De geleidelijke invoering van een overkoepelend softwareprogramma en tegelijkertijd het opleidingsniveau van de medewerkers bijspijkeren. Gerard Boot, directeur Financiën bij de gemeente Den Haag, is er al ruim een jaar mee bezig. 'Er moet meer helderheid komen in de financiële berichtgeving in zowel de richting van het bestuur, als in de richting van de burgers. De cijfers moeten worden omgezet in begrijpelijkere informatie.'

Met 476.314 inwoners verspreid over acht stadsdelen, behoort de gemeente Den Haag tot de drie na grootste stad van ons land. Het gemeentehuis in de Haagse binnenstad telt ongeveer 7.800 medewerkers. Een van hen is Gerard Boot. Als directeur Financiën is hij verantwoordelijk om de kwaliteit van de financiële rapportage binnen Den Haag te versterken.

'Er lopen op het moment meerdere projecten tegelijk. Zowel gericht op verdere verbetering van de bedrijfsvoering als op financieelinhoudelijk terrein.' Als eindverantwoordelijke namens de gehele directie geeft Boot sturing aan het geheel.

'Het meest intensieve onderdeel van het project betreft de geleidelijke invoering van een overkoepelend softwareprogramma, wat momenteel verspreid over de verschillende afdelingen binnen de gemeente wordt ingevoerd.'

Dit deel heeft ook meteen de nodige hoofdbrekens bezorgd bij Boot. 'Aanvankelijk was het plan de eerste ronde van de invoering van het systeem in een jaar tijd uit te voeren. Dat is uiteindelijk drie jaar geworden, dus dat was een flinke tegenslag', legt hij uit.

'Er speelt in de gemeente Den Haag enorm veel tegelijk, maar alles heeft hetzelfde doel: de kwaliteit van de financiële rapportage verbeteren. Binnen de financiële functie vinden de laatste tijd grote veranderingen plaats. Vroeger was je als financial vooral bezig met de planning en verantwoording van de cijfers. Nu dat onder controle is, is het helder maken en breder kijken een belangrijke issue geworden.'

De directeur Financiën signaleert een verschuiving van sterk financieel gerichte control naar meer planning en verantwoording over niet alleen de ingezette middelen, maar ook de behaalde inhoudelijke resultaten en meer benchmarks met andere organisaties binnen de overheid.

'Van de financiële functie wordt daarom in toenemende mate verwacht dat zij een strategisch partner zijn voor het management van de organisatie. Er moet meer helderheid komen in de richting van het bestuur, maar ook voor de burgers. De cijfers moeten worden omgezet in begrijpelijkere informatie.'

Hoger niveau
De organisatie van de gemeente Den Haag bestaat in totaal uit 14 diensten, ieder met een integrale verantwoordelijkheid voor het betrokken werkveld. 'Bijvoorbeeld de dienst openbare bibliotheek, de dienst stadsbeheer, de dienst onderwijs/cultuur en welzijn', verduidelijkt Boot. 'Iedere gemeentelijke dienst heeft een eigen financiële functie onder leiding van een dienstcontroller.'

De centrale directie Financiën maakt onderdeel uit van de Bestuursdienst. 'Deze is belast met de gemeentebrede planning en control, het maken van de gemeentelijke begroting en jaarstukken, de treasury en projecten ter verbetering van de gemeentelijke doelmatigheid en bedrijfsvoering.'

Medewerkers op de afdeling Financiën bij de gemeente Den Haag moeten - naast de traditionele eisen over een tijdige, betrouwbare en kwalitatief goede financiële administratieve vaardigheden - ook het dienstmanagement adviseren en bijstaan bij de strategische ontwikkeling van de bedrijfsvoering.

'De mensen moeten midden in de organisatie staan.' In de ogen van Gerard Boot moet de financiële functie bij de gemeente verder ontwikkeld worden. 'De vakmatige en inhoudelijke kennis van de medewerkers moet versterkt worden en de 'managementcontrol' moet worden uitgebreid. Net als een groter belang van niet-financiële informatie en de borging ervan.'

Visie
Om dat te bereiken is Boot een allesomvattend project gestart die dit dichterbij moet brengen. Allereerst is er door de financials gezamenlijk een visie geformuleerd. Op basis daarvan kon worden geconcludeerd dat de controller in de voormalige situatie vooral volgt en veelal informeert over de inzet van middelen en de besteding van budgetten per product in de loop van een jaar.

In het verlengde hiervan ligt het informeren over de resultaten van beleid en uitvoering. Naast financiële afspraken zoals de interne regels over de beheersing van de begrotingsuitvoering, zijn er afspraken over de juridische, personele, organisatorische, ICT en huisvestingsaspecten van de bedrijfsvoering.

Dat moest worden aangescherpt, meende Boot, die vervolgens met de financials gezamenlijk een toekomstvisie formuleerde: 'De Haagse controller adviseert het management bij het plannen van maatschappelijke en financiële resultaten van de gemeente, het management control systeem en het afleggen van rekenschap.'

De gemeente Den Haag stuurt strak op de doelstellingen die zijn neergelegd in de programmabegroting. 'Het leidende organisatieprincipe daarbij is dat van integraal management. Dat betekent dat de doelstellingen en financiële afspraken leidend zijn in de aansturing van de diensten. Afwijkingen ten aanzien van deze doelstelling worden tijdig gesignaleerd en ondernomen acties toegelicht.'

De inhoud van de financiële functie moet naar een hoger niveau getild worden. Deze ontwikkeling wordt gestimuleerd en gefaciliteerd vanuit de directie Financiën. 'Dit gebeurt door een uitgebreid traject van professionalisering en opleiding voor 180 gemeentemedewerkers, in samenwerking met de controllersopleiding van de Vrije Universiteit.'

Een derde punt zijn de investeringen om een ERP-systeem in te voeren. 'Die invoering verloopt helaas nog niet geheel vlekkeloos, maar we streven ernaar om het ERP-systeem op korte termijn bij alle veertien diensten 'live' te hebben.'

Gerard Boot
Leeftijd 49
Functie Directeur Financiën, gemeente Den Haag
Opleiding Voltooide de studie Bestuurskunde in Leiden.
Carrière Boot begon zijn carriere op de afdeling bodemsanering bij het ministerie VROM en ging in 1996 aan de slag als controller bij de gemeente Alphen aan de Rijn. Sinds 2001 is bekleed hij de functie directeur Financien bij de gemeente Den Haag.

Gemeente Den Haag
Den Haag is de hoofdstad van de provincie Zuid-Holland. Met 476.314 inwoners is het de derde gemeente van het land. In de stad is tevens de regeringszetel van Nederland gevestigd. Ook is het de woonplaats van koningin Beatrix. Den Haag telt acht stadsdelen. Elk van deze stadsdelen heeft een eigen stadsdeelkantoor, waar de meeste gemeentelijke diensten zijn gehuisvest.
Omzet EUR 2,2 miljard
Totaal aantal medewerkers 7.800 fte
Software Oracle