Hans Smit, Gemeente Alkmaar: 'De gemeente is heel dynamisch'

De financiële processen bij de gemeente Alkmaar zijn al voor een groot deel gedigitaliseerd. Hans Smit, hoofd Financiën: 'Dat maakt het werk gemakkelijker, waardoor we meer na kunnen denken over sturing van de organisatie en aandacht kunnen besteden aan managementrapportages. Kijkend naar de toekomst wil de burger steeds meer zelf kunnen raadplegen. Wij werken nu aan de faciliteiten daarvoor.'

Wat doen jullie precies?
'De hoofdmoot bestaat uit Planning en Control. Wij stellen de voorjaarsnota op, die hier perspectiefnota wordt genoemd, we maken de begroting, tussentijdse bestuurlijke en managementrapportages en zorgen dat er een jaarrekening wordt opgesteld. Daarbij proberen we de kwaliteit zodanig te ontwikkelen dat deze bijdraagt aan de sturing op niveau van de Raad én het ambtelijk apparaat. Wij proberen die steeds meer naar elkaar toe te brengen.

Daarnaast geven wij advies op financieel terrein. Dat kan gaan over de algemene regelgeving zoals die voor de overheid geldt, maar ook over specifieke zaken zoals BTW.

Verder zorgen wij voor een betrouwbare financiële vastlegging; zo zorgen we ervoor dat facturen tijdig betaald en verwerkt worden, óók aan de verkoopkant. Er is veel productiewerk te doen. In totaal zo'n 30.000 inkoopfacturen en 20.000 verkoopfactoren en allerlei dynamiek in de wetgeving. Bijvoorbeeld, bij de brandweer zijn nieuwe Arbo-eisen, daarvoor moeten wij maatregelen voor het personeel en de huisvesting nemen en daar moet dan weer financieel advies voor gevraagd worden en een besluit voorbereid voor directie en bestuur. De gemeente is heel dynamisch.'

De focus ligt dus niet op de cijfers?
'Niet alleen op cijfers. Uiteindelijk vertaalt alles zich weer in geld, maar ook wat achter die cijfers zit is belangrijk. De prestaties, wat doe je ervoor en welke doelen wil je bereiken? Wij werken hier met de BBV, Besluit Begroting en Verantwoording. Daarin staat een aantal regels, met betrekking tot gemeenten en duaal bestuur. Het heeft ermee te maken dat de Raad, het belangrijkste bestuursorgaan, keuzes moet maken. Daardoor is het arbeidsterrein heel divers en dat maakt het werk weer boeiend voor ons.'

Waarin onderscheidt de gemeente Alkmaar zich ten opzichte van andere gemeenten?
'Innovatie. Wij zijn continue op zoek naar verbeteringen. We houden in de gaten wat de ontwikkelingen zijn zowel op ict gebied als op managementsturinggebied en proberen daar de vruchten van te plukken.

Concreet is er onderscheid te maken tussen drie dingen: ict, managementinformatie en opbouw van de begroting. ict is vooral gericht op work.ow, procesautomatisering. Daar zijn we al een paar jaar mee bezig en dit willen we gemeentebreed steeds verder ontwikkelen. Wat managementinformatie betreft, maken we nu de ontwikkeling door om een persoonlijk dashboard te presenteren. Dat is erg innovatief.

We werken met Kritische Prestatie Indicatoren (KPI), die in eerste instantie zijn bedoeld ten behoeve van sturing door de sectormanagers, zodat zij in staat zijn om met die KPI's te kijken waar knelpunten zitten en hoe ze daar op moeten reageren. Het derde punt is de opbouw van de begroting en andere rapportages. We willen die rapportages ook voor de Raad een goed sturingsinstrument laten zijn aansluitend op wat de organisatie zou moeten doen. Het is voor ons een uitdaging om daar meer handen en voeten aan te geven.'

Heeft u tips hoe andere gemeenten het financiële beleid zouden moeten organiseren?
'We merken dat het vooral te maken heeft met hoe je erin staat. Wij werken tegenwoordig vanuit een faciliterende rol. We proberen te bedenken wat het bestuur of de manager hier nodig heeft om te zorgen dat zij (hun deel) goed kunnen aansturen. Dat betekent dat als je praat over KPI's wij niet voorschrijven hoe zij iets moeten invullen, maar dat we juist proberen om ze het zelf uit te laten vinden. Daarmee hopen wij kennis op te bouwen. Streven is om meer de benaderingswijzen van eigen verantwoordelijkheid nemen te volgen en niet te denken 'morgen veranderen we (als Financiën) het wel weer.'

We willen iedereen de ruimte bieden om te leren. Dat daarbij fouten worden gemaakt en dat het tempo niet altijd loopt zoals we willen, hoort erbij. Een tweede tip is het volledig benutten van ict. Altijd zoeken naar optimalisatie. Je betaalt over het algemeen voor een compleet pakket met allerlei functionaliteiten, maar dat wordt vaak niet uitgenut terwijl er zoveel leuke dingen uit te halen zijn.

Een derde tip is (regionale) samenwerking meer vorm te geven. Bij gemeenten beperken de concurrentieverhoudingen zich tot het politieke vlak. Op administratief of ander gebied is er veel meer samenwerking mogelijk. Even een telefoontje naar een andere gemeente om een bepaalde werkwijze uit te  wisselen bijvoorbeeld. Daar moet in de toekomst meer gebruik van gemaakt worden. Een soort shared service-idee; alleen datgene doen waar je goed in bent en waar je niet goed in bent door een partner laten doen. Wij werken nauw samen met de gemeenten Hoorn en Den Helder. We wisselen kennis en knowhow uit en in de toekomst misschien zelfs ook wel medewerkers.'

Is het lastig voor jullie om de juiste mensen te vinden?
'Dat valt wel mee. Het hangt ook af van het niveau van de medewerkers. Als er iemand nodig is, kunnen we daar vrij snel invulling aan geven. Alkmaar is een mooie stad om te wonen en heeft een mooie leefomgeving. Mensen die nu naar Amsterdam reizen, willen liever in Alkmaar werken zodat ze niet meer heen-en-weer moeten reizen. Dat is wel  een voordeel ten opzichte van gemeenten als de Haarlemmermeer.

Daarnaast heeft Alkmaar actief arbeidsmarktbeleid hoog in het vaandel staan. Mensen met uitkering, die moeilijk aan een baan kunnen komen, wordt vaak een kans gegeven. Al moet men dan wel aan de gestelde kwaliteiten voldoen. Maar de studiefaciliteiten om deze te ontwikkelen zijn juist een pluspunt voor gemeenten als werkgever.'

Wat is uw stijl van leidinggeven?
'Coachend, maar wel sturend op resultaat. Ik vind het belangrijk om ruimte te bieden, maar ook om mensen hun eigen verantwoordelijkheid te geven. Mensen moeten zichzelf kunnen ontplooien. Dat werkt weer naar twee kanten toe en dat wordt gewaardeerd.'

Hoe pakken jullie lastige betalers aan?
'In het financiële systeem wat wij gebruiken worden automatisch drie aanmaningen gegenereerd. De  betalingsachterstand die daaraan hangt, nemen wij voor lief. Zodra iemand in die derde fase belandt nemen wij contact op of wordt de deurwaarder ingeschakeld. Gelukkig komt dat niet zo heel vaak voor. Soms is dat eens een sportvereniging die krap bij kas zit, omdat bijvoorbeeld de contributie nog niet is geïnd. Dan maken we daar afspraken over.

Wij dragen bij Financiën zorg voor afwikkeling van de algemene financiële vorderingen, zoals het huren van een sportaccomodatie, grafrechten, erfpacht of legesbetalingen. Deze legesbetalingen gebeuren overigens volledig digitaal, ook de betalingen. Hiermee lopen we voor op een groot aantal andere gemeenten in Nederland. Daarnaast hebben we als gemeente te maken met vorderingen op mensen die teveel uitkering hebben ontvangen en de kredietbank, die leningen verstrekt aan mensen die moeilijk ergens anders een lening kunnen krijgen. Ook die mensen moeten wij helpen om aan hun betalingsverplichtingen te voldoen.'

PERSOONLIJK
Naam: Hans Smit
Functie: Hoofd Financiën
Leeftijd: 53 jaar
Hobby's: Vakantie, wandelen, zeilen
Opleiding: MBA, SPD, AMBI, Financial Controller
Loopbaan: Hans Smit is al ruim 25 jaar werkzaam bij de gemeente Alkmaar.Begonnen als planningsassistent bij de dienst Openbare Werken, vervolgens als administratief medewerker op de uitkeringsadministratie. Ook  werkte hij bij de Sociale Dienst als intern controleur, was hij werkzaam als hoofd Boekhouding en hoofd Financieel Beheer. Sinds vorig jaar juli bekleedt hij de functie van hoofd Financiën.
Aantal medewerkers (totaal): 1100 fte
Aantal medewerkers (finance): 25 fte
Typering team: Continue zoekend naar verbeteringen.
Belangrijkste issue: Ontwikkelen KPI's, verbetering digitalisering financiële processen.
Financiële systemen: Cognos, Decade.