Geen goede ondersteuning Werkkostenregeling in de meeste boekhoudsoftware

Op 1 januari a.s. wordt de werkkostenregeling (WKR) verplicht. Deze regeling heeft invloed op zowel salaris- als boekhoudsoftware. Bijvoorbeeld de kosten van een personeelsfeest of kerstpakket worden normaliter niet per werknemer in de salarisadministratie geregistreerd, maar in de boekhouding. In tegenstelling tot salarissoftware kent de meeste boekhoudsoftware geen goede ondersteuning voor de werkkostenregeling.

Dit laatste concludeert Gerard Bottemanne van GBNED op basis van zijn onderzoek naar de WKR binnen salaris- en boekhoudsoftware en expliciete navraag bij leveranciers van boekhoudsoftware.
 
De ‘Gids boekhoudsoftware 2014’ toonde eind 2013 aan dat gericht op MKB-boekhoudsoftware voor middelgrote bedrijven (5-50 gebruikers tegelijkertijd) slechts 16 van de 37 leveranciers de WKR ondersteunen binnen hun boekhoudsoftware. Navraag bij deze 16 leveranciers, die aangaven de WKR te ondersteunen, leert dat lang niet in alle gevallen speciale voorzieningen voor de WKR zijn getroffen in de software. 

Een aantal leveranciers geeft aan dat journaalposten geïmporteerd kunnen worden vanuit salarissoftware. Maar dat laatste is natuurlijk een standaard functionaliteit en dus geen specifieke WKR functionaliteit. Het aantal leveranciers van boekhoudsoftware dat daadwerkelijk WKR functionaliteit heeft gebouwd, zoals een overzicht dat inzicht geeft in de vrije ruimte, bedraagt op dit moment niet meer dan vijf.
 
In de meest ideale situatie wordt de WKR afgehandeld op basis van een integratie tussen de salarisadministratie en de boekhouding. Dit leidt tot de volgende situatie voor het uitvoeren van de WKR:

1. Binnen de salarisadministratie worden de werknemer gerelateerde kosten geboekt;

2. Binnen de boekhouding worden de kosten geboekt die niet werknemer gerelateerd zijn. Hierbij dient het boekhoudpakket rekening te houden met het feit dat de in rekening gebrachte BTW meetelt voor de vergoeding die onder de WKR valt;

3. Door een integratie tussen salarisadministratie en boekhouding wordt de WKR verder afgehandeld in één van beide systemen. Het gaat dan om bijvoorbeeld het berekenen van de vrije ruimte en het bepalen van het belaste deel van de vergoeding (dat dus de vrije ruimte overschrijdt);

4. Opgave aan de Belastingdienst vindt dan plaats vanuit de salarisadministratie (die gegevens automatisch ophaalt op basis van de registratie hiervoor), via de aangifte Loonheffing;

5. Tot slot komt de financiële verantwoording, van de eventueel betaalde heffing volgens de werkkostenregeling, via een loonverdeelstaat vanuit de salarisadministratie (zo mogelijk automatisch) terecht in de boekhouding.

Van de leveranciers die zowel een boekhoud- als salarispakket in hun portfolio hebben constateert Bottemanne dat er slechts één leverancier is die de WKR op bovenstaande wijze afhandelt.
 
Er kan voor gekozen worden de kosten in de boekhouding die betrekking hebben op de WKR nogmaals extracomptabel te boeken via de salarisadministratie. Dit zijn dan de kosten die vallen onder de werkkostenregeling, maar niet gerelateerd zijn aan een werknemer. Zoals de kosten van het hiervoor genoemde personeelsfeest. De werkkostenregeling wordt dan volledig afgehandeld via de salarisadministratie. In deze situatie is dan wel sprake van het dubbel vastleggen van boekingen en is niet in lijn met een administratieve lastenvermindering die ook met de WKR wordt beoogd.
 
Bottemanne heeft zijn bevindingen verwoord in het rapport “Werkkostenregeling binnen salaris- en boekhoudsoftware” dat tevens een specificatie bevat van functionaliteit voor de WKR binnen salaris- en boekhoudsoftware en enkele voorbeelden hoe de WKR in de software is opgenomen. Het rapport “Werkkostenregeling binnen salaris- en boekhoudsoftware” is gratis op te vragen via http://www.ictplaza.nl/brx/3645/1