In 5 stappen naar de optimale afsluiting.

Hoe brengt u de afsluitingscyclus van uw organisatie naar het volgende niveau?

Door EQili.

Als we LinkedIn, trendwatchers en andere media mogen geloven dan staat finance aan de vooravond van een digitale revolutie. Als alles waar is, nemen big data, RPA, AI en machine learning binnenkort uw finance functie over! De vraag is hoe realistisch die berichtgeving is en of u zich ernstige zorgen moet gaan maken over de rest van uw carrière.

De voedingsbodem voor een gedegen groeimodel bestaat uit een cultuur van "Continu leren, Continu verbeteren". De drive om verbetering structureel onderdeel te maken van de dagelijkse werkzaamheden is essentieel om te kunnen groeien naar het volgende niveau. Dat is makkelijk gezegd, maar de praktijk is weerbarstig. Veel organisaties hebben zoveel veranderingen doorgemaakt in het afgelopen decennium dat een zekere verandermoeheid is ingetreden, die in sommige gevallen ook goed valt te begrijpen.

Kleine stappen, geen grote sprongen

Wanneer grote ambities samengaan met grote daden maar de veranderkundige principes met voeten worden getreden, is het logisch dat er weerstand ontstaat. Veranderen is dan ook een principe van kort-cyclisch veranderen, met telkens opnieuw kleine stapjes die gezet worden. Zo wordt verandering een iteratief, continue proces.

Wanneer u als finance professional persoonlijk de behoefte of noodzaak ervaart om de kwaliteit van uw afsluitingsproces naar een hoger plan te tillen, kunt u aan de hand van het volgende  groeimodel een eerste inschatting maken van uw huidige stand van zaken. De eerstvolgende fase dient zich ondertussen aan, anders had u deze ambitie of noodzaak niet ervaren.

Op grond van vele ervaringen hebben wij een groeimodel in vijf niveaus voor de afsluitingscyclus ontwikkeld. Het is daarbij belangrijk om in te zien dat niveau 5 niet beter is dan niveau 1. Onderscheidend is de vraag of het niveau waarop uw afsluitingscyclus is georganiseerd aansluiting vindt bij de eisen die er vanuit de organisatie of de omgeving van belanghebbenden worden gesteld.

Niveau 1 - Ad-Hoc

Op het “Ad-Hoc” niveau is er sprake van enige vorm van periodeafsluiting, deze is echter niet beschreven of geformaliseerd. Afsluitingswerkzaamheden worden uitgevoerd op basis van de noodzaak op dat specifieke moment.

Daarbij kan het ook voorkomen dat er perioden zijn waarin geen afsluiting plaatsvindt. Bevindingen worden gedurende een afsluiting niet of minimaal gedocumenteerd en er wordt niet concreet gestuurd op een planning. Vaak zien we dat de jaarafsluiting op dit niveau niet als proces maar als project wordt georganiseerd.

Niveau 2- Beheerst

Als er ten opzichte van het Ad-Hoc niveau meer behoefte is ontstaan aan structuur en eenduidigheid, kan een stap gemaakt worden naar 'Beheerst' afsluiten. Dit begint bij het benoemen van de afsluitingswerkzaamheden die uitgevoerd moeten worden en de verantwoordelijke medewerkers daarover informeren. Vervolgens wordt het proces zo gestructureerd mogelijk uitgevoerd.

Ook is er enige mate van vastlegging van de voortgang. Er wordt echter niet of nauwelijks gestuurd op tijdigheid van de afsluiting omdat de aandacht uitgaat naar het beheerst uitvoeren van de werkzaamheden. Doorlooptijden van afsluitingsprocessen op dit niveau bedragen gemiddeld 10 tot 15 werkdagen. Soms meer. Op dit niveau van afsluiting komen wij veelvuldig "checklistjes in Excel" tegen en gedeelde mappen op servers waarin documenten al dan niet gestructureerd worden opgeslagen.

Nivea 3 - Centraal geregisseerd

Een beschreven en gestructureerd (beheerst) uitgevoerde periodeafsluiting is het fundament voor een centraal geregisseerde afsluitingscyclus. Daarbij wordt voor alle bedrijfsonderdelen vanuit één centrale blauwdruk gewerkt. Het begrip uniformiteit komt hierbij om de hoek kijken. Gestuurd wordt op de kwaliteit en tijdigheid van de afsluiting. Een goed review proces, waarbij issues tijdig worden benoemd en geadresseerd bij hoger management is daarbij van groot belang.

De inzet van tooling om het proces te formaliseren en te digitaliseren helpt daarbij. Tijdens de afsluitingsperiodes bij onze klanten fungeert EQili als het online middel om het afsluitingsproces aan te sturen, de voortgang in het proces real-time te kunnen monitoren, de kwaliteit van de uitgevoerde taken te kunnen reviewen en de uitkomsten van het afsluitingsproces te kunnen evalueren.

Nivea 4 - Geoptimaliseerd

Bij een geoptimaliseerd afsluitingsproces wordt er gewerkt vanuit een continue verbetercyclus. Uiteraard is een beheerst en centraal geregisseerd proces hiervoor de basis.

Hiermee is het mogelijk om in niveau 4 de kwaliteit van de set van afsluitingstaken te verbeteren en de doorlooptijd van de afsluiting te reduceren door middel van bijvoorbeeld een kritieke pad analyse en het oplossen van (veel voorkomende en terugkerende) bottlenecks en issues. Gebruik van data-analyse en goede dashboards is hierbij essentieel om (snel en eenvoudig) de juiste inzichten te geven. Het is onze observatie dat niveau 4 een niveau is wat in Nederland nog niet bij een groot aantal organisaties ten volle is bereikt en doorleefd.

Nivea 5 - Digital Revolution

Zoals we dit White paper begonnen is de toekomst die van RPA, machine learning en het reduceren van menselijke handelingen in processen door automatisering en robotisering. De vraag is echter: hoe dichtbij is die toekomst voor de meeste organisaties? Wij zijn van mening dat er in het huidige tijdsframe interessante ontwikkelingen plaatsvinden.

We spreken professionals die met behulp van RPA oplossingen voorop lopen en automatisering en robotisering tot nieuwe norm hebben benoemd. We horen ook andere verhalen: grote investeringen in robotisering en automatisering waarbij een lange terugverdientijd wordt geaccepteerd. Om vervolgens tot de conclusie te komen dat het huis niet op orde is. Of misschien zelfs de fundamenten niet.

Het volgende niveau

De vervolgvraag is: wat is de tijdshorizon, wat zijn de eerstvolgende logische stappen om te zetten? Waar zitten de witte vlekken in uw afsluitingsproces, de bottlenecks? Bent u al toe aan een kritisch pad analyse? Durf complexe materie weer terug te brengen tot eenvoud en samen met uw medewerkers en de rest van de organisatie de eerste stappen te zetten die op dat moment nodig zijn.

Geen grote veranderplannen, maar gewoon een eerste stap zetten. En van daaruit een volgende. Om zodoende gaandeweg dáár te komen waar u wilt zijn en ondertussen het proces van continu leren en verbeteren te borgen in het DNA van uw Finance-functie. Dan blijft de vraag hoe het dan verder moet met die digitale revolutie?

Wees gerust: er zal nog heel, héél veel water door de Maas stromen, voordat deze revolutie ten volle heeft plaatsgevonden en de huidige finance functie overbodig heeft gemaakt. Blijf daarom deze ontwikkelingen op de voet volgen, maar ga ook door op het pad van geleidelijkheid. Stap voor stap. Continu leren, continu verbeteren!