In veel organisaties wordt ten aanzien van de visie op business control gewerkt vanuit het zogenaamde systeem van 3 lijnen van verdediging (3 Lines of Defence ofwel 3LoD-model). Maar we moeten niet de illusie hebben dat alleen de beschrijving van het 3LoD-model als governance structuur (in de systeemwereld) zomaar ineens alles (in de leefwereld) regelt tussen finance en de business.

Om het 3LoD-model (in de leefwereld) tussen business en finance te doen slagen is veel meer nodig dan je misschien in eerste instantie zou denken. Het model past namelijk binnen het zgn. ‘van-buiten-naar-binnen-denken’ en gaat om een fundamenteel andere manier van (samen) werken en (samen) denken. 

Zie onderstaande figuur waarin ik de werking van het 3LoD-model nader omschrijf en een vergelijking maak met de klassieke 3 lijnen van de triaspolitica van meneer Montesquieu.

3LoD-model en ‘eigenaarschap’
Het thema ‘eigenaarschap’ is de kritische succesfactor binnen het 3LoD-model. De bedoeling achter het 3LoD-model is dat het als governance structuur moet ondersteunen bij het creëren van meer ‘eigenaarschap’ van de business.

Het gaat er om dat de business zich in de dagelijkse werk- en leef praktijk zich ook daadwerkelijk ‘eigenaar’ voelt van hun eigen business control, inclusief hun eigen budgetten. En zich ook als eigenaar daarvan gaat gedragen.

Finance & Control en andere stafafdelingen zijn in de praktijk geneigd om het eigenaarschap op allerlei plekken weg te halen van de plek waar het zou behoren te liggen. Onder de noemer van ‘ondersteuning bieden’ of ‘risicobeheer’ neemt de control-organisatie (on)bedoeld eigenaarschap over van de business. Daarmee zetten we een hele negatieve spiraal in werking, want wie onteigend wordt stopt met groeien, stopt met betekenisvol zijn en stopt dus met het nemen van initiatief en echte verantwoordelijkheid. Onteigenen doet afbreuk aan de zelfstandigheid en de prestaties van de business en stemt uiteindelijk niet overeen met de ware bedoeling en de ware zin- en betekenisgeving van de organisatie als geheel.

Je bent eigenaar als je het gevoel hebt dat je het kunt beïnvloeden. Eigenaarschap kun je verder niet opdringen. Je kunt iemand wel verantwoordelijkheid laten nemen, maar het opleggen van verantwoordelijkheid, in de governance systeemwereld van het 3LoD-model, zal nooit eenzelfde gevoel geven als echt eigenaarschap bezitten in de menselijke leefwereld.

Vanuit de psychologische theorie wordt als kern van eigenaarschap gesproken over een ‘iets’ wat ‘van mij’ of ‘van ons’ is. En als iets van mij of van ons is dan heeft dat grote invloed op houding, gedrag en motivatie. Eigenaarschap zie je als mensen zich ontfermen over een beoogd resultaat. Het is van hun, ze zijn er persoonlijk mee verbonden. Ze zijn betrokken. 

Als iedereen zich maximaal eigenaar voelt dan maak je optimaal gebruik van alle aanwezige potentiële denk- en doe-kracht. Het gevoel van eigenaarschap van de 1e lijn heeft hiermee grote invloed op de prestaties van de 1e lijn, want eigenaarschap draagt bij aan:

Gevoel van verantwoordelijkheid
Wanneer de business het gevoel heeft hun eigen doelen en budgetten te bezitten, dan voelt de business zich ook verantwoordelijk om zorg te dragen voor die doelen en budgetten. De business zal het zo nodig beschermen, verbeteren, controleren en in eigen handen houden. Dit werkt prestatie verhogend.

Gevoel van aanspreekbaar zijn
Wanneer de business het gevoel heeft hun eigen doelen en budgetten te bezitten, dan verwacht de business daar ook aanspreekbaar op te zijn. De business gaat er van uit dat anderen zien wat zij doen en verwachten dus impliciet dat anderen hen hier op kunnen aanspreken. Het gegeven dat de rol van de business zichtbaar is voor anderen heeft een versterkend en prestatie verhogend effect. 

Gevoel van eigenwaarde
Wanneer de business het gevoel heeft hun eigen doelen en budgetten te bezitten, dan draagt dit bij aan het gevoel van eigenwaarde. Het gevoel van eigenwaarde heeft te maken met het geloof in de eigen vaardigheden en competenties die voor de business nodig zijn om hun professionele rol succesvol te kunnen vervullen. De business heeft daarmee invloed op de aanpak en uitkomsten en het geeft de business beroepstrots. 

Gevoel van verbondenheid
Wanneer de business het gevoel heeft hun eigen doelen en budgetten te bezitten, dan voelt de business zich er ook mee verbonden. Het geeft grond onder je bestaan en de betekenis van het er mogen zijn.

3LoD-model en ‘de ware dialoog’ 
Eigenlijk gaat het bij het 3LoD-model ook om een stuk zelfsturing en zelfredzaamheid van de business. Het gaat ook om verschuivingen in werkzaamheden van finance naar de business. In het alleruiterste geval gaat het zelfs om de bereidheid van de control organisatie (finance) om zichzelf overbodig te maken ten gunste van ‘de bedoeling’ van de organisatie als geheel.

Als we het 3LoD-model en de herdefiniëring van control echt een succes willen laten zijn heb dan het lef om verder en dieper de leefwereld in te gaan. Maak het thema eigenaarschap bespreekbaar. Onderzoek samen met de business in een ware dialoog wanneer er sprake is van onteigenen of toe-eigenen.

Met een ware dialoog bedoel ik niet simpel een tweegesprek. Nee, zie het als iets wat helemaal niet zo simpel is. Zie het als een soort relatietherapie, waarbij er even evenwicht in het gesprek moet zijn. Zowel business als finance moeten in de ware dialoog evenwaardig aan bod komen en de kans krijgen om hun gevoelens ten aanzien van eigenaarschap naar voren te brengen. De ware dialoog is daarmee verrijkend, omdat men samen leert en samen goed naar elkaar luistert.  

Vreugde. Vreugde voor Iedereen.
Het 3LoD-model geeft ons in eerste instantie een korte systematische beschrijving van de puzzel die gelegd moet worden. Maar daarmee zijn we er nog lang niet. ‘Eigenaarschap’ en ‘de ware dialoog’, dat zijn voor de business en finance de belangrijkste uitdagingen om de waarde-en-control-puzzel met succes te leggen. Maar onthoud, dat als de puzzel eenmaal gelegd is er Vreugde, Vreugde voor Iedereen, is.  

Deze blog is geschreven door  Oscar van Voskuilen en is mede geïnspireerd door het boek ‘Verdraaide Organisaties’ van Wouter Hart.  
Oscar is interim business connector  (zzp) met PPenP, Passie, Plezier en Professionaliteit. PPenP zorgt voor verbinding tussen Business en Finance en helpt organisaties verder met de (door)ontwikkeling of herdefiniëring van hun Business Control. Zie verder mijn persoonlijke blogwebsite www.PPenP.nl voor meer blogs en informatie. Als je je inschrijft op de maandelijkse nieuwsbrief ontvang je gratis mijn E-book ‘herdefiniëring van control”. Een verzameling van bijna al mijn blogs voor FM.nl.