In Control in publieke sector? 1e lijn moet voortouw nemen

Meer business controllers in het publieke domein, maar hoe zorg je dat processen op orde zijn?

Een serie blogs over succesmanagement.

BLOG - Afgelopen december sprak ik met mijn contactpersoon bij de gemeente Gouda, een controller,  over het toekomstige 'In Control Statement' dat gemeenten de komende jaren zelf moeten gaan afgeven. Ook voor andere sectoren in het publieke domein, zoals onderwijs en corporaties, zit dit eraan te komen.

Door Geert Haisma. Hij is directeur Fully in Control en al 25 jaar gericht op nieuwe ontwikkelingen die doelbereiking effectief en succesvol kunnen maken. Hij is verbonden aan Universiteit Twente en Moderator van de public peer group van het Controllers Netwerk.

Gemeenten houden zich met heel veel uiteenlopende zaken bezig, van riolering en economische zaken tot jeugdzorg. Om op al die gebieden 'In Control' te zijn is best een uitdaging. De conclusie van het gesprek was dat het heel veel werk is, om op alle onderdelen iets te kunnen zeggen over de mate van 'In Control' zijn.

Onder het motto 'vele schouders maken licht werk', hebben we samen met het Public Controllers Netwerk van Alex van Groningen gemeenten benaderd of zij mee willen doen aan het project 'Samen in Control'. Ondertussen zijn zo’n 25 gemeenten betrokken en wordt er gewerkt aan vier pilots om op de gebieden: Verbonden partijen, Jeugdzorg, Lokale heffingen en Inkoop/aanbesteding 'In Control' te komen. Op 10 maart worden deze uitkomsten door de vier werkgroepen gepresenteerd en bepalen we met elkaar, hoe we het vervolg het beste vorm kunnen geven. Het idee gaat uit van co-creatie: gemeenten gaan in kleine groepjes allemaal een proces uitwerken dat vervolgens met alle gemeenten kan worden gedeeld. Zo Dat hoeven ze niet allemaal het wiel zelf opnieuw uit te vinden en zorgen ze met elkaar voor een goede en gestandaardiseerde kwaliteit. Samen in Control ?.

Procesgericht of gegevensgericht?

Vorige week hadden we een bijeenkomst van het Public Controllers Netwerk over Artificial Intelligence en hoe eenvoudig je dit kan toepassen in je eigen organisatie. Voorafgaand aan het hoofdthema bespreken we op zulke avonden altijd een controlplan van de gastorganisatie waar we zijn. Die wilde in de toekomst steeds meer data-analyse gebruiken voor hun control en audit activiteiten, net als veel andere organisaties. Dat klinkt natuurlijk mooi en efficiënt. Er waren al enkele projecten mee gedaan, maar de resultaten bleven helaas wat achter bij de verwachtingen.

Dat laatste triggerde mij. Ik besprak het met een zeer ervaren partner op dit vlak: Petra van de Boorn, RA, RC, CIA en auteur van het boek Bewust Risicomanagement in de Zorg. Zij zei: "Om 'In Control' te komen, moet je je processen op orde hebben, de procesdoelstellingen en bijbehorende risico’s kennen, en beoordelen of je beheersmaatregelen effectief zijn. Als je kan vaststellen dat de maatregelen in opzet goed zijn en dat ze ook echt werken, kan je behoorlijk vertrouwen op de uitkomst van een proces. En als je de uitkomst van een proces kan vertrouwen kan je er vanuit gaan dat de gegevens die eruit komen ook betrouwbaar zijn. Met andere woorden: als je processen 'In Control' zijn, hoef je maar weinig gegevensgericht onderzoek te verrichten om te kunnen bepalen of je 'In Control' bent en kan ook de accountant eenvoudiger vaststellen of je 'Fully in Control' bent."

Eerste lijn of tweede lijn?

Uit haar antwoord komt direct de vraag naar boven: moeten we inzetten op data-analyse voor een gegevensgerichte aanpak, of moeten we er vooral voor zorgen dat onze processen 'In Control' zijn? Gelukkig zijn we met ons project 'Samen in Control' hiermee op de goede weg. We brengen de processen in kaart en bepalen met behulp van risicomanagement of de processen 'In Control' zijn. Dit doen we dan vooral met controllers, terwijl het in principe de kerntaak van de eerstelijnsmanager is, die daar meer bij moet worden betrokken. Want hoe beter de eerste lijn het proces op orde heeft, des te minder gegevensgericht onderzoek er in de tweede en derde lijn hoeft te worden uitgevoerd.

Tijdens de laatste bijeenkomst van het 'Samen in Control' project hebben we de risicomanager van AEGON gevraagd hoe zij de eerste lijn er bij betrekken. Ieder manager of proceseigenaar tekent daar jaarlijks een 'Local In Control Statement'. Op basis van alle local statements kan de CEO van AEGON dan verklaren in hoeverre AEGON 'In Control' is. Dit zou ook geweldig zijn voor publieke organisaties. Dat managers en proceseigenaren zich ervan bewust zijn dat zij primair verantwoordelijk zijn voor hun proces en er zelf voor gaan zorgen dat hun processen 'In Control' zijn. De algemene directeur van de organisatie kan dan aangeven in hoeverre de hele organisatie 'In Control' is.

De aanwezige controllers werden enthousiast van deze aanpak om de verantwoordelijkheid van de eerste lijn te benadrukken door middel van een expliciet te zetten handtekening in een statement. Het moet leiden tot betere kwaliteit, lagere kosten en het indammen van de ongebreidelde groei van het aantal business controllers in het publieke domein. Want als de processen niet op orde zijn, blijft het dweilen met de kraan open.

Welke manager tekent het eerste 'Local in Control Statement'?

De blogs in deze serie: