Florent Vlak, voorzitter raad van bestuur van Vivium zorggroep: De focus ligt te veel op de kosten van zorg

Als er een publieke branche is waar de afgelopen jaren veel is veranderd, dan is het de zorg wel. Zorginstellingen moeten met steeds minder overheidssteun steeds meer doen. Productie draaien, prestatiemeting, de concurrentie aangaan met andere zorginstellingen. Florent Vlak, voorzitter raad van bestuur van Vivium, kan daar over meepraten. Ook deze zorggroep ontkwam niet aan de tucht van de markt. Vlak slaagde er desondanks in om Vivium aan te passen aan deze nieuwe werkelijkheid.

Florent Vlak heeft de veranderingen in de zorg van dichtbij mee mogen maken, sterker nog: hij heeft een aardige vinger in de pap gehad bij de totstandkoming van die veranderingen. Naast zijn voorzitterschap bij Vivium, zat hij in diverse overleg- en lobbygroepen. In die hoedanigheid heeft hij bij ministers, staatssecretarissen en topambtenaren aan tafel gezeten.

"Dat heeft voor onze organisatie enorm veel voordelen opgeleverd. Ik heb allereerst mijn stem kunnen laten horen bij het nemen van die beslissingen. Daarnaast heb ik veranderingen ruim van tevoren zien aankomen. Daardoor hebben we de organisatie op tijd kunnen aanpassen."

WMO
Voor Vivium gaat er nogal wat veranderen volgend jaar. Op 1 januari 2007 treedt de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) in werking. De gemeenten krijgen dan zelf de regie in handen bij het leveren van bepaalde zorgtaken. De regels die nu nog gelden voor de AWBZ en de WVG gaan op in de nieuwe WMO.

"In de praktijk betekent dat bijna een miljard euro van de AWBZ wordt overgeheveld naar de gemeentes. Elke gemeente krijgt een vast budget waarmee zij zorg kan inkopen. De zorg wordt ingekocht door middel van aanbestedingen. Voor ons betekent dit dat wij opeens te maken krijgen met concurrerende zorgaanbieders. De prijs-kwaliteitverhouding van ons product is veel belangrijker geworden."

De eerste randvoorwaarde waar onze organisatie aan moest voldoen om de concurrentie aan te kunnen gaan, is het hebben van een financiële administratie op topniveau. De afgelopen jaren hebben we hard gewerkt om dit te realiseren. Eerst was ons financiële beleid volledig ingericht op het principe van budgetfinanciering.

Managers hoefden alleen maar binnen dat budget te blijven. Nu speelt productiviteit een veel grotere rol. Stel dat de productie van een afdeling keldert, dan heeft dat consequenties voor de kosten die de betreffende manager mag maken.

Driekwart van onze kosten zijn van personele aard. Om daar flexibel mee te kunnen omgaan, heeft ongeveer 15 procent van ons personeel een zogenaamd 'min-max-contract', een flexibele overeenkomst met een minimaal en maximaal aantal arbeidsuren. Op deze manier kunnen we direct inspelen op veranderende productiecijfers."

Detail
Met het door Vivium zelf ontwikkelde web based programma R.O.B. (Registratie Onderzoek Bedrijfsvoering), kan de zorgverlening dagelijks worden gemonitord. In feite is het systeem relatief eenvoudig. Periodiek worden er per e-mail specifieke vragen naar elke manager gestuurd. Managers moeten in staat zijn om deze binnen vijf minuten te beantwoorden.

Binnen korte tijd beschikken we op deze manier over een aantal zeer waardevolle kpi's. Papieren boekwerken behoren daarmee tot het verleden.
Eén keer per drie maanden vindt er tussen de locatiedirecteuren overleg plaats over de performance. Op basis van de rapportage van Planning & Control wordt overlegd wat er op jaarbasis gaat gebeuren.

Daarnaast heb ik als bestuurder individueel overleg met de directeuren. Diverse beleidsvragen komen aan de orde: hoe ga je bijvoorbeeld om met grote incidentele kosten of onverwachte productie-ontwikkelingen, toenemende zorgzwaarte en specifieke doelgroepen?

Concurrentie
Niet alleen intern worden prestaties scherper in de gaten gehouden, ook de concurrentie ontsnapt niet aan een uitgebreide scan. "Het is opvallend hoezeer de situatie de afgelopen jaren is veranderd. In het verleden wisselden we vrijelijk informatie uit met andere zorginstellingen. We hadden er immers geen belang bij om geheimen voor elkaar te hebben.

Nu moeten we naar andere maatregelen grijpen om informatie over onze concurrentie te vergaren, zoals bijvoorbeeld de analyse van wachtlijsten en natuurlijk de jaarrekeningen.

Het nieuwe marktdenken is bij Vivium al helemaal ingebed in de organisatie. Het wordt volgens Vlak tijd dat ook maatschappelijk op een andere manier naar zorg wordt gekeken. "Sinds het nieuwe zorgstelsel hoor je vooral klachten over de hoge kosten van de zorgpremies. Het is veel interessanter om te kijken wat hij of zij nu precies krijgt voor die premie. Pas dan kun je zeggen of iets wel of niet te duur is. Dat is ook de wijze waarop wij bij Vivium naar het onderwerp kijken.

De kosten proberen we zoveel mogelijk transparant te maken voor cliënten en zorginkopers. Dan wordt ook duidelijk dat de prijzen die wij hanteren zeker gerechtvaardigd zijn. Het verblijf in een van onze verpleeghuizen kost omgerekend 180 euro per dag, maar daar zit wel alles bij in: drie maaltijden, medicijnen en natuurlijk de zorg. Er is geen hotel in Nederland die daarmee kan concurreren." 

drs. Florent F.L. Vlak
Leeftijd: 57 jaar
Functie: voorzitter raad van bestuur
Opleiding: Geneeskunde, Rijksuniversiteit Utrecht
Carrière: huisarts, geneesheer-directeur verpleeghuis, raad van bestuur
Organisatie: Vivium zorggroep
Omzet:  EURO 71 miljoen
Totaal fte: 1189
Software: ROB