Goed bezochte FM Club over gevaar Excel en grip op projecten

De eerste FM Club van 2017 bij Yacht, waar ruim 100 financials op afkwamen, stond in het teken van Excel en de grootste fuck-ups die met het geliefde programma van financials gemaakt (kunnen) worden. Het tweede onderwerp zat ook in de risicosfeer, namelijk project control. Wat zijn de succes- en faalfactoren van projecten en wat kan de controller doen om grip te houden?

Bekijk hier de foto's van FM Club

Trends & ontwikkelingen in de arbeidsmarkt voor financials
De gastheer van deze FM Club was Yacht. Vanuit haar rol als Business Development Manager Finance bij lichte Misja Bouma - zelf ook een ervaren financial - de huidige ontwikkelingen in de arbeidsmarkt voor finance functies toe die Yacht op de voet volgt.

“De marktvraag naar finance functies, oftewel het aantal vacatures, is in 2016 met 13 procent gestegen ten opzichte van 2015”, aldus Bouma. “Het totale aantal vacatures is gestegen van 112.000 naar 127.000. De functies waar we naar hebben gekeken zijn accountants, controllers, assistent controllers en hogere management functies in finance. Ook hebben we gekeken naar adviesfuncties bij financiële instellingen, dat is de enige categorie waarin we momenteel een krimp zien. Een hele grote stijger is het aantal vacatures voor assistent controllers. Dat heeft alles te maken met de aantrekkende economie; er is weer ruimte voor uitbreiding van de financiële afdelingen. Een sector waarin we voor het eerst sinds jaren weer een stijging zien is de overheid en zorgsector.”

Uit het trendonderzoek blijkt verder dat veel finance professionals tevreden zijn met waar ze zitten. Maar liefst 77 procent is zelfs uitermate tevreden. En slechts 13 procent heeft het gevoel onderbetaald te worden. “De grote vraag en het lage aanbod heeft gevolgen”, aldus Bouma. “Het is vooral gunstig voor jullie als finance professionals. Willen werkgevers jullie verleiden zullen ze met hele uitdagende functies moeten komen. Dat ervaren wij ook in onze zoektocht naar talentvolle interim financials.”

Tot slot keek Yacht ook naar veranderende eisen aan de functies. Hieruit bleek dat er nieuwe functies ontstaan met bijzondere titels, zoals: ‘lean master finance controller’. Een duidelijke trend is dat affiniteit met data steeds belangrijker wordt voor de financial. 

Masterclass Excel [email protected] Up Sessie
Excel expert Hans van Dorth nam vervolgens het woord. “Excel is een verguisd programma”, begon hij. “Het zou niet geschikt zijn om de cijfers in te verwerken. U begrijpt, daar ben ik het volstrekt niet mee eens. Het probleem zit niet in het programma, maar in de gebruiker. Hoeveel tijd gaat er niet verloren door medewerkers die met Excel zitten te klooien? En die worden ook nog eens als goeroes beschouwd binnen hun bedrijf.”

Bedrijven verliezen miljarden vanwege slechte spreadsheets. In 2015 hebben 16 procent van de grote bedrijven toegegeven onjuiste informatie in spreadsheets te hebben gevonden. Het aantal werkelijke fouten in spreadsheets is vrijwel zeker groter. Schattingen lopen op tot wel 90 procent. “Een recente spreadsheet slip-up bij een overheidsorgaan kostte de belastingbetaler ongeveer 60 miljoen euro”, aldus Van Dorth. “Rapporten suggereren dat een bank 250 miljoen heeft verloren als gevolg van een spreadsheet slip-up in 2013. Ach deze bank harkte toen minimaal 60 miljoen dollar per dag binnen, dus dit ‘foutje’ was snel weggepoetst.”

 

Een ander voorbeeld was een geheime dienst die verkeerde telefoongesprekken afluisterden. Een fout format van een spreadsheet was de oorzaak. Van Dorth: "Een spreadsheet opmaakfout veroorzaakte identiteitswisselingen van telefoonnummers die eindigden op 000, in plaats van de werkelijke laatste drie cijfers. Alle nummers zijn handmatig gecontroleerd, laten zij weten in de pers! Beetje dom, want Excel had dit voor ze kunnen doen als ze hadden geweten hoe het programma werkt. Er zijn nog talloze andere blunders te noemen. De vraag is, zijn al deze fouten op de applicatie Excel af te schuiven? NEEN! Als eerste is dit geen Excel probleem, maar een probleem van de gebruiker en de source data in de database. In veel gevallen is de database al onjuist, laat staan de export die eruit komt.”

Zeer vaak heeft slechts één persoon in een bedrijf de kennis van hoe de financiële spreadsheet-modellen worden gebouwd. Intern zijn er vaak geen andere mensen om deze sheets te begrijpen en is er dus niet de mogelijkheid ze te kunnen controleren en analyseren. Het potentieel voor fouten is daarom enorm. “Waarom wordt er zelden een Excel-auditor ingehuurd om deze sheets te analyseren?" vraagt Van Dorth zich af. “Veel problemen zijn simpel te voorkomen indien een Excel-auditor de sheets controleert. Wat werkelijk schokkend is, is dat er een cultuur van totale aanvaarding is dat er massaal foute spreadsheets in omloop zijn.”

Van Dorth maakt de vergelijking met auto’s. “In een sollicitatiegesprek wordt vaak gevraagd of je goed met Excel kan werken, maar dit wordt eigenlijk nooit getest. Dit is naar mijn mening zeer vreemd. Je laat een medewerkers sleutelen aan een auto, maar hij heeft er eigenlijk geen verstand van.”

“Excel kan alles”, besloot Van Dorth. “Maar je moet wel weten waar je mee bezig bent.”

Waar het in zijn ervaring het vaakst fout gaat deelde hij in een live demonstratie:

Lees verder: De 10 grootste Excel fuck-ups.

Vergroot de grip op uw projecten
Project control expert Gianni Piazza - die betrokken was bij tientallen aansprekende projecten, zoals de aanleg van de tweede Maasvlakte, Randstad Rail en de Betuweroute - deelde vervolgens zijn drie belangrijkste lessen voor projectcontrol: het proces om medewerkers te beïnvloeden de projectstrategie te implementeren binnen de kaders tijd, geld, scope en kwaliteit. 

1. Ken je plek 
De eerste les is je plek kennen. “Dat klinkt belerend”, stelt Piazza, “maar besef je goed dat je energie beperkt is. Als je iemand helpt, maak dan duidelijk dat je hem/haar helpt. Bind er een strik om. Als projectcontroller sta je midden in het project. Financiën is maar een heel klein onderdeel. Als iets in de administratie komt, kun je er niks meer aan doen. Het sturen gebeurt daarvoor door risico’s in kaart te brengen en je goed te beseffen dat alles een wisselwerking heeft. Kies je bijvoorbeeld voor de goedkoopste oplossing staat er straks een lelijk gebouw en verlies je de goodwill van de omgeving. Maak zorgvuldig alle afwegingen.”

2. Houd overzicht
De tweede gouden tip van Piazza was om de basis heel goed op orde te brengen. “Zorg voor één waarheid. Meer dan 80 procent van de projectmanagers houdt extra tabellen bij. Je moet altijd uit kunnen gaan van één bron. Dat geldt ook voor planningen. Alles moet daarnaast te herleiden zijn; als je ooit voor een onderzoekscommissie moet verschijnen, wat niet ondenkbaar is als je lang project control werkt, dan wil je aan kunnen tonen wat je besloten hebt en waarom.”

Over risico gesproken, altijd drie stappen vooruit denken is ook een must in projectsettings. “Project control is net schaken: je moet niet in het nu leven, maar maanden vooruit”, aldus Piazza. “Daarnaast: risicobeheersing is veel meer dan een risicoregister bijhouden. Risicodenken moet in je genen zitten. Ik heb gezien dat het risicodossier bij de bouw van een afvalcentrale in een la verdween en later alles fout ging wat er in dat dossier stond. Het zat niet in de cultuur verweven, dus dan werkt het niet.”

3. Soft skills
Projectcontrol wordt vaak gezien als boekhouden. Dat is het niet. “Regels, procedures en instrumenten zijn belangrijk, maar soft skills eveneens”, aldus Piazza. “Als je die niet hebt komt je er niet doorheen. No way. Onmisbare kwaliteiten van de project controller zijn dan ook organisatiesensitiviteit, assertiviteit en communicatie skills.” 

---

Bezoek ook de volgende bijeenkomst van FM Club op 21 juni 2017
Zo realiseert u structureel betere werkkapitaalposities