwoordelijk zijn. We hollen achter de feiten aan. Inkopers hebben moeite om verwachtingen en doelen om te zetten in meetbare indicatoren. Contractmanagement staat in de kinderschoenen en is in de meeste bedrijven nog bijzaak.

Controllers zijn niet gewend om inkoopafspraken te monitoren en dit als onderdeel van hun werk te zien. Zolang dit samenspel er niet is, worden veel inkoopbesparingen niet gehaald. Dat kan aardig in de papieren lopen. Eén ding moeten we in elk geval niet doen: inkoop aan inkopers overlaten. Dan blijven de inkoopcontracten in de la verdwijnen. Het wordt hoog tijd dat contractmanagers en controllers zich met de inkoop gaan bemoeien. Dat gaat al een hoop geld schelen.