Het vernieuwen van incassomandaten brengt vijf kansen met zich mee

De overgang naar de Single European Payments Area (SEPA) op 1 februari levert veel financieel managers nogal wat hoofdbrekens op. Ga maar na: systemen en betalingsprocessen moeten binnen een paar maanden worden aangepast. Bovendien is het belangrijk om van tevoren uitgebreid te testen, om er zeker van te zijn dat het inkomende en uitgaande betalingsverkeer na 1 februari gewoon door kan gaan.


Eén van de vragen waar veel financieel managers nog mee zitten, is of het nodig is om incassomandaten te vernieuwen. Het lijkt er vooralsnog op dat een deel van de Nederlandse bedrijven ervoor kiest om geen energie te steken in het vernieuwen van mandaten, omdat de verwachting is dat hier niet heel streng op gecontroleerd zal worden. Dit kan betekenen dat uw organisatie niet meer compliant is. Dat kan grote risico's met zich meebrengen op het gebied van werkkapitaal; wat als uw klanten opeens een 'cash-mob' uitvoeren en massaal (correct) gaan storneren?

Afbreukrisico
De reden waarom bedrijven het werven van correcte mandaten (of het converteren van oude mandaten)  laten liggen, laat zich raden. In de eerste plaats is er veel tijd en energie nodig om alle eigen systemen en processen aan te passen aan de nieuwe betaalstandaard. Daarnaast vrezen sommige organisaties voor een afbreukrisico; als een klant opnieuw een doorlopende machtiging moet tekenen, bestaat de kans dat deze besluit om de relatie te beëindigen.

Wat veel financiële afdelingen zich echter niet beseffen, is dat het vernieuwen van mandaten juist kansen met zich meebrengt:

1. Het afbreukrisico kan laag gehouden worden, door het klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken om een incasso opnieuw te tekenen. Dit kan door zoveel mogelijk informatie vooraf in te vullen, om zo de drempel voor retourzending zo laag mogelijk te maken.

2. Ook de tone of voice maakt een wereld van verschil. De ene klant is de andere niet. De gevoeligheid voor bepaalde prikkels kan enorm variëren. Door gebruik te maken van segmentatie en het testen met verschillende uitingen per groep, kan de klanttevredenheid worden verhoogd.

3. Het communiceren over machtigingen is een nieuw contactmoment, waarop je bijvoorbeeld vrij eenvoudig e-mailadressen en contactvoorkeuren van je klantenbestand kunt werven. Deze e-mailadressen stellen je in staat om in de toekomst digitaal met de klanten te communiceren. Hiermee kan een verlaging van kosten en zelfs een verhoging van de klanttevredenheid worden gerealiseerd.

4. Mandaatvernieuwing is een legitiem extra contactmoment om cross- en upsell-mogelijkheden te kunnen realiseren. Een mooi moment om dat nieuwe product of een extra voordeel aan de man te brengen!
 
5. Het selecteren van klanten ten behoeve van mandaatvernieuwing kan een goed moment zijn om de kwaliteit van de financiële- en klantdatabase(s) weer eens op orde te brengen. Zijn de klanten nog wel klant en kloppen hun adresgegevens nog?

Kortom: het vernieuwen van incassomandaten is niet noodzakelijkerwijs een risico, maar biedt juist verschillende kansen. Vooral als de samenwerking wordt aangegaan met de marketing- en communicatiedisclipline.

De kosten voor vernieuwing kunnen worden geminimaliseerd of zelfs snel worden omgezet in een positieve business case. Het afbreukrisico van het ontbreken van mandaten is verdwenen en kan worden omgezet in kansen.

Koen Balm is Managing Consultant bij PostNL