Kijk verder dan de eigen afdeling.

Auteur: Yvonne Jans

Vooruitkijken wordt gemakkelijker wanneer je direct inzicht hebt in je uitgaven. En welke CFO wil dit nu niet? Toch worden wij vaak in eerste instantie benaderd voor het automatiseren van de accounts payable afdeling. Niet zo gek, omdat hier veel uren verspild worden aan handmatige handelingen die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden. Maar wat vaak over het hoofd wordt gezien is dat ook buiten de crediteuren administratie veel verborgen tijd wordt besteed aan het AP proces.

Denk aan al die collega’s die uren spenderen aan het goedkeuren van kostenfacturen: de regiodirecteuren, de managers, de marketing die nog even moeten checken hoe het ook al weer zat met die declaratie van die ene freelancer. Het zijn deze ‘vergeten’ uren die vaak goed betaald worden en daarom zeker niet vergeten moeten worden. Ook de finance afdeling spendeert soms dagen om uit te zoeken welke entiteiten binnen de organisatie hun goedkeuring moeten geven voor een bepaalde factuur. Zonde? Ja, zeker omdat het onnodig is. Maar automatisering van je administratieve processen biedt nog meer voordelen.

CFO in control
Inzicht in je uitgaven, of het nu gaat om werkuren of om inkoop - is uiteindelijk ook relevant voor de CFO die niet alleen wordt gedreven door inzicht in cash flow, maar ook verantwoordelijk is voor compliancy en audit trails. Als ik spreek met CFO’s, hoor ik vaak dat het best een grote uitdaging is om systemen op een goede manier met elkaar te integreren, zeker bij bedrijven met vestigingen in verschillende landen, met verschillende systemen en soorten regelgeving. Maar daar valt dus iets aan te doen.
Door je inkoop en account payable processen te automatiseren, win je als CFO niet alleen aan control, je hebt ook meer zicht op je inkoop. Waar kunnen we snijden in de kosten? Ook geeft automatisering meer zicht op de bottlenecks in je processen. Als je ziet dat er 300.000 euro vast zit in je factuurstroom, dan kun je daar rekening mee houden in je eigen inkoop beslissingen. Bijkomend voordeel voor CFO’s is dat werken met 1 centraal AP systeem het vaak ook duidelijk maakt dat je meer cash tot je beschikking hebt. Kortom, het automatiseren van je administratieve systemen heeft allerlei side-effects waar je als CFO echt baat bij hebt.

Breder kijken, dichter op je business
Daarom juichen wij de ontwikkeling toe dat steeds meer finance professionals hun rol steeds strategischer inrichten, dicht op de processen en dichtbij de business – en echt meedenken met verschillende afdelingen binnen de organisaties. We zien dus ook veel vaker dat we om tafel worden gevraagd door CFO’s die breder kijken dan alleen hun eigen finance organisatie – een ontwikkeling waar het hele bedrijf baat bij heeft.

Kijk hier hoe je dit voor elkaar krijgt. Medius helpt je hier graag bij.