Hoe selecteer je een goede (cash management) huisbank

Het selecteren van een (nieuwe) huisbank doe je niet over één nacht ijs. Welke procedure moet je volgen? Wat zijn de doelstellingen? Waar moet je op letten?

Bij het selecteren van een huisbankier voor cash management zaken moet een bedrijf eerst de vereisten en criteria definieren die van belang zijn voor een juiste oplossing van het vraagstuk. Deze defenities moeten volgens in een door het bedrijf opgestelde prioriteitenlijst worden vastgesteld. Dit is van belang om straks in het proces van de banken selectie de eventuele projectleider de mogelijkheid te geven om de voorgestelde oplossing van de zijde van een bank ook daadwerkelijk te toetsen aan de prioriteitenlijst en niet anders om. Vervolgens komt de keuze van de bank. Vele bedrijven bereiden een verzoek tot offerte voor (Request For Proposal). Hierin stellen zij hun eisen en criteria samen met soms enige aanvullende gegevens. Dit geeft de banken de gelegenheid om zich goed te kunnen focussen op hun voorgestelde oplossingen (zie hieronder het "Proces van de Offerte"). De reacties van de banken moeten uitvoerig worden bestudeerd en worden geanalyseerd, en hun serviceniveau dient te worden vergeleken alvorens bezoeken worden gehouden om vragen te stellen over zaken die voor het bedrijf belangrijk zijn. Cash Management: Sinds de laatste paar jaar, is cash management aanzienlijk veranderd en hebben bedrijven nieuwe eisen, enkele hiervan zijn: - nieuwe producten om betere controle op hun inkomende- en uitgaande geldstromen te kunnen uitoefenen; - het terugbrengen van hun bankkosten; - nieuwe cash managementinstrumenten en services van hun banken; - kosten efficiency bij het uitvoeren van betalingen; - meer efficiency in de ontvangen van gelden en - de reorganisatie van treasury en cash management met een tendens naar het centraliseren van functies in "Payment Factory" en "Shared Service Centres". Lokale Banken versus Internationale Banken: Lokale of regionale banken ondervinden vaak moeilijkheden om aan de internationale cash management eisen van bedrijven te voldoen. De behoefte aan een echt internationale bank is daardoor één van de eisen waardoor bedrijven snel bereid zijn om, tegen de heersende tendens in, voor een internationale bank kiezen en eigenlijk hierdoor het aantal bankrelaties onnodig verhoogt. Bij het selecteren van een juiste bankpartner op het gebied van cash management is het altijd de moeite waard zeer nauwkeurig naar het serviceniveau van de bank te kijken, ongeacht de grootte van de bank. Terwijl het onwaarschijnlijk is dat een regionale bank aan de service-eisen van een wereldwijde multinationaal zal kunnen voldoen, zie je steeds vaker, mede door de totstandkoming van allianties en geavanceerdere betalingssystemen, dat de regionale bank een wezenlijke verbetering laat zien van hun internationale capaciteiten. Bovendien heeft de nieuwe technologie de behoefte aan een aanwezigheid in het land verminderd. Dientengevolge, zullen de bedrijven van gemiddelde grootte, die niet het zelfde internationale niveau verlangen als hun wereldwijde tegenhangers, steeds vaker ervaren dat een reeds lang gevestigde regionale bank hen een betere prijs-kwaliteitverhouding kan aanbieden dan menig internationale bank. Bij het selecteren van een regionale of een internationale cash managementbank, is het vaak wenselijk om een frisse/nieuwe benadering te kiezen. Dit omvat het in beeld brengen van hoe de cash managementstructuur van het bedrijf er uit zou moeten zien. Zoals het herzien van een zeer efficiënte rekeningsstructuur. Op basis hiervan wordt een bank geselecteerd en niet op basis van zaken zoals die momenteel geregeld zijn. De nieuwe technologie, en de tendens van bedrijven om hun bankrelatie te rationaliseren en de eerder genoemde nieuwe vereisten, hebben de belangrijkste banken ertoe gedwongen om hun service op gebied van cash management aan te passen en te verfijnen. De gemiddelde klanteneisen hebben hoofdzakelijk betrekking op de faciliteiten en de hulpmiddelen die door een treasurer worden gebruikt, zoals: - binnenlandse en internationale cash pools, zowel zero-balancing als notional pooling, om het beheer van gelden te optimaliseren en om voor lagere bankkosten hun debetpositie te kunnen compenseren met een creditpositie en - Electronic Banking om wereldwijde rekeningrapportage van de diverse banken te consolideren en om treasury-transactie te kunnen verrichten. De Criteria voor de selectie De praktijk, alsmede diverse studies bevestigen dat bedrijven de volgende criteria het belangrijkst vinden bij het selecteren van hun bankpartners voor hun cash management zaken: - een goed Electronic Banking-systeem; - concurrerende tarifering; - internationaal vertakt netwerk; - een op lange termijn gebaseerde relatie met een bank; - goede elektronische beveiliging en - "cross-border" cash pooling en/of concentratie. Samenvattend zoeken de bedrijven cash management bankpartners die veilig en foutloos elektronisch bankieren kunnen aanbieden en geografisch bereikbaar zijn tegen concurrerende tarifering, met een voorkeur voor een serieuze verhouding op lange termijn. Naast het streven naar elk van deze eigenschappen, zou het vanzelfsprekend moeten zijn dat de geselecteerde banken een goede kredietstandaard hebben. Het Proces van de Offerte: Het is vaak het beste om een formele aanpak te volgen bij het selecteren van een bankpartner door een offertedocument (Request For Proposal) te vervaardigen. Dit moet een vrij gedetailleerd document zijn waarin alle vereisten en criteria uiteengezet worden. Over het algemeen, geeft een goed voorbereid offertedocument een goede overdacht en een gemakkelijk te begrijpen reactie van de banken. Het offertedocument of RFP wordt ontworpen voor de volgende doeleinden: - om een unieke reeks van eisen aan de bank mee te delen, zoals: • bestaande regelingen; • wat wordt geprobeerd te bereiken; • aantallen transacties en omzetten; • vereiste serviceniveau; • de behoeften aan de elektronische producten en • speciale faciliteiten, zoals contante stortingen en opnames of Cut-Off tijden; - om de banken uit te nodigen om op een vast omschreven manier (dit maakt de analyse en vergelijking tussen banken aanzienlijk eenvoudiger dan wanner de banken op hun eigen manier kunnen reageren) te antwoorden en - om de ware kosten van alle producten en diensten (met inbegrip van die die vaak niet gemeld worden) te ontdekken. Beoordeling van de Reacties van de Banken: Dit is een moeilijke taak. Het selecteren van de laagste tarifering is niet noodzakelijk de beste oplossing. In sommige gevallen, werkt het uiteindelijk beter om een beetje meer te betalen. Men moet zich ervan bewust zijn dat de daadwerkelijke kwaliteit van de service van groot belang is. Het service- en productenaanbod van de banken moeten worden gerangschikt en worden vergeleken; dit is onder andere afhankelijk van het volgende: - het serviceniveau; - strategische investering in de producten; - bekendheid van het product; - veilige Electronic banking capaciteiten; - de capaciteit om andere bankdiensten te leveren en - referenties. Bedrijven moeten niet altijd de laagste offerte accepteren. Één van de dingen die met de tarifering in gedachten moet worden gehouden, in het bijzonder als je afscheid wil nemen van een andere bank, zijn de kosten die gemoeid gaan met deze transitie. Uiteindelijk, hebben de offrerende banken alleen nog maar hun openingsaanbiedingen, in termen van de service en producten, gedaan. Alles is onderhandelbaar, in het bijzonder in internationaal cash management. Op basis van de vereisten en criteria, alsmede de offertes van de banken moet er uiteindelijk een "shortlist" van bijv. twee banken worden opgesteld. Met deze banken moeten onderhandelingen worden gevoerd om de definitieve selectie te maken. Zodra de bankpartner is gekozen is het raadzaam om na 6 of 12 maanden de structuur, tarifering en het geboden serviceniveau kritisch te bekijken en waar mogelijk te verfijnen. Banken hebben snel de neiging om in de onderhandelingsfase meer te beloven dan dat ze uiteindelijk kunnen bieden. De huisbank: Het bedrijf moet actiever zijn dan ooit in het onderhouden van hun relatie met hun bankiers. Dit om ervoor te zorgen dat zij zowel de beste mogelijke service als de beste mogelijke prijs voor de producten krijgen. Op dezelfde manier moeten de bankiers ervoor zorgen dat zij zorgvuldig blijven in hun cliëntencontacten en zich niet laten lijden door interne fusies, implementaties of reorganisaties waardoor het klantenbeheer wordt afgeleid. Zoals in iedere relatie tussen partijen, moet er te allen tijde een basis van vertrouwen zijn. Er moet bereidheid en capaciteit zijn om geschillen op te lossen, daar de bank en het bedrijf het niet altijd eens zullen zijn over adviezen, of dat er een belangenconflict kan ontstaan.