Het opzetten van een Management Informatie Systeem

Managementinformatiesystemen (MIS) bestaan al een tijdje. Toch heeft nog lang niet iedere organisatie zo'n systeem. Daarvoor zijn twee redenen aan te wijzen. De eerste is het feit dat de meeste managers weinig affiniteit hebben met informatietechnologie. De tweede is dat handige spreadsheetje, waarmee de manager al een heel eind komt. Toch rukken de managementinformatiesystemen op. Dit artikel geeft een schema voor de bouw van zo'n systeem en laat zien wat de rol van de controller daarbij kan zijn. Iedere manager heeft informatie nodig om zijn taken zo goed mogelijk uit te voeren. Het idee van een geautomatiseerd systeem waaruit hij op een gemakkelijke manier die informatie kan halen die hij nodig heeft, ligt dan voor de hand. De eerste bruikbare anagementinformatiesystemen werden gebouwd in de vroege jaren negentig van de vorige eeuw.

CONCURRENTIE VAN HET SPREADSHEET
Tien jaar later zijn managementinformatiesystemen nog steeds relatief zeldzaam. Traditioneel hebben managers nu eenmaal weinig affiniteit met computers en informatietechnologie. Er is echter toepassing waar ze prima mee overweg kunnen. Dat is Excel.

Nu is Excel natuurlijk best een handig programma. Het leent zich zelfs voor behoorlijk complexe toepassingen. In de praktijk wordt het echter alleen gebruikt voor snelle berekeningen en ad-hocanalyses. Bovendien draagt ieder spreadsheet het persoonlijke stempel van de maker. Voor een ander is meestal niet direct duidelijk wat het Excelbestand nu precies doet. Een derde nadeel is dat een geautomatiseerde koppeling met bijvoorbeeld de financi? administratie moeilijk te leggen is. Gebruik van Excel gaat vaak gepaard met overtypen van gegevens. Met de kans op fouten.

Excelleer met Excel

Als financieel manager of accountant krijg je steeds meer gegevens te verwerken. Excel biedt uitmuntende mogelijkheden om in korte tijd relevante analyses te maken, een brij aan gegevens te ordenen en sluitende rapportages aan te leveren (inclusief 2 E-learning modules). 

Bekijk het programma


VOORDELEN VAN EEN MIS
Een professioneel managementinformatiesysteem heeft alles wat een Excel-spreadsheet niet heeft. Het is voor iedereen inzichtelijk en het wordt gevoed uit de andere informatiesystemen binnen de organisatie. Bovendien is er aanzienlijk meer informatie uit te halen, ook niet-financiele.

####

STAPPENPLAN
Het bouwproces van een informatiesysteem wordt meestal in fasen of stappen opgedeeld. Zo houdt men het proces overzichtelijk en beheersbaar. Een managementinformatiesysteem is geen uitzondering. De stappen bij de bouw van een MIS zijn: Strategisch plan. Wat zijn de doelstellingen van de onderneming? Die doelstellingen moeten in elk geval terug te vinden zijn in het MIS.

Budget. Het budget van de organisatie hangt nauw samen met het strategisch plan. Het hoort draagvlak te hebben binnen de organisatie en de manager moet het kunnen beinvloeden. Kritische succesfactoren. Op welke terreinen is de organisatie sterk? Dus welke informatie heeft het management het hardste nodig?
Performance-indicatoren. Welke kengetallen wil de organisatie permanent blijven volgen? Forecasting. Naast historische cijfers moet het MIS ook voorspellingen kunnen leveren. Voor welke voorspellingen kiezen we?
Financiele positie. Het is in elk geval noodzakelijk dat de gebruikers voortdurend zicht hebben op de liquiditeit en solvabiliteit van de organisatie.
Externe informatie. Niet alleen informatie over de eigen organisatie, ook informatie over concurrerende organisaties en ontwikkelingen in de markt hoort in het MIS thuis.
Snelheid van rapportages. Hoe snel moeten de cijfers beschikbaar zijn? Als men er bijvoorbeeld voor kiest dat de kwartaalcijfers een week na afsluiting van het kwartaal beschikbaar moeten zijn, stelt dat uiteraard wel eisen aan de informatiesystemen die het MIS moeten voeden.

TAAK VAN DE CONTROLLER
De controller is geen automatiseringsdeskundige. Hij is echter wel materiedeskundige. Hij kent de inhoud van de informatiesystemen die het MIS moeten gaan voeden. Hij weet welke informatie binnen welke tijd beschikbaar kan zijn. Hij is dus tijdens het hele bouwproces de onmisbare vraagbaak en adviseur voor zowel het management als de automatiseerders die het MIS opzetten. Wanneer het managementinformatiesysteem eenmaal draait, is hij verantwoordelijk voor de kwaliteit van in elk geval de financiele informatie die beschikbaar komt. En niet te vergeten voor de snelheid waarmee dat gebeurt.

Bron: Interim Times, kwartaal 4 2007, het relatiemagazine van Steens & Partners