Het besparingsalfabet - De 6 B's van Besparen, Bezuinigen, Budgetten en Bureaucratie

In deze artikelenreeks geeft kostenreductieconsultant Ids van der Meulen Bosma zijn mening weer waarom organisaties (veel) geld laten liggen.

6 B's van besparen, Bezuinigen, Budgetten  en Bureaucratie.

De “B” van besparen. Hierbij denk ik in de eerste plaats aan de 6 B's van besparen, die bij velen ongetwijfeld bekend zullen zijn:
- Bewust Stilstaan;
- Bestudeer uw cijfers;
- Betrouwbaarheid en Informatie;
- Bereidheid om te veranderen;
- Beweegredenen helder krijgen;
- Bewegen en Ondernemen.

In de praktijk loop ik het meest tegen de punten ‘Bereidheid’ en ‘Beweegredenen’ aan. In het onder “A” genoemde voorbeeld van het kopieerpapier is het heel vaak: Men weet wat men heeft, men weet wat men krijgt, maar men weet niet wat men mist. De bereidheid om te veranderen is niet zo heel erg groot.  Wat de beweegredenen zijn daar kom je in een kennismakingsgesprek ook niet altijd achter.

Bovendien wat men zegt en wat men bedoeld is niet altijd hetzelfde. Daar komt bij dat er veelal andere mensen bij betrokken zijn, die niet bij het gesprek aanwezig zijn. 

Bezuinigen is in mijn ogen iets anders dan Besparen. Bezuinigen werkt alleen op korte termijn, op lange termijn kost het meer geld. Bezuinigen gaat altijd ten koste van iets. Je levert in op comfort, uitstraling, luxe of is het niet meer dan het gewoon uitstellen van uitgaven. Je ruilt je Passat in voor een Polo. Je bent dan wel goedkoper uit, maar levert ook     veel in. Indien je je BMW inruilt voor een Mercedes Diesel, die weliswaar € 10.000,-- duurder is in aanschaf, en ook in verzekering en belasting duurder is, maar per kilometer of maand goedkoper is, dan ben je aan het besparen. Het schilderwerk uitstellen is ook een vorm van bezuinigen. Over drie jaar moet je immers nieuwe kozijnen hebben. Je bent wel aan het bezuinigen, niet aan het besparen. Immers die kozijnen zijn vele malen duurder dan het schilderwerk goed onderhouden. De verwarming op tijd lager zetten en de gordijnen dicht noem ik besparen, een graad lager stoken vind ik bezuinigen. Je levert immers in op comfort.

Conclusie: Er zullen altijd mensen blijven die het verschil tussen bezuinigen en besparen niet weten. Zo lang die er zijn valt er voor mij nog wel een boterham te verdienen. 
    
Daarnaast denk ik aan Budgetten. Bij veel organisaties is het zo dat wanneer ze maar binnen het budget blijven, ze menen het goed te doen. Ze hebben “Alles onder controle”. Niet voor niets heb ik een deel van mijn besparingsomnibus zo genoemd. Mijn grote vraag bij die budgetten is altijd: Hoe komen die budgetten tot stand? Overigens je moet eens weten hoe vaak ik bij mijn telefonische acquisitie heb gehoord: “Daar is geen budget voor”. Stel je eens voor: Geen budget voor kostenbesparingen. (Kom je wel een stap verder, dan is de reactie veelal dat ze “Alles onder controle hebben”). 

Bureaucratie in het bedrijfsleven moet je ook niet onderschatten. Met onze ERP-systemen vragen we daar misschien wel om, ook al om fraude te voorkomen. Bij de letter “A” heb ik het al gehad over de Europese Aanbesteding van kopieerpapier. Doe je daar aan mee, dan geef je in feite een blanco cheque af. Zij het dan dat de markt meestal beter zijn werk doet, dan dat je het zelf kunt. Je weet (nog) niet wie de winnaar is van de aanbesteding en ook niet wat de prijs wordt. Ook de hoeveelheid die je gaat afnemen staat nog niet vast. Dat laatste hoeft trouwens geen probleem te zijn, want je mag het vijfvoudige afnemen van de hoeveelheid waarvoor je je hebt vastgelegd. 

Stel je denkt tien pallets per jaar af te nemen. De organisator van de aanbesteding adviseert je mee toe doen voor acht pallets. Doe je voor de eerste keer mee, dan adviseer ik drie pallets. Twee pallets vind ik wat aan de lage kant, stel dat het er elf worden! Je legt je vandaag vast voor de aanbesteding welke volgende maand plaats vind. (De sluitingsdatum is altijd enkele weken voor afgaande aan de aanbesteding). Je dient dus nu ook in je systeem vast te leggen wie de leverancier is, wat de prijs is en de hoeveelheid waarvoor je je hebt verplicht. Maar die gegevens zijn nog niet bekend. Ik zeg dan: “Leg die gegevens dan pas volgende maand vast, als de aanbesteding heeft plaatsgevonden”. Dit is echter tegen de regels (van de bureaucratie). Dan zit er nog een addertje onder het gras. Je hebt je inderdaad voor drie pallets vastgelegd, na enkele maanden roep je de vierde pallet af. Dan zegt het systeem, kan niet, je hebt er maar drie besteld!         


Ids van der Meulen Bosma helpt als kostenreductieconsultant organisaties hun winst te verhogen door te besparen op de algemene kosten. Hij is de schrijver van de besparingsomnibus. Meer informatie tref je aan op meer-besparen.nl.