Hans van Elzakker, ROC Eindhoven: 'Kostenmanagement als visitekaartje'

'Deelnemerbeheer op hoger plan', zo heette de uitdaging van directeur financiën Hans van Elzakker van ROC Eindhoven. Doel van het project was het verhogen van de kwaliteit van de deelnemergegevens in de dossiers en in het deelnemerregistratiesysteem. 'Daarnaast is het de taak van de financiële functie om het management te adviseren over de financiële consequenties van beleidskeuzes. Het primaire onderwijsproces moet immers wel betaalbaar blijven.'

'De kerntaak van het ROC Eindhoven is het opleiden en kwalificeren van deelnemers. Om voor bekostiging door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) in aanmerking te komen, moet een ingeschreven deelnemer aan een groot aantal administratieve bekostigingsvoorwaarden voldoen', legt directeur financiën Hans van Elzakker uit.

Het Regionaal Opleidings Centrum (ROC) Eindhoven bestaat uit 23 scholen en wordt ondersteund door diensten op het gebied van onderwijsbeleid, huisvesting, financiën, personeelszaken, marketing & communicatie en ict.

De dienst financiën werkt als een soort Shared Service Centre voor alle afdelingen. De decentraal georganiseerde deelnemeradministraties vallen onder de verantwoordelijkheid van de verschillende schooldirecteuren.
Mede naar aanleiding van het onderzoek door de commissie Schutte, enkele jaren geleden, is onder leiding van Van Elzakker het meerjarig project 'Deelnemerbeheer op hoger plan' gestart.

Door onderzoek van de commissie kwamen onregelmatigheden in de bekostiging van instellingen in het middelbaar en hoger beroepsonderwijs aan het licht.

Doel van het project bij het ROC Eindhoven was het verhogen van de kwaliteit (volledigheid, juistheid en tijdigheid) van de deelnemergegevens in de dossiers en in het deelnemerregistratiesysteem.

'Enerzijds om de bekostiging zeker te stellen en anderzijds om betrouwbaardere stuur- en verantwoordingsinformatie te krijgen, bijvoorbeeld ter voorkoming van voortijdige schooluitval. Daarnaast diende de inning van cursusgelden en schoolbijdragen verbeterd te worden.'

Volgens de directeur financiën zijn er naar aanleiding van dit project vele successen geboekt. 'De procesbeschrijvingen zijn geactualiseerd, gestandaardiseerd en ontsloten via een webbased applicatie. De inning van deelnemergelden is, mede door de vervanging van acceptgiro's door eenmalige machtigingen tot automatische incasso, vervroegd en verbeterd.

De bekostigingscontrole door de accountant leverde nagenoeg geen correcties meer op en de herimplementatie van het deelnemerregistratiesysteem naar een webbased versie is zonder problemen verlopen. Bovendien is het 'ketendenken' binnen de ROC-organisatie verbeterd.'

Innovatie
Tijdens de uitvoering van het project moest Van Elzakker echter nog wel een aantal knopen doorhakken. 'Er is gedurende het project onder meer besloten tot het meer integraal verbeteren en inbedden van processen', legt hij uit. 'Alle deelprocessen in de leerloopbaan van de deelnemer worden van kop tot staart beschouwd, dus van werven tot en met de uitstroom en nazorg. Ook wordt er meer met elkaar samengewerkt via procesteams met vertegenwoordigers uit de scholen en diensten en is er meer aandacht voor communicatie, implementatie en omgaan met weerstand.'

Maar Van Elzakker heeft, sinds zijn aanstelling in april 2002, meer veranderingen doorgevoerd. Hoewel het bestuur tevreden was over de ontwikkeling van de dienst financiën, heeft vorig jaar een externe doorlichting plaatsgevonden door adviesbureau KPMG op de aspecten Management & Organisatie, Processen & procedures, ICT en Mens & Cultuur.

'Sinds mijn aantreden is de dienst financiën continue in beweging geweest. Dit uitte zich in een groot aantal veranderingen die onder meer betrekking hadden op de organisatiestructuur, uitbreiding van het takenpakket, het verbeteren van de kwaliteit van de managementrapportages en de administratieve scheiding tussen publiek- en privaatgefinancierde activiteiten binnen de organisatie. In de afgelopen jaren heeft het ROC flink wat veranderingen doorgemaakt'.

Van Elzakker doelt onder meer op de invoering van een projectbureau en interne auditfunctie, projectverantwoordelijkheid ROC-brede verbetering van de kwaliteit van de processen deelnemeradministratie en het verbeteren van de managementrapportages.

De directeur financiën is op dit moment de belangrijkste adviseur voor het College van Bestuur en het management van ROC Eindhoven voor wat betreft financieel-economische vraagstukken. 'Door het ontwikkelen van kennis en adviesvaardigheden door met name de teamleiders frontoffice moeten zij deze adviseurrol overnemen. Hun functie maakt een ontwikkeling door en verschuift van constateren naar adviseren.'

Daardoor kan Van Elzakker zijn managementstijl veranderen van sturing op inhoud naar processturing. De financiële functie bij de onderwijsinstelling ontwikkelt zich langs een aantal stadia; 'niet op orde', 'scorekeeper', 'financial controller', 'managementcontroller' en 'business controller'.

'Het ROC heeft zich de afgelopen jaren duidelijk ontwikkeld naar het begin van het niveau 'financial controller', gaat hij verder. 'Dit niveau is bereikt voor wat betreft de aspecten Management & Organisatie en ICT, maar om volledig op dit niveau te komen moet met name aandacht worden besteed aan de aspecten 'processen & procedures' en 'mens & cultuur'.'

De adviezen zijn als verbeterdoelen opgenomen in het jaarplan 2007. Onder meer door het opzetten van een beheerorganisatie voor de processen en het invoeren van competentieontwikkeling van medewerkers hoopt de directeur financiën deze doelen te bereiken.

Betaalbaar
Het College van Bestuur en het management van het ROC Eindhoven is tevreden over de kwaliteit van de huidige financiële managementrapportages, maar men verlangt meer en meer financiële analyses en adviezen ter ondersteuning van hun sturing en besluitvorming.

'Op dit moment worden de mbo-opleidingen herontworpen, waarbij alle bestaande en eindtermengerichte opleidingen worden vervangen door nieuwe competentiegerichte opleidingen (CGO). Ook de organisatie zal moeten veranderen van aanbodgericht naar meer vraaggericht, waardoor er steeds meer individuele maatwerktrajecten zullen komen.'

Welke kosten deze CGO's met zich meebrengen is nog onduidelijk. De controles op de naleving van de urennorm zijn door OCW echter al wel verscherpt. Bovendien loopt het middelbaar beroepsonderwijs het risico dat op termijn, net als voor de volwasseneneducatie, het verzorgen van dergelijke opleidingen niet langer is voorbehouden aan ROC's.

'Dit vraagt om meer inzicht in de kostenstructuur door de financiële functie en in de kostenbeïnvloedende factoren van het veranderende onderwijsproces. Het management moet worden gewezen op de financiële consequenties van beleidskeuzes. Het is de taak van de financiële functie om het management daarover te adviseren. Het primaire onderwijsproces moet immers wel betaalbaar blijven.'

Van Elzakker is van mening dat instellingen die met publiek geld gefinancierd worden, op een transparante wijze verantwoording moeten afleggen aan de stakeholders. Bijvoorbeeld via het bestuursverslag.

'In deze verantwoording moet echter de mate van realisatie van vooraf met de stakeholders afgesproken prestaties centraal staan en niet de wijze waarop die prestaties tot stand zijn gekomen.' De financieel directeur is geen voorstander van uitgebreid toezicht op naleving van de uitvoeringsregels, want 'dat leidt alleen maar tot onnodige bureaucratie waarvan het onderwijs echt niet beter wordt.

Er moet sprake zijn van vertrouwen in plaats van wantrouwen door de overheid. Door het leveren en verantwoorden van goede, meetbare prestaties kan een publieke instelling zich ook commercieel onderscheiden.'
Afgelopen voorjaar is de Dienst Financiën gestart met het project 'kostenmanagement'.

'Het doel van dit project is om, in samenwerking met scholen en de dienst onderwijs & deelnemerservice, een zo flexibel mogelijk ROC-breed kostprijsmodel te ontwikkelen, waarin de 'bouwstenen' van CGO-activiteiten worden gerelateerd aan kostprijzen, om vervolgens per opleiding de lasten te kunnen doorrekenen en te confronteren met de interne bekostiging.

Vanuit de traditie in het onderwijs is echter niet direct te verwachten dat hiervoor een sterke affiniteit of bereidheid bestaat', aldus Van Elzakker. 'Het is de uitdaging voor de financiële functie om hiervoor, met behulp van het model, een draagvlak te creëren. Kostenmanagement zal het visitekaartje moeten krijgen van 'nieuwe kansen' in plaats van meer bureaucratie en nog minder uren beschikbaar voor het onderwijs.'

ROC Eindhoven
Het Regionaal Opleiding Centrum Eindhoven bestaat uit 20 scholen voor middelbaar beroepsonderwijs. Deze branchegerichte scholen verzorgen meer dan 250 beroepsopleidingen in verschillende leerwegen en op verschillende niveaus. Ook maatwerk voor bedrijven behoort tot de mogelijkheden. Er is één school voor volwasseneneducatie. Deze school biedt basiseducatie (o.a. alfabetisering); Nederlands voor anderstaligen; vmbo-t, havo en vwo voor volwassenen; cursussen opvoedingsondersteuning en persoonlijke ontwikkeling; Eén school voor voortgezet onderwijs,
het Montessori College, verzorgt vmbo-t, havo en havo-plus (met een aantal beroepsgerichte vakken) op basis van de uitgangspunten van Maria Montessori. Ook is er een afzonderlijke afdeling voor jeugdige anderstaligen. De scholen worden ondersteund door diensten op het gebied van onderwijsbeleid, huisvesting, financiën, personeelszaken, marketing & communicatie en ict. 
Aantal medewerkers 1300 fte
Hoeveel fte in financiële functie 51 fte
Omzet EUR 116,6 miljoen (2006)
Belangrijkste issue Kostenmanagement
Financiële systemen Navision

Naam Hans van Elzakker
Leeftijd 45 jaar
Bedrijf Stichting ROC Eindehoven
Functie directeur financiën
Opleiding doctoraal bedrijfseconomie en postdoctoraal accountancy
Loopbaan 1987-1994 accountantskantoor PricewaterhouseCoopers; 1994-2002 Fontys Hogescholen; 2002-heden ROC Eindhoven
Hobby's voetbal, fitness, kamperen, stripboeken
 
Resultaten
- Verhogen kwaliteit van de deelnemergegevens en het registratiesysteem
- Betrouwbare stuur- en verantwoordingsinformatie
- Procesbeschrijvingen zijn geactualiseerd, gestandaardiseerd en ontsloten via webbased applicatie
- Inning deelnemersgelden is door vervanging acceptgiro's voor machtiging en automatisch incasso vervroegd en verbeterd
- Verbetering managementrapportages
- Meer inzicht in kostenstructuur en kostenbeïnvloedende factoren van het veranderende onderwijsproces