Hoe waait de economische wind voor uw bedrijf? Hebt u 'em in de zeilen? Of kost het moeite om op koers te blijven? Voor veel managers is dat laatste hét moment om budgetten ad hoc te verlagen. Maar is zo'n actie de juiste keuze? In dit artikel leest u waarom u beter structureel en systematisch te werk kunt gaan. En welke 5 ankers u houvast bieden bij het managen van uw kosten.


De aandacht voor kostenmanagement is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Groeiende concurrentie in een globaliserende economie, kortere levenscycli van producten, grote schommelingen van koersen en prijzen. Het zijn ontwikkelingen waar u niet omheen kunt. Ze vragen nadrukkelijk om een passend financieel beleid dat gedragen wordt door het management.

Hoogte, structuur en ontwikkeling
Bij kostenmanagement gaat het erom dat u voortdurend zicht hebt op uw bedrijfskosten, dat u al uw kostenposten beheerst en dat u erop stuurt. Het is goed om de aandacht niet alleen te richten op de hoogte van de kosten, maar deze te verdelen over drie deelactiviteiten:
- Het managen van de hoogte van de kosten:
sturen op de hoogte van alle kostenposten.
- Het managen van de structuur van de kosten:
sturen op de verhouding tussen verschillende kostensoorten, bijv. directe en indirecte kosten.
- Het managen van de ontwikkeling van de kosten:
sturen op de relatie tussen kosten en onderliggende processen, bijv. het productievolume.

Structureel managen
Hoe u dat doet? Heel kort door de bocht: door doelgericht te werk te gaan en uw financiële middelen efficiënt en effectief in te zetten. Wat minder abstract: door aan te sluiten op de langetermijndoelen van uw bedrijf. En door te kiezen voor een systematische aanpak. Zo voorkomt u bovendien te spontane bijstuuracties.

Solide systeem
Een managementsysteem is van onschatbare waarde bij een structurele, systematische werkwijze. Onder voorwaarde dat het op maat van uw bedrijf wordt ingericht. En dat het de volgende ankers bevat:
1. Strategie
2. Organisatie
3. Informatie
4. Gereedschappen
5. Cultuur
Lees waarom deze ankers u helpen navigeren en welke factoren cruciaal zijn voor succes (aangetoond op basis van onderzoek).

1. Strategie
Hier bepaalt u hoe u de doelstellingen voor kostenmanagement koppelt aan de bedrijfsdoelen. Ook maakt u een planning om deze te realiseren. Dit betekent dat u vaststelt welke kostensoorten van cruciaal belang zijn voor uw bedrijf (waardoor u er niet op wilt besparen) en welke kosten u met hoeveel procent wilt verlagen. Deze doelen moeten altijd in lijn zijn met de strategie van uw bedrijf. Daarnaast werkt u doelen per afdeling uit. Dit levert een totaaloverzicht op van alle operationele doelstellingen voor de geplande kostenmaatregelen. Met daarbij de verantwoordelijkheden, mijlpalen en het tijdpad.

Succesfactoren
- Op strategisch niveau doelen bepalen voor kostenmanagement.
- In strategische plannen doelstellingen opnemen met termijnen langer dan vijf jaar.
- Specifieke doelstellingen formuleren voor specifieke categorieën, zodat u gericht in kunt grijpen bij afwijkingen.
- Een continue analyse van de omgeving, zodat u proactief kunt inspelen op kansen, bedreigingen en veranderingen.

2. Organisatie
Hebt u het kostenmanagementproces in uw organisatie verankerd? Wat zijn de structurele en operationele parameters? Hoe verloopt de coördinatie tussen de verschillende bedrijfsfuncties? Zorg altijd voor gestructureerde en gedocumenteerde processen. En denk ook aan een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden.

Succesfactoren
- Duidelijk gedefinieerde processen en systemen.
- Alle operationele afdelingen opnemen in het kostenmanagementproces, ook de indirecte en ondersteunende.
- Noodzakelijke kostenreductieprocessen continu bewaken om tijdig in te kunnen spelen op veranderingen.
- Exacte project- en tijdsplanning vaststellen voor de implementatie van kostenmaatregelen.
- Voldoende staf inzetten.

3. Informatie
Laat u niet overspoelen door data. Zorg dat u beschikking hebt over bruikbare gegevens. Denk daarom goed na waar u op wilt sturen. Dit is essentieel voor het specifieke ontwerp van uw kostenmanagementrapportage en voor het gebruik van de juiste indicatoren.

Succesfactoren
- Goede plannen en duidelijke doelen vaststellen voor de kostenmanagementindicatoren.
- Procesgerichte KPI’s gebruiken.
- De KPI's aanpassen als de strategische omstandigheden veranderen.

4. Gereedschappen
De methodes en procedures die u gebruikt om kosten te verzamelen en te analyseren, noemen we gereedschappen. Voorbeelden zijn Life Cycle Costing, Benchmarking en Zero Base Budgetting. Kies voor elk kostengebied (zoals overheadkosten, vaste kosten, proceskosten, productiekosten) het juiste gereedschap. Er is een ruim aanbod.

Succesfactoren:
- Kwantitatieve en kwalitatieve gereedschappen gebruiken.
- Maatregelen ontwikkelen om afwijkingen te corrigeren.
- Een goed geoutilleerde gereedschapskist blijkt onontbeerlijk voor effectief kostenmanagement. Onderzoek toont daarnaast echter aan dat hier de minste aandacht voor is.

5. Cultuur
En last but not least de 'zachte' component van kostenmanagement. Cultuur gaat over gewoonten en gebruiken, en normen en waarden. Vertaald naar kostenmanagement gaat het bijv. om:
- de motivatie van de medewerkers die actief betrokken zijn bij kostenmanagement,
- de kennis en kunde waarover deze medewerkers beschikken,
- de trainingsmogelijkheden die zij krijgen,
- de betrokkenheid van het management,
- de motivatie van de individuele medewerker voor kostenverantwoordelijk gedrag,
- de inzet van interne communicatie.
Hoewel cultuur vaak beleefd wordt als 'lastig en moeilijk te doorgronden' is het wel degelijk een kritische factor voor het succes van interne processen. Ook voor het managen van kosten.

Succesfactoren
- Individuele doelen vaststellen om kosten te verlagen.
- Persoonlijke verantwoordelijk vastleggen.
- Interne communicatie inzetten. Om te informeren over het hoe, wat & waarom van kostenmaatregelen. En als stimulans om sámen (wij-gevoel) de bedrijfskosten te managen.

Op koers
Degelijk kostenmanagement sluit dus altijd aan bij de strategie van uw bedrijf. Door de verantwoordelijkheden goed te definiëren, de informatie op maat aan te leveren, de juiste gereedschappen te gebruiken én een kostenbewuste cultuur te stimuleren, bent u in staat om uw kosten doelgericht te managen. Zo houdt u ook in tijden van crisis en tegenwind controle, en weet u waar u extra op moet sturen. Bovendien voorkomt u dat u ad hoc besparingsmaatregelen neemt, die de langetermijndoelstellingen in de weg staan. Kortom, als u de kosten structureel en systematisch managet, houdt u koers!

Kostenbarometer
Expense Reduction Analysts, marktleider op het gebied van kostenmanagement, onderzoekt jaarlijks hoe de discipline kostenmanagement zich in Europa ontwikkelt. Dit gebeurt in samenwerking met EBS Business School Duitsland. De onderzoeksresultaten worden verwerkt in de Barometer Cost Management. Deze meet hoe bedrijven zich ontwikkelen op de vijf genoemde ankers. Tijdens het Jaarcongres Finance Transformation op 28 november in Utrecht presenteert Expense Reduction Analysts de Barometer Cost Management 2013.

Meer informatie
Wilt u meer weten over het managen van bedrijfskosten? Of hebt u vragen over de ankers? Neem gerust contact op. Of - beter nog - kom ook naar het Jaarcongres!
Henk Postmus ([email protected]), partner Expense Reduction Analysts.