Farmaceut Merck bevindt zich momenteel in de aanloopfase naar de transformatie tot een functioneel aangestuurde wereldwijde financiële organisatie. Per 1 januari moet de nieuwe structuur live zijn. Onderdeel is het opzetten van een wereldwijde shared services organisatie.

Met een omzet van meer dan 22 miljard dollar en wereldwijd ruim 60.000 medewerkers in dienst, is Merck, Sharp en Dohme één van de belangrijkste farmaceutische ondernemingen ter wereld. MSD is de Nederlandse dochteronderneming van het Amerikaanse Merck & Co. Inc., een research-georiënteerd bedrijf dat zich bezighoudt met het ontdekken, ontwikkelen, produceren, verpakken en op de markt brengen van een breed scala aan geneesmiddelen voor mens en dier.

Het in het Amerikaanse Whitehouse Station (New Jersey) gevestigde moederbedrijf Merck is momenteel bezig met een rationalisatie van al haar fabrieken ter wereld.

Finance Director Elliott Rivera: ‘Het aantal van 31 fabrieken is al teruggebracht naar 26. Iedereen is hard aan het werk om zich te verbeteren en dus om te overleven. Er komt lean manufacturing in. Weliswaar twintig jaar later dan de rest van de wereld, maar wij zijn er mee bezig om alles efficiënter te maken.’

Op de Nederlandse markt gaat het goed. Rivera: ‘In 2003 is de omzet op de Nederlandse markt fors gedaald. Nu zijn weer aan het opkrabbelen en ziet het er goed uit. Voor volgend jaar halen we waarschijnlijk een omzetgroei van zeven procent en onze uitgaven blijven gelijk. Relatief gezien, in vergelijking met andere landen in Europa, ziet het er positief uit.’


Organisatiestructuur
Vorig jaar zette Merck een grote doelstelling neer. Rivera: ‘Banen moesten eruit en kosten moesten omlaag. Met z’n allen zijn we bezig om dat te realiseren en het heeft hoge prioriteit. Daarnaast zijn we bezig met het invoeren van een nieuwe organisatiestructuur.’

Op dit moment rapporteert Rivera direct aan de businessline, de vice-president van MSD Nederland. Vanaf 1 januari gaat dat veranderen. ‘Dan stappen we over op functional reporting relationships. Dat betekent dat ik ga rapporteren aan mijn financiële collega in Amerika. Dat moet it ook, net als de afdelingen legal en procurement.

De functionele afdelingen gaan rapporteren aan de corporates en de business hoeft zich alleen nog maar te concentreren op de business. Dat is een hele grote verandering.‘ Toch weet de geboren Amerikaan dat die veranderingen noodzakelijk zijn.

‘Al denk ik soms wel dat we met teveel tegelijkertijd bezig zijn, maar ik besef ook dat het nodig is. Onder meer vanwege de concurrentie met andere farmaceutische bedrijven. Het bedrijf moet natuurlijk wel groeien. Als we stil blijven staan is het ook niet goed. Elke dag als ik naar kantoor ga vraag ik me af wat er nu weer gaat veranderen, je weet het immers nooit.’

Als in januari volgend jaar de nieuwe organisatiestructuur van kracht wordt en de functional reporting relationships zijn intrede doen, werkt ook MSD geleidelijk aan met shared services centers. ‘Finance, it, hrm en ook site services, zoals security en het restaurant, worden eventueel ondergebracht in service centers. Eerst concentreren op met name de distribution in Amerika. Daarna gaan we onder andere aan de slag met de accounts payables en accounts receivables in Europa.

‘We zijn daar goed mee bezig. Wij zijn er weliswaar een beetje laat mee, maar daardoor kunnen we wel de kunst afkijken bij anderen.’ Een andere grote opgave is het implementeren van SAP.

‘We creëren daarbij een versie van de waarheid. Daarbij ligt eerst de focus op Amerika en als de implementatie daar is voltooid – ik verwacht in 2009 - is de rest van de wereld aan de beurt. Nu werken we namelijk nog met JD Edwards en Data 3. Dat zijn verouderde systemen.’ Rivera vindt het belangrijk dat eerst alle processen worden gestandaardiseerd en vervolgens – ‘hopelijk op één plek binnen de organisatie’ - alles wordt geconsolideerd.

‘Pas als dat rendabel blijkt te zijn, moet je gaan denken aan outsourcing. Daar meteen mee beginnen draait uit op een zooitje.’ Uiteraard heeft dit alles ook een kostenplaatje. Rivera: ‘Merck wil heel snel veel geld besparen. Maar als je het te snel doet, wordt het niets.’ Als voorbeeld noemt hij een project wat zijn voorganger enkele jaren geleden heeft geprobeerd.

‘Het plan was om de accounts payables te outsourcen, maar doordat er niet voldoende tijd voor werd uitgetrokken, is men daar heel snel op teruggekomen. Wij hebben er dus al enigszins ervaring mee, maar spannend is het wel.’


Overleven
Het dertig man tellende Nederlandse finance team heeft een reputatie hoog te houden. Het is een fullserviceafdeling. Rivera: ‘Ook treasury, salarisadministratie, accounts receivables en accounts payables doen wij in huis. Vanwege vele kleine contracten met kleinere landen, is de financiële administratie in Nederland redelijk complex. In Amerika wordt nu met man en macht gewerkt aan de voorbereiding op de implementatie van SAP.

Om dat straks ook in Nederland goed op orde te krijgen, heb ik net twee van mijn beste mensen naar het hoofdkantoor gestuurd om daar uit te leggen hoe wij hier werken, zodat ze er rekening mee kunnen houden. Dat heeft effect gehad. Ik ben overtuigd dat ze daar rekening mee houden.’ MSD verkoopt medicijnen aan heel veel markten over de hele wereld. Vanuit Nederland worden honderdveertig landen voorzien.

‘Daarmee is ons land één van de grootste en meest complexe werkmaatschappijen binnen Merck.’ Het bedrijf is vooral bekend vanwege het flexibel verpakken. ‘Daarom bedienen wij kleine landjes. We kunnen snel verpakken, zelfs partijen van duizend stuks. We hebben een snelle omzet om al die landen op tijd te leveren. Daarmee hopen we ook in de toekomst te kunnen blijven bestaan.’

Persoonlijk
Naam: Elliott Rivera
Functie: Finance director
Leeftijd: 43
Opleiding: Economie aan Harvard University
Carrière: kwam in 1986 naar Nederland als professioneel honkballer. in 1988 vond hij het tijd worden ‘voor een echte baan’ en ging aan de slag bij het ingenieursbureau Torsa int. Daar zette hij de automatiseringsafdeling op en gaf cursussen over het gebruik van de PC. Al snel kreeg hij een baan aangeboden bij één van zijn grootste klanten: MSD. Op 1 maart 1990 begon Rivera daar op de financiële afdeling en vijf jaar later werd hij benoemd tot finance director van de Belgische tak van MSD. in 2000 werd hij gevraagd als groepscontroller voor één van de grootste fabrieken van de farmaceut in Puerto Rico. Vorig jaar kwam hij terug naar Nederland en promoveerde tot finance director van MSD Nederland.
Hobby’s: golfen, hardlopen, fitness, gezin (2 kinderen)

Team
Bedrijf: Merck, Sharp & Dohme
Omzet: 22 miljard dollar (wereldwijd) 1,1 miljard dollar (Nederland)
Aantal medewerkers: 66.000 (wereldwijd), 1000 (Nederland)
Aantal fte in financiële functie: 30
Typering team: Zeer professioneel, hoogopgeleid en klantgericht
Belangrijkste issue: Verandering organisatiestructuur, opzet shared service centrum en op termijn implementeren SAP.
Softwarepakket: JD Edwards, Data 3.