Sneller, frequenter rapporteren op een uniforme en heldere manier. Dat is wat de Janssen de Jong groep wilde bereiken met de invoering van het nieuwe managementinformatiesysteem. Controller Kees van As speelde een belangrijke rol bij de implementatie en optimalisatie van het systeem.


Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!
Wat het vakgebied van de Janssen de Jong groep is, wordt bij een bezoek aan het hoofdkantoor in Son en Breugel snel duidelijk. Foto's van werklieden, staalconstructies en werkplaatsen sieren de muur van de gang waarin ook groepscontroller Kees van As kantoor houdt. De bouwgroep richt zich voornamelijk op Zuidoost Nederland en houdt zich bezig met projectontwikkeling en bouw, infrastructuur en systeembouw. Daarnaast is er een divisie op de Nederlandse Antillen. Als controller is Van As nauw betrokken bij de ontwikkelingen van de multinational, die tot de twaalf grote bouwbedrijven van Nederland behoort. Afwisseling Hoe anders had het kunnen lopen. Van As, geboren en getogen in Schoonhoven, volgde met name bètavakken aan het gymnasium in Rotterdam. Hij wilde farmaceut of tandarts worden. Hij werd echter uitgeloot voor de opleiding tandheelkunde en ging daarom op zoek naar een alternatief. 'De vader van een vriend wees mij op de mogelijkheden van accountancy,' vertelt van As. 'Ik ben toen verder gaan informeren en heb gekozen de universitaire opleiding bedrijfseconomie te volgen en daarna de postdoctorale opleiding accountancy. Achteraf heb ik van deze keuze nooit spijt gehad. Want om nou de hele dag in de monden van mensen te kijken, dat gaat toch ook vervelen, denk ik.' Afwisseling is dan ook een van de belangrijkste kenmerken van zijn vak, meent Van As. 'Het is een heel gevarieerd beroep. Ik houd me met tal van onderwerpen bezig. Niet alleen met het controleren, budgetteren en consolideren van cijfers, maar vooral met het verhaal achter die cijfers. Daarom spreek ik regelmatig mensen van verschillende onderdelen van Janssen de Jong en bezoek ik af en toe een van de bedrijven.' Sinds 1998 werkt Van As als groepscontroller bij de bouwgroep. Hij verliet samen met zijn vrouw en twee kinderen het Zuid-Hollandse Bergambacht en woont nu in Gorinchem, vanwaar hij dagelijks een uur reist om in Son en Breugel aan het werk te kunnen. Voordat hij in dienst trad bij de Janssen de Jong groep, werkte Van As achtereenvolgens als aspirant-accountant bij Dijker & Doornbos, als operational auditor bij Internatio Muller en als financieel manager bij Mat (onderdeel van de Janssen de Jong groep). 'Tijdens mij postdoctorale opleiding werkte ik bij Dijker en Doornbos. Ik heb daar veel geleerd, maar ik had geen zin om me alleen met de controle van de jaarrekening bezig te houden. Ik wilde ook meedenken met het bedrijf en naar de toekomst kijken.' Referentiekader 'Cijfers op zich zeggen helemaal niks. Ze moeten eerst in een referentiekader worden geplaatst om van betekenis te zijn voor het bedrijf', stelt Van As. Het managementinformatiesysteem van de Jansen de Jong groep stelt zo'n kader. De maandelijkse cijfers van de tien bedrijven (met 75 rapporterende bedrijfsunits) van de bouwgroep worden gespiegeld aan de cijfers van het jaar ervoor, het vastgestelde budget en aan de onderwijl bijgestelde prognose. 'Als groepscontroller kan ik met die gegevens nagaan of de bedrijven volgens het vastgestelde patroon functioneren. Als de werkelijke cijfers niet overeenkomen met het budget, dan is het mijn taak te kijken waar dat door komt. Zo kwam ik er afgelopen jaar achter dat bij een bedrijf waarbij de cijfers niet klopten, een bepaald project niet goed liep. Vervolgens wordt dan naar een oplossing gezocht. Ook organisatorisch kunnen er conclusies uit de cijfers worden getrokken. Zo werd een bedrijf door twee directeuren geleid. Een van hen ging naar een ander bedrijf. De achterblijvende directeur stuitte op een leemte en dat organisatorische manco was weer terug te vinden in de cijfers, waarop we als groep konden reageren. Het is dus een 'early warning'-systeem. We kunnen problemen sneller dan voorheen constateren en vervolgens ingrijpen. Bovendien zijn er verschillende controles ingebouwd, waardoor de cijfers erg betrouwbaar zijn.' Zo'n zeven jaar geleden startte de implementatie van het informatiesysteem. Van As ziet dat als het belangrijkste project van de afgelopen jaren. 'Al onze cijfers komen nu uit dat systeem. Voorheen werkten we met spreadsheets. Het was een bewerkelijk en omslachtig systeem. Op een gegeven moment kwam er "stoom uit de computer", zoals een collega zei. Het nieuwe informatiesysteem is inzichtelijk, nauwkeurig en de gegevens zijn voor alle 75 units gelijk. Die rapporteren tien keer per jaar via een transmissiefile aan mij. Hiervoor gebeurde dat een keer per kwartaal.' Toen het systeem net was ingevoerd hadden de verschillende vestigingen nog veel ondersteuning nodig. 'Daarom hebben we zo'n twee jaar geleden het systeem gebruiksvriendelijker gemaakt. Het informatiesysteem is toen verder geautomatiseerd en geoptimaliseerd. Nu zijn de controllers van de bedrijven in een halve dag klaar met rapporteren en ik kan bij wijze van spreken nog diezelfde dag ermee aan de slag.' Koesteren wat je hebt Van As ziet volop mogelijkheden om het systeem in de toekomst verder aan te passen aan het specifieke karakter van de Janssen de Jong groep. 'Het zou mooi zijn als alle bedrijven via het web kunnen rapporteren, ongeacht of het een Nederlandse of buitenlandse vestiging is. Nu hebben de tien bedrijven allemaal een lokale database waarin ze rapporteren, die gegevens worden vervolgens in het centrale bestand verwerkt. Die lokale databases zijn dan niet meer nodig en hoeven niet meer onderhouden te worden. Bovendien zou ik in de toekomst graag meer informatie in het systeem willen vinden over grote projecten. Al met al zijn we overigens erg tevreden met het huidige systeem. De opbouw ervan kostte veel tijd en hoewel we binnen het systeem wel willen ontwikkelen, is implementatie van nieuwe software wat mij betreft niet nodig. We moeten koesteren wat we hebben opgebouwd.' Koesteren wat je hebt, lijkt een kerngedachte van Van As gedurende zijn loopbaan bij de Janssen de Jong groep. In 2001 deed grootaandeelhouder familie Janssen haar aandelen van de hand. Uit angst een speelbal te worden in de handen van de grote bouwers in Nederland kocht het management 75 procent van de aandelen op, in twee buyouts, in 2001 en 2003. Ook Van As droeg zijn steentje bij aan deze buyouts. Zijn betrokkenheid uit zich niet alleen in het aandelenbelang in de bouwgroep, maar ook in zijn professionele aspiraties. 'Ik doe dit werk nu ongeveer zes jaar en heb er dus wel eens over nagedacht wat ik verder nog zou willen doen. Wellicht zou ik bij het bedrijf in het Caribisch gebied kunnen werken. Ik wil mij sowieso bij de groep ontwikkelen. Het vakgebied van de bouw spreekt mij erg aan. We maken iets concreets; we bouwen daadwerkelijk iets. Bovendien houden de bedrijven in de bouwgroep zich met zeer diverse zaken bezig.' Spilfunctie 'Achterhalen welke verhalen er achter de cijfers zitten', zo omschrijft Van As zijn vak. Maar welke veranderingen in het vakgebied merkte hij op en waarvan verwacht hij nog getuige van te zijn? 'Die ontwikkeling van puur met de cijfers bezig zijn naar verder kijken, toekomstgericht bezig zijn, zet zich alsmaar door. Als controller moet ik kunnen functioneren als teamspeler in het managementteam. Wat dat betreft bekleedt de controller een spilfunctie in het bedrijf. Het is zijn taak de andere managers te wijzen op de link tussen de cijfers en organisatorische en beleidsmatige problemen of mogelijkheden. De controller moet dus niet alleen constateren, maar ook informatie verschaffen.' In zijn rol bij de organisatie ziet Van As nog tal van mogelijkheden tot ontwikkeling. 'Ik zou me nog meer bezig moeten houden met het onderzoek naar het verhaal achter de cijfers. Dat kan door meer contacten te onderhouden met de verschillende bedrijven en medewerkers. Zo bouwen we momenteel bijvoorbeeld een nieuwe terminal voor Hato Airport op Curaçao. Dat is een groot project en vanuit de holding zou daar wellicht regelmatiger iemand kunnen controleren.' Informeert het nieuwe systeem de holding dan niet voldoende? 'Hoewel er nu regelmatiger wordt gerapporteerd, is het soms toch nog lastig om op tijd de juiste conclusies uit de cijfers trekken. Want lang niet alle informatie die je uit gesprekken met medewerkers kunt verkrijgen, is ook uit cijfers te destilleren. We moeten pro-actief kunnen reageren. Het controllervak bestaat uit meer dan alleen cijfers. Een controller moet vooral ook kijken en luisteren.' Door Saskia Heuckelbach