Genomineerd Controller of the Year 2008: Paul Schoutens, Suiker Unie

Na de goedgekeurde overname van de suikertak van CSM moesten alle processen worden overgezet in SAP om vervolgens met die van Suiker Unie te integreren. Daarnaast zorgden de ontwikkelingen in de Europese marktordening tot sluiting van de fabriek te Groningen. Paul Schoutens, Director Finance and Control bij Suiker Unie: 'We hebben een hectisch jaar achter de rug.'

'Strategische ontwikkelingen en de regelgeving uit Brussel hebben de afgelopen jaren veel invloed gehad op de inhoud van de financiële functie', begint Paul Schoutens, director Finance and Control bij Suiker Unie.

‘Veel werk bestaat uit het interpreteren van de, door de Europese Unie, vastgestelde regels. Deze regelgeving is fundamenteel voor het bedrijf en de strategische ontwikkeling. Belangrijk aandachtspunt is het door de EU opgelegde jaarlijkse quotum, de maximaal toegestane hoeveelheid te verkopen suiker binnen de EU.’

In 2006 is de Europese suikermarktordening gewijzigd en kwam er een systeem waarbij ondernemingen via een opkoopregeling worden gestimuleerd quotum in te leveren en de weg vrij te maken voor suiker uit minder ontwikkelde landen. Wanneer er op Europees niveau te weinig wordt ingeleverd, zal er in 2010 hard in de quota worden ingegrepen, zonder financiële bijdrage. Hierbij wordt wel rekening gehouden met hetgeen de ondernemingen al op vrijwllige basis hebben gedaan. ‘Deze ontwikkelingen hebben geleid tot vele strategische scenario-berekeningen om de quotum-positie van Suiker Unie te bepalen.’

In de periode van september tot december wordt er in continu bedrijf in totaal ruim vijf miljoen ton suikerbieten tot bulksuiker verwerkt in de fabrieken te Dinteloord en Groningen. ‘Een strakke logistieke planning is daarbij cruciaal.’ Gedurende het gehele jaar wordt vervolgens losse suiker verwerkt tot specialiteiten als kilogrampakken en basterdsuiker. Dit gebeurt met name in fabrieken te Puttershoek, Roosendaal en Breda.

Het planningsproces van deze specialiteiten is de laatste jaren een punt van aandacht geweest en heeft het geleid tot onrust en vele ad hoc activiteiten. Door betere afspraken te maken over het planningsproces en ondersteuning daarvan in SAP is het planningssysteem nu een volledig geintegreerd geheel. Het proces begint met een goede vraagvoorspelling en eindigt in een productieplanning die in principe voor de eerstvolgende twee weken vastligt.’

Overname
Suiker Unie is, samen met Sensus, Unifine F&Bi, SVZ, Aviko en Royal Nedalco, onderdeel van de Koninklijke Coöperatie Cosun. Cosun is een internationaal concern dat natuurlijke voedingsmiddelen en ingrediënten ontwikkelt, produceert en verkoopt.

Tijdens strategische sessies, ingegeven door de ontwikkelingen in de Europese regelgeving, is bepaald dat groei een belangrijke issue is om een goede concurrentiepositie te behouden.’ Met de overname van CSM Suiker BV in 2006 werd dat streven bereikt. Hoewel onderling de deal allang rond was, was het wachten op goedkeuring van de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).

In april 2007 kwam dat groene licht, waarna in no-time de werkzaamheden konden en moesten worden geintegreerd. Vanaf het begin is Paul Schoutens nauw bij het overnameproces betrokken geweest, zoals bij de vaststelling van de aankoopprijs van CSM Suiker BV, de vraagstellingen vanuit de NMa en de voorbereidingen van alle integratieprojecten.

Al na een maand was de geïntegreerde managementrapportage, een van de grootste projecten de integratie van het ERP-systeem, een feit. ‘Bij CSM werkte men met JD Edwards en wij werken met SAP. Die processen moesten aan elkaar worden gekoppeld en overgezet naar één ERP-systeem.’

Natuurlijk was dit traject al enigszins voorbereid, maar na de goedkeuring kon het uiteindelijke omzetten van de processen pas van start. ‘Gelukkig is dat zonder al te grote problemen verlopen. De deadline die we hiervoor hebben gesteld lag op 1 januari 2008. Een zeer kort tijdsbestek. Al met al is het een stevig traject geweest, temeer omdat het bijna alle bedrijfsprocessen betrof: inkoop, verkoop, logistiek, finance en HR. Daarnaast was het uiteraard van groot belang dat de normale bedrijfsprocessen ongestoord bleven doorlopen tijdens de integratiefase.’

Allereerst hebben de medewerkers van CSM Suiker een cursus SAP gevolgd, om met het nieuwe ERP-systeem te leren werken. ‘Vervolgens hebben we alle data overgezet. De periode daarna hebben we gebruikt om de processen verder te optimaliseren.’

De medewerkers op het kantoor van CSM Suiker in Diemen wisten dat ze zichzelf hiermee overbodig maakten. ‘Hoewel iedereen een vervangende functie kreeg aangeboden, besloot bijna niemand daar gebruik van te maken. Toch was de motivatie en inzet van de CSM-medewerkers cruciaal voor het slagen van dit project.’

In Dinteloord reageerden de medewerkers positief op de overname. ‘We komen uit een situatie waarin altijd moest worden bezuinigd. Ineens deed de mogelijkheid zich voor eigenaar te worden van CSM Suiker en die hebben we met beide handen aangepakt. Toen bleek dat geen van de CSM’ers uit Diemen wilde mee verhuizen naar Brabant, bleek dat het extra werk zou neerkomen op de schouders van de huidige medewerkers. Toch doen we nu hetzelfde werk, zonder extra personeel.’

Sluiting
Onlangs werd bekend dat Suiker Unie de deuren van haar fabriek in Groningen sluit. De sluiting is het gevolg van een lager suikerquotum, mede bepaald door de ontwikkelingen in de regelgeving binnen Europese Unie. 'De EU haalt suiker uit de markt om import uit minder ontwikkelde landen mogelijk te maken', legt Schoutens uit.

'Sluiting van de fabriek was een moeilijke beslissing, maar noodzakelijk om ook in de toekomst het hoofd boven water te houden. Doordat de suikerproductie als gevolg van de strenge regelgeving afneemt, is besloten de fabriek in Groningen te sluiten en de productie daarvan in de overige twee fabrieken onder te brengen.'

Voordat de definitieve beslissing werd genomen de fabriek te sluiten, rekende Schoutens alle mogelijkheden door. ‘Deze berekeningen leidden ertoe dat, om tot een evenwichtige EU-suikerproductie te komen, moederconcern Cosun besloot 13,5 procent van het Nederlandse suikerquotum in te leveren bij de EU. Hierdoor bleek sluiting uiteindelijke de enige oplossing om de kosten in de hand te houden en een goede concurrentiepositie te behouden.’

Wellicht had de fabriek open gehouden kunnen worden voor bio-ethanol productie, maar doordat berekeningen uitwezen dat er onder de huidige omstandigheden – met name hoge grondstofprijzen– geen rendabele mogelijkheden zijn om bio-ethanol uit suikerbieten te produceren, zijn ook de plannen voor een duurzame energiefabriek voorlopig in de koelkast gezet.

’Finance kan soms best hard zijn, zeker wanneer het mensen betreft. Zo zijn er altijd minder leuke dingen. We komen uit een hectische tijd. Nu we alle strategische heroverwegingen onder controle hebben, kunnen we kijken waar we nu staan en kijken wat de speerpunten voor de toekomst zullen worden.’ Het optimaliseren en verbeteren van de kwaliteit van de managementrapportage krijgt momenteel de meeste aandacht op de afdeling Finance & Control.

‘Er zijn continue veranderingen gaande. Momenteel is de verzelfstandiging van bedrijfsonderdeel Sensus een ‘hot topic’. Op administratief gebied moeten de gegevens uit de rapportage worden ontvlecht en overgedragen, terwijl Suiker Unie de administratie als shared service voor Sensus verzorgd.’ Daarnaast wordt er gewerkt aan splitsing van de ICT-activiteiten. Tot voor kort vielen deze onder verantwoordelijkheid van Schoutens, maar zijn inmiddels ondergebracht binnen Cosun.

‘Zo worden de krachten gebundeld en weer een stukje optimalisatie bereikt. Acquisities, integratietrajecten, een fabrieksluiting, bio-ethanol en ingewikkelde quota-berekeningen zoals in 2007 komen gelukkig niet zo vaak voor. Er blijft altijd wel wat te verbeteren en te besparen over.’

PERSOONLIJK
Naam: Paul Schoutens
Leeftijd: 46
Bedrijf: SuikerUnie
Functie: Director Finance and Control
Opleiding: Bedrijfseconomie
Loopbaan: Na enige kortlopende andere functies bij enkele bedrijven in 1989 begonnen bij SuikerUnie als informatieanalist SAP, vervolgens de financiele administratie opgezet bij Sensus, net als SuikerUnie een onderdeel van moederconcern Cosun. In 1995 benoemd tot hoofd Finance & Control bij de suikerfabriek in Puttershoek. In 1997 keerde Schoutens weer terug naar Sensus tot eind 2000, toen werd hij benoemd tot Director Finance and Control bij SuikerUnie in Stampersgat.
Hobby’s: Hockey (actief en voorzitter commissie tophockey) en penningmeester van een schoolbestuur voor zes basischolen in Gilze en Rijen.

TEAM
Hoeveel fte in financiële functie: 20 fte
Financiële systemen: SAP/Everest
Typering finance team: Kwalitatief goed, enthousiast, alert en behulpzaam
Belangrijkste issue: Groei en verbetering kwaliteit managementinformatie