Hoe stel je een goede offerte op?

Zo maak je als boekhouder, onderneming of administratiekantoor een offerte die scoort.

Bij Offerte.nl zien ze dagelijks offertes voorbijkomen van boekhouders en accountants. Bedrijven die op zoek zijn naar een nieuw accountantskantoor vragen daar vrijblijvend offertes aan. Met een offerte die goed in elkaar zit is de kans 2 keer zo groot dat de aanvrager ook daadwerkelijk een klant wordt.

Om jou te helpen schreven we in samenwerking met Offerte.nl een gids om je te helpen de perfecte offerte op te kunnen stellen.

Wat is een offerte?
Een offerte is een uitgebreide prijsopgave, waarin alle relevante informatie staat die betrekking heeft tot de deal die je wilt sluiten met een (potentiële) klant. In een offerte wordt de vraag van de klant beschreven en het aanbod dat de verkoper biedt. Er staat een planning in (optioneel) die het proces van de samenwerking goed laat verlopen, in deze planning staat een overzicht met alle (tijdgebonden) afspraken.

Naast de planning heb je een prijsopgave die alle kosten en opbrengsten in een overzicht weergeeft. De kosten en opbrengsten worden onderbouwd met redenen en een verklaring. Hoe komt het bedrijf tot deze kosten? Wat is de winst die ik kan behalen? Dekken de opbrengsten mijn kosten? Allemaal vragen die gesteld worden bij het opstellen van een offerte. Daarom moeten erin een offerte ook duidelijke voorwaarden vermeld staan. Hier dienen beide partijen zich aan te houden als de offerte ondertekend is.

Structuur van een offerte
Een offerte kan redelijk veel informatie bevatten en daarom is de structuur van een offerte super belangrijk. Een goede structuur creëert overzicht en zorgt voor een professionele uitstraling in je offerte. Dit is cruciaal want hierdoor kan de lezer zich goed navigeren en in het geval van onduidelijkheid of twijfel de desbetreffende informatie gemakkelijk teruglezen. Juist bij het lezen van een offerte is dit superbelangrijk.

De lezer is hoogstwaarschijnlijk jouw product of dienst aan het overwegen of jouw offerte aan het vergelijken met een offerte van een andere partij. Een goede structuur schept duidelijkheid en hierdoor weet de lezer wat er verwacht wordt en wat de voorwaarden zijn. Hieronder staat een stappenplan beschreven, die je helpt bij het maken van een goede offerte.

Stappenplan bij het opstellen van een goede offerte
Er zijn een aantal basisregels en punten waaraan voldaan moet worden bij het opstellen van een offerte. Om het je wat makkelijker te maken hebben we een stappenplan gemaakt met deze regels en punten:

1. Bedrijfsgegevens
Wanneer je een offerte schrijft begin je vaak eerst met de gegevens van je bedrijf, vaak begin je als eerst met de NAW/adresgegevens. Daarna stel je de gegevens op zoals je KVK-nummer, bankrekeningnummer en btw-nummer. Maak deze kloppend, dit geeft een goede eerste indruk en komt professioneel en netjes over.

2. De gegevens van de klant
Nu je de gegevens van je bedrijf hebt opgesteld in de offerte, moet je ook de juiste gegevens van de klant in de offerte opstellen. Doe dit wederom zorgvuldig en netjes.

3. De datum van de offerte en een offertenummer
Nadat je gegevens van beide partijen hebt beschreven, moet de correcte datum, offertenummer en geldigheid van de offerte worden beschreven. Vermeld als eerst de datum wanneer de offerte is opgemaakt. Daarna volgt het offertenummer, dit nummer maakt jouw offerte uniek en is belangrijk bij het opstellen en bijhouden van de administratie.

Onder het offertenummer vermeld je de geldigheidsduur van de offerte, dit is de periode vanaf wanneer de offerte is opgesteld tot hij niet meer geldig is. Je kunt eventueel ook nog een referentiecode vermelden, hiermee kun je eenvoudig en snel de offerte opzoeken en doorcommuniceren naar de klant.

4. Aanhef
Bij het opstellen van een offerte wil je altijd professioneel en netjes overkomen. Daarom is het schrijven van een aanhef super belangrijk. Schrijf de aanhef op een formele wijze en creëer een goede eerste indruk die onmisbaar is.

5. Aanbod
Wat ga je doen of leveren? Bij het aanbod is het belangrijk dat je een goede omschrijving geeft van wat je wilt aanbieden/verkopen aan de klant. Beschrijf de waarde van je product of dienst en wat de toegevoegde waarde is voor de klant. Een heldere beschrijving maakt het voor je klant eenvoudiger te begrijpen wat je precies aanbiedt. Ook kan de klant in één oogopslag zien of het aanbod aansluit op zijn/haar vraag.

6. De prijs, opbrengsten en kosten
Werk je op basis van een uur- of projectprijs? Heb je een bedrag of prijs afgesproken? Geef dit duidelijk aan op je offerte. Verkeerde of onduidelijke prijsafspraken zijn een doorn in het oog voor klanten. Dit geldt ook voor het vermelden van de btw: wees duidelijk of het inclusief of exclusief btw is. Ondernemers zijn het gewend dat prijzen vaak exclusief BTW zijn maar consumenten niet.

7. Algemene voorwaarden
Een offerte is een formeel document, waarin afspraken staan die je met de klant maakt. Voeg de algemene voorwaarden hier aan toe, de klant weet dan wat hij moet verwachten. Hierin staan de afspraken nog een keer goed en uitgebreid uitgelegd. De algemene voorwaarden kun je ook met een link aan de bijlage toevoegen.

8. Een goede afsluiting
In deze stap creëer je het beeld van het gewenste resultaat tussen beide partijen. Vraag en aanbod sluiten op elkaar aan en beide partijen zijn tevreden. Sluit je je offerte af met een sterke alinea, waarin je concludeert dat het gewenste resultaat is behaald. Het helpt ook om je klant te bedanken voor de samenwerking en te bedanken voor de tijd en moeite die de klant erin gestoken heeft.

9. Een mooie opmaak
Beschik je over een huisstijl, thema en/of logo? Maak hier gebruik van om je offerte meer herkenbaarheid te geven, het oog wilt ook wat. Dit staat een stuk mooier dan een simpel stukje tekst in b.v. een word document

Voorbeeld van een offerte
Op zoek naar een uitgebreid offerte voorbeeld? Zoek niet verder! Offerte.nl heeft een offerte voorbeeld in Word gemaakt. Klik op de onderstaande links om het voorbeeld te bekijken. Om deze aan te passen kan je deze downloaden. Vervolgens kun je deze zelf helemaal personaliseren zodat deze goed past bij jouw bedrijf.

Download hier het offerte voorbeeld.

Klik rechtsboven op "bestand" en selecteer vervolgens "kopie maken".
Vanaf hier kan je het document direct aanpassen naar je eigen gegevens en wensen.

Jouw accountantskantoor laten groeien?
Ben jij boekhouder of run je een eigen administratiekantoor? Offerte.nl levert handmatig gekwalificeerde leads van bedrijven die op zoek zijn naar accountant offertes