In deze tijd bestaat er geen waarheid meer, alleen nog maar informatie

Als CFO maakt u deel uit van het management team van uw organisatie. Elke maand, of eens per 4 weken, heeft u een MT vergadering waarin u, samen met de overige leden, het wel en wee van de organisatie doorgrondt. De vergadering wordt geopend en het woord wordt gegeven aan de COO die aan de hand van een uitdraai onderwerpen zoals productie, kosten en leveranciers bespreekt. De overige MT leden luisteren aandachtig, maar hebben niet het gevoel dat het hen aangaat.

Vervolgens krijgt de HR manager het woord die verslag doet over ziekteverzuim gebaseerd op een document met daarin cijfers uit een andere bron. Vervolgens is de beurt aan de CFO en hij constateert uit het financiële rapport dat de verkoopcijfers achterblijven bij de verwachtingen.

Natuurlijk voelt de Verkoopverantwoordelijke zich direct aangesproken. Dat de verkoopcijfers achterblijven klopt, maar de cijfers die worden gepresenteerd, kloppen volgens hem niet. Wel heeft hij een verklaring waarom de verkoopcijfers achter blijven. De productie afdeling heeft namelijk te laat geleverd en om ontevreden klanten tegemoet te komen, zijn de marketingkosten toegenomen. Even is het stil in de vergaderruimte. Iedereen kijkt elkaar aan en denkt "en nu?". De CFO krijgt de opdracht om de ontstane situatie te analyseren.

Terug op zijn kantoor delegeert de CFO de opdracht aan de Controller en hij start een zogenaamde drilldown. Deze drilldown resulteert in 75 kantjes aan rapportages en deze worden tijdens het volgende MT weer besproken. Wonder boven wonder herkent niemand zich in de gepresenteerde cijfers. Dit omdat ieder MT lid zijn eigen beeld heeft van de organisatie, werkt met eigen informatie en omdat ze nooit de tijd hebben genomen om samen te zitten en de ondernemingsstrategie vast te stellen. Zo begint hele verhaal weer van voor af aan.

VisionWaves is bij veel MT vergaderingen aanwezig geweest waarbij we een dergelijk situatie zijn tegen gekomen. Hiervoor liggen een aantal belangrijke oorzaken ten grondslag. Zo komen managers amper toe aan het managen van hun afdeling omdat ze bezig zijn met 'brandjes blussen', het oplossen van problemen. Laat staan dat managers de tijd hebben om de bedrijfsstrategie te vertalen naar hun eigen afdeling en het vervolgens top down implementeren van de bedrijfsstrategie. Dit resulteert in een bedrijfscultuur zonder lerend vermogen.

Daarnaast ontbreekt vaak de doorvertaling van de ondernemingsstrategie naar de tactische en operationele niveaus. Laat staan dat oorzaak en gevolg relaties aangebracht kunnen worden vanuit de strategie naar de operatie. Het gevolg is dat managers hun eigen invulling geven aan het beleid van de onderneming op basis van de bottom up informatie die inmiddels uit de besproken 75 A4tjes bestaat. Daardoor gaat het afdelingsbelang prevaleren en verliest men het geheel uit het oog. In het MT is men weer terug bij af en begint de management cyclus weer van voren af aan. 

VisionWaves heeft een unieke aanpak (Strategische Waardeketenmanagement) en gereedschap (Enterprise Management System) ontwikkeld die ervoor zorgen dat bovengenoemde situatie niet meer voorkomt. Dit doen wij door middel van Strategische Waardeketenmanagement waarmee een MT één versie van de waarheid van de eigen organisatie kan bereiken. Dit is gebaseerd op één gezamenlijk beeld van de eigen strategische waardeketen.

De strategische waardeketen koppelt de verwachtingen van stakeholders aan de te creëren waarde en aan de te bereiken resultaten. Dit proces verloopt via de klanten, product markt combinaties primair processen en ondersteunende processen naar de leveranciers. Nadat er door het Managament Team is vastgesteld welke doelen er bereikt moeten worden, zal men na gaan denken over het hoe men dit kan uitvoeren.

VisionWaves koppelt vervolgens stap voor stap de belangrijkste bedrijfsprocessen aan de strategische waardeketen zodat er een management cyclus ontstaat van plan- do- control and act. De dagelijkse praktijk brengt zo zijn eigen zorgen met zich mee, door deze te combineren met de strategische waardeketen, krijgt de organisatie inzicht in de onderdelen die achterblijven bij de verwachtingen van de stakeholders.

Wat men als organisatie eigenlijk zou willen, is tijd besteden aan het vergroten van de omzet, dit zo efficiënt mogelijk te doen, zodat men een gezond rendement kan tonen nu en in de toekomst. Dit betekent ook dat men constant moet anticiperen om grip op deze gebeurtenissen te krijgen. De Strategische waardeketen helpt om van een incidentgedreven organisatie door te groeien naar een high performance organisatie.

Wij willen graag dat een MT zich bezig houdt met het managen van de stakeholders. Daarmee kan het MT zich gaan richten op het verbeteren van de organisatie om zodoende aan de verwachtingen te voldoen. Dit kan VisionWaves voor organisaties bewerkstelligen. Samen met de klant definieert VisionWaves de Strategische waardeketen inclusief prestatie indicatoren.

De waardeketen dient als discussiestuk om gezamenlijk met het MT de gewenste vertaling te maken van strategie naar resultaten. Het doel is om de ondernemingstrategie te vertalen naar tactische en operationele doelen en plannen op alle niveaus binnen de organisatie. Daarnaast worden samen met de klant Key Performance Indicators gedefinieerd zodat hierop gestuurd kan worden op strategisch , tactisch en operationeel niveau.

Vanuit dit model gaat VisionWaves de dialoog met het MT aan of zij het eens zijn met de getoonde waardeketen. Na enkele workshops is er eensgezindheid over hoe de waardeketen eruit ziet. Het resultaat van deze workshops modeleert VisionWaves direct in haar gereedschapstool; Enterprise Management System (EMS). EMS legt de kern van het strategisch en tactische bedrijfsmodel vast en maakt dit bestuurbaar. Behalve als managementinformatie leverancier is EMS vooral een systeem waarmee actief kan worden gemanaged.

Dan wordt de complexiteit binnen de organisatie te lijf te gaan door deze te reduceren tot een niveau waarop dit weer beheersbaar is. Het is zaak om zicht te krijgen in de kern van de bedrijfsvoering, om hoofd- en bijzaken te scheiden. Organisaties zijn gewend problemen één voor één op te lossen, meestal binnen de operationele context waarin het probleem zich voordoet, van onderaf. VisionWaves' benadering handelt vanuit het strategisch perspectief. Vanuit het algemene belang van de onderneming.

Zo helpen wij organisaties een brug te slaan tussen strategie en tactische, operationele niveaus. Hierdoor ontstaat transparantie en samenhang ofwel meetbare doelstellingen met helderheid over oorzaak en gevolg. Voor iedereen wordt duidelijk welke richting de organisatie wil koersen en waaraan zij moet voldoen.

Bron: Heliview