In 7 stappen personeelkosten beheersen

Het ironisch uitgesproken 'ik wens u veel personeel' is de laatste jaren dichter bij de waarheid geweest dan ooit. Met als gevolg dat organisaties met te veel personeel én in de positie zaten dit niet snel genoeg af te kunnen bouwen, nu niet meer bestaan! Kortom, 'personeel' is niet alleen de belangrijkste rijkdom van een organisatie maar kan héél snel een blok aan het been worden dat er voor zorgt dat de wedstrijd met de concurrentie verloren wordt, vaak met 'de dood' als gevolg. Tijd om uw personeelsbestand onder de loep te nemen.


Vraag willekeurig welke bestuurder van een organisatie wat de belangrijkste “asset” in zijn club is en hij zal zeggen: “Ons personeel”. Vaak zit er dan tussen “ons” en “personeel” nog een prachtig bijvoeglijk naamwoord dat aangeeft dat hij maar wát blij is met zíjn personeel. Goed de éne bestuurder klinkt wat geloofwaardiger dan degene die de laatste dagen in gesprek is geweest met vakbond of ondernemingsraad maar ze bedoelen het goed. Feit is dat mensen het verschil maken en dat de kosten van het personeel vaak veruit de grootste kostenpost is binnen een organisatie.

Wellicht is het een goed idee om eens goed naar uw personeelsbestand te kijken. Natuurlijk, iedereen krijgt zijn of haar jaarlijkse beoordeling, een aai over de bol dan wel een fikse aansporing. Ik bedoel daar dan in dit verband de verhouding tussen vast en flexibel personeel mee. Ja, ik bedoel medewerkers die in de volksmond “uitzendkrachten” worden genoemd!

Uitzendarbeid heeft niet zo’n goede naam in Nederland. De associatie met laagwaardig werk, illegaliteit, uitbuiting en andere misstanden wordt snel gemaakt. Het overgrote deel van de totale uitzendarbeid (omzet in 2011 € 11,4 miljard en daarmee is de uitzendbranche de grootste werkgever van Nederland) gaat goed, waarbij alle regels netjes worden toegepast. Uiteraard komen de excessen in het nieuws welke voor een belangrijk deel dit beeld bepaalt.

Laagwaardig werk? 65% van de uitzendkrachten heeft een middelbare of hogere opleiding.
Uitbuiting? 70% van de mensen uit ww en bijstand die via een uitzendbureau een baan vinden wordt aansluitend werk aangeboden.

Kortom, u als werkgever hoeft zich hélemaal niet te schamen als u uitzendkrachten in zet. Zeker in deze onzekere tijden kan het zéér verstandig zijn om een flexibele schil rond uw vaste kern aan te houden. Naast het voordeel van flexibiliteit heeft dit ook als voordeel dat als u een medewerker uit de flexibele schil door wil schuiven naar de vaste kern u niet voor verrassingen komt te staan.

Dat wil zeggen, als u voor alle partijen goede afspraken hebt gemaakt met uw uitzendbureau. Dit is toch vaak wel lastig. Uw uitgangspunt bij deze afspraken zou kunnen zijn dat als u te scherp onderhandelt u geen goede mensen meer krijgt. Dit is een reële angst, als een uitzendbureau bij uw concurrent meer kan verdienen dan bij u dan is de kans groot dat de beste mensen dáár naar toe gaan. Uiteindelijk kunnen hier met behulp van een specialist goede (verifieerbare) afspraken over gemaakt worden.

1. Het hele proces begint met een grondige analyse van de wensen van de klant. Waar wordt uitzendarbeid voor gebruikt? Voor alle hieronder aangegeven punten zijn vaak andere “soorten” uitzendkrachten en andere afspraken met het uitzendbureau “nodig”.

- Flexibiliteit, „mee bewegen“ met pieken en dalen in de orderinstroom.
- Opvang van ziekte van medewerkers.
- Opvang van vakantie van medewerkers.
- Inhuur van bepaalde expertise.
- Tijdelijke klus.
- Procedure om een vaste medewerker te vinden, verlengde proeftijd.
- Beperking risico bij ziekte, arbeidsongeschiktheid.
- Een bedrijf wil geen mensen op de loonlijst.

Daarnaast zijn er veel zaken die de uiteindelijke prijs bepalen.

2. Het proces en de kwaliteit van dit proces. De onderneming weet prima wat er gedaan moet worden en hoe maar is zich er vaak niet van bewust hoe zich dit vertaalt in de eisen en wensen betreffende flexibele arbeid.

- Het soort werk (simpel, ingewikkeld).
- Organisatie van het werk.
- Kwantiteit van de uitzendkrachten.
- Kwaliteit van de uitzendkrachten.
- Inwerktijd.

3. Het uurtarief. Ook hier geldt weer dat er vaak te weinig kennis binnen de onderneming is om het beste resultaat (prijs/kwaliteit verhouding) te realiseren.

- Het soort werk (administratief of productie/technisch)
- Loon van de uitzendkracht.
- Marge uitzendbureau.
- Onregelmatig of overwerk.
- Inleentermijn.
- Mogelijkheid BTW te verrekenen.

4. Bij de berekening van de kostprijs van een vaste medewerker worden nog wel eens kosten “vergeten” of te laag ingeschat.
Het uurtarief is een optelsom van:

- Loon uitzendkracht.
- Werkgeverslasten.
- Reserveringen voor vakantiedagen en vakantiegeld.
- Marge uitzendbureau
- 21% BTW.

5. Uiteindelijk kan het tarief op verschillende manieren worden vastgesteld. De keuze wordt voor een belangrijk deel bepaald door de onder stap ? gevonden motivatie voor de inzet van flexibele arbeid. Dit is een proces met vele variabelen waar de Expense Reduction Analysts consultant uitstekend de weg in weet.

Uurtarief per persoon.

- Er is vaak geen contract tussen uitzendorganisatie en de inlener.
- Uurloon ligt niet vast, dit wordt door de uitzendorganisatie uit onderhandeld met de flexibele arbeidskracht.
- Wordt vaak gebruikt bij enkele plaatsingen.

6. Omrekenfactor (omrekenfactor x bruto uurloon = tarief (Excl. BTW)).

- Er is vaak een contract tussen uitzendorganisatie en inlener.
- Kan worden gebruikt bij “standaard” functies als bij “niet standaard” functies.
- Uitzendorganisatie is gebaat bij een zo hoog mogelijk salaris, wat dus uiteindelijk een hoog tarief geeft.
- Minder instroom van jonge (niet leeftijd volwassen) medewerkers.
- Vaak wordt de omrekenfactor verkeerd gebruikt waardoor de klant te veel betaald.

7. Toepassing van een éénheidstarief (één tarief voor elk persoon, ongeacht leeftijd).

- Er is vaak een contract tussen uitzendorganisatie en de inlener.
- Wordt vaak gebruikt in een productie omgeving, grote aantallen.
- De inlener bepaalt de hoogte van de salarissen.
- De uitzendorganisatie zal proberen zo veel mogelijk jonge mensen te sturen.
- Het is wijs (leeftijd) quota af te spreken.

Naast bovengenoemde variabelen is het van groot belang om met een uitzendbureau in zee te gaan die zorgt voor een correcte afdracht van loonbelasting en sociale premies. Als u zich bij de selectie van uw uitzendbureau te veel door de prijs hebt laten leiden en dit uitzendbureau blijkt na verloop van tijd niet de juiste afdrachten te hebben gedaan, dan zorgt de wet op de ketenaansprakelijkheid er voor dat belastingdienst en de bedrijfsvereniging deze premies alsnog op u verhaalt, met een boete van 100%. Hierdoor worden de lagere tarieven die u zo trots had bedongen in eens erg hoog!

Inmiddels gaan er in de politiek stemmen op om de verantwoordelijkheid van inleners nóg groter te maken waardoor de juiste keuze op het vlak van het personeelsbeleid aan belang alleen maar toeneemt.

Arjon Vink is partner bij Expense Reduction Analysts, wereldleider in kosten- en inkoopmanagement, waarbij de focus ligt op kostenbesparing voor door leveranciers optimale toegevoegde waarde te laten leveren. Hebt u nog vragen over dit artikel? Wilt u aanvullende informatie? Of vindt u het prettig dat ik geheel vrijblijvend met u meedenk? Neem gerust contact op. Ik help u graag!