Hoe bevrijden we ons van bureaucratie en control?

Bureaucratie en control wordt veelal verwijtend gebruikt, wanneer er naar de mening van de business te veel regels of procedures zijn of men te onpersoonlijk behandeld wordt. De business ervaart bureaucratie en control als een overdreven papiermolen en krijgt het gevoel van het kastje naar de muur gestuurd te worden. De Paarse Krokodil staat hier symbool voor.

Je kunt stellen dat de control-organisatie ook een onderdeel van de bureaucratie is en dat er naar mening van de business ook te veel regels, procedures en planning en control cycli zijn.  

Veel mensen vanuit ‘de business’ klagen over ‘control’. Zij worden iebelig van allerlei formulieren, formats, invulvakjes en planningen met aanleverdeadlines. Zij worden gek van normen, regels en procedures die hen dwingen om een groot deel van hun tijd te besteden aan ‘control’ en ‘administratie’. Verloren tijd, waardoor de business snel geneigd is om te zeggen: weg met die control.

Aan de andere kant hoort control en administratie er bij. Die basis moet gewoon op orde zijn. Klaar. Het is voor iedereen prettig om met behulp van harde, meetbare administratieve gegevens businesszaken voortdurend te kunnen ondersteunen en verbeteren in relatie met de beschikbare middelen.

Hoe voorkom je een benauwende control en houd je toch de kwaliteit en de voortgang van de business goed in de gaten? Het begint bij het herdefiniëren van control met het onderscheiden van drie soorten control;

1. Control uit wantrouwen
Veel control komt voort uit wantrouwen en onzekerheid. Dat is niet altijd fout. Denk aan onder meer aan Enron, Volkswagen, FIFA en veel andere voorbeelden van omkoping, bedrog en politieke spelletjes. 

De kunst is om een gezond evenwicht te vinden tussen control en vertrouwen. Dat doe je door echt grote risico’s te beschrijven, te begrijpen en te beheersen. Daarbij is het ook een risico dat je de business verstikt en zo de continuïteit van het bedrijf op het spel zet.

"Als je teveel vertrouwt, kun je bedrogen worden, maar als je niet genoeg vertrouwt, is het leven een kwelling." Lees er alles over in mijn e-book ‘van controle naar vertrouwen’

2. Control als onkruid
In allerlei sectoren (oa. zorg en onderwijs) neemt het aantal regels en procedures toe zonder dat iemand dit wil en zonder dat het echt iets oplevert. 

Allerlei verschillende partijen en (staf)afdelingen vragen diverse gegevens op verschillende manieren op. Wie hier iets aan wil doen, moet de bureaucratie en control met zijn eigen middelen bestrijden en werk maken van standaardisatie. Eenmalig standaard opvragen en meervoudig en ‘open source’ gebruiken.

Daarbij helpt ook de waarom vraag. Waarom zijn gegevens nodig? Wat wordt er mee gedaan? Ga in gesprek over de ‘control’-regel en denk na over het waarom er van.

3. Control vanuit de bedoeling
De bedoeling achter bureaucratie en control is bescherming tegen schadelijke willekeur. Denk aan duidelijke regels voor de toepassing van geweld door de politie. Of denk aan registraties die aantonen dat de ene medische behandeling effectiever is dan de andere. Dat het ene medicijn tegen kanker niet werkt, het andere ook niet, maar de combinatie van die twee wel. Hier dient bureaucratie en control belangrijke doelen qua zin- en betekenisgeving (de bedoeling).

Herdefiniëring van Control
Iedereen moet snappen waarom er bureaucratie en control is en waarom er gegevens worden bijgehouden en wat er mee gedaan wordt. Bedenk bij de herdefiniëring van control dat hoe duidelijker en logischer de link  tussen control en de bedoeling van het werk is hoe minder irritatie en hoe meer vreugde er tussen business en finance is. 

Het gaat bij de herdefiniëring om risicoanalyse, geneigdheid tot (slim)vertrouwen, standaardisatie en denken vanuit de bedoeling. Dat klinkt minder sexy dan ‘weg met die control’. Maar van een beetje nuance in deze tijd wordt niemand minder.

Deze blog is geschreven door  Oscar van Voskuilen en is mede geïnspireerd door Ben Tiggelaar en zijn column in NRC Handelsblad ‘Hoe bevrijden we ons van bureaucratie?” Oscar is interim business connector  (zzp) met PPenP, Passie, Plezier en Professionaliteit. PPenP zorgt voor verbinding tussen Business en Finance en helpt organisaties verder met de (door)ontwikkeling of herdefiniëring van hun Business Control. Zie verder mijn persoonlijke blog website www.PPenP.nl voor meer blogs en informatie. Als je je inschrijft op de maandelijkse nieuwsbrief ontvang je gratis mijn E-books ‘Vreugde’ en ‘Herdefiniëring van control”. Een verzameling van bijna al mijn blogs voor FM.nl.