Een nieuw IT-systeem brengt vaak nieuwe mogelijkheden. Maar hoe zorg je als organisatie dat je binnen al die mogelijkheden toch focus houdt?

Frans van Loef is een van de keynote speakers op het vernieuwde Financial Systems 2018. Meld je nu alvast gratis aan met code FSB410

“Kijk altijd eerst wat er geschrapt kan worden, voordat je nieuwe projecten op start”, zegt Frans van Loef, organisatieadviseur, auteur van het boek Free Capacity, dat inmiddels in de top tien staat van best verkochte managementboeken.

Wat is de impact van een nieuwe implementatie op de hele organisatie? Vraag het honderd mensen en ze komen met honderd meningen. Frans van Loef ziet het vaak terug in zijn dagelijkse adviespraktijk. Er lopen in organisaties vaak zoveel projecten door elkaar heen, dat de werknemers het overzicht totaal kwijt zijn. 

Dat geldt niet in de laatste plaats voor de IT-afdeling van bedrijven. Van Loef ziet dat er soms zoveel projecten lopen dat mensen het lastig vinden om hun aandacht te richten op de dingen die echt van belang zijn. Zij moeten hun aandacht steeds verdelen over de verschillende dingen. “Daarom vraag ik altijd als ik ergens binnenkom; wat is nou heel specifiek dat ene ding, dat het allerbelangrijkste is voor deze organisatie. En hoeveel capaciteit zetten jullie daar op in?”

Van Loef pleit in zijn boek voor meer aandacht voor het vrijmaken van capaciteit binnen ondernemingen. Daarbij is de leidende gedachte dat wie bewuste en scherpe keuzes maakt bij het inzetten van capaciteit met veel meer focus kan werken. En focus is belangrijk, want organisaties die zich richten op de echte belangrijke zaken kunnen meer vooruitgang boeken dan organisaties die zich door de waan van de dag laten leiden. 

Vervolgens moet er natuurlijk gekeken worden welke projecten zinvol zijn en welke niet voldoende bijdragen. Keuzes maken dus. “En daar is moed voor nodig”, zegt Van Loef. “Stoppen met lopende projecten, vooral in IT en automatisering is niet gemakkelijk, dat is een veel voorkomend probleem.” 

 

Juist dat stoppen met dingen die te weinig opleveren is in veel organisaties heel hard nodig, volgens Van Loef. Organisaties zouden eigenlijk eens in de zoveel tijd alle zogenaamde ‘rompslomp’ moeten schrappen. Van Loef: “Er gaat zoveel tijd op aan projecten waar geen voortgang in zit, aan overleg en rapportages. Er blijft soms nauwelijks tijd over om ‘echt’ te werken. Dat kan er allemaal uit.”  

In iedere organisatie zijn er meer dan voldoende projecten aan te wijzen die weinig opleveren of waar gewoon helemaal geen voortgang in zit. “Stop daar mee”, zegt Van Loef. Die capaciteit kan beter gebruikt worden om nieuwe kansen te benutten. 

Probleem is echter dat vaak niet voor iedereen duidelijk is op basis van welke criteria projecten beoordeeld moeten worden. Is een project echt gestart omdat dit een grote kans bood of omdat het een probleem oplost? Of is het zo dat iemand van een vraag of behoefte zo snel mogelijk af wilde zijn en er daarom een project van heeft gemaakt? Van Loef: “Zorg daarom dat er vijf tot zeven criteria worden opgesteld waarmee alle lopende projecten gescoord kunnen worden. Dan pas ontstaat er een geobjectiveerd overzicht komen. Dat is nodig om tot een keuze te komen.”

Daarnaast verslinden vooral meetings volgens Van Loef organisatiecapaciteit; er gaat vaak erg veel tijd zitten in het uitwisselen van alle verschillende meningen. Maar ook de e-mail is tijdrovend. Van Loef: “Terwijl dat aanvankelijk bedoeld leek om het werk juist gemakkelijker te maken.” 

Wie binnen de organisatie de boel flink heeft opgeschoond, moet daarna ook voorzichtig zijn met het opstarten van nieuwe dingen. Alleen met scherpe keuzes kunnen organisaties voldoende capaciteit vrij maken die nodig is om nieuwe dingen op te starten. “Dus eigenlijk is het heel simpel; voor alles dat er nieuw bij komt, moet er eerst iets af”, zegt Van Loef. Alleen dan houdt een organisatie voldoende focus. 

“Het straalt natuurlijk kracht uit om iets nieuws op te starten”, zegt Van Loef. “Daarom doen mensen dat graag.” Maar er zullen ook altijd minder goed lopende projecten stopgezet moeten worden anders raakt de organisatie overbelast. ‘Een erbij is ook altijd een eraf. Dat moet het uitgangspunt zijn. Dat houdt het beheersbaar.”

De drie belangrijkste tips van Frans van Loef 

1)    Om te kunnen groeien, moet je eerst snoeien. Doen jullie dat ook voordat nieuwe IT toepassingen worden geïntroduceerd? Of wordt er alleen maar uitgebreid?

2)    Als er een groot IT traject wordt gestart, worden er dan ook zaken gestopt of on-hold gezet? Pas het Schapprincipe© toe: een project erbij = een ander project eraf 

3)    Hoe meer projecten er tegelijk lopen, hoe minder aandacht per project en hoe hoger de switchkosten. En dit versterkt afnemende inspanning op projecten, met als gevolg een neerwaartse spiraal. Bepaal hoeveel projecten je tegelijk aan kan als organisatie, wil je slagvaardig blijven en impact hebben!