Bij AFAS maken wij als control-team gebruik van cockpits om antwoord te geven op diverse vragen. Hoe doen wij het dit jaar? Hoe doen wij het ten opzichte van voorgaande jaren? Maar vooral, hoe gaan wij het de komende maanden doen?

Dit is belangrijk, want terugkijken is best wel leuk, maar zelfs de beste manager kan niets meer veranderen aan de afgelopen periode. Het is veel nuttiger om bezig te zijn met de uitkomst. Hoe ziet het komende kwartaal eruit? Wat moet ik doen om de geplande uitkomst tot en met volgend kwartaal te realiseren? Waar kan ik bijsturen? Moet er een actie komen? Middels onze sales cockpit helpen we onze sales mensen inzicht te krijgen over deze zaken

De salescockpit
De sectie jaarcijfers is bedoeld om de realisatie inzichtelijk te maken. Hoe doen wij het ten opzichte van vorig jaar? Hoe ver staan we met onze jaartarget? Wat is de forecast en prognose? 
 
De sectie forecast is het belangrijkst, want daarin vinden onze sales manager wat er de komende maanden gerealiseerd gaat worden. Uiteraard met een scoringskans en dus een gewogen forecast. Een orderwaarde van 10.000 euro met een scoringskans van 80 procent, telt dus mee voor 8.000 euro. In relatie tot het jaartarget van 9,5 miljoen euro is dit slechts 8 honderdste van een procent. Dus één forecast zegt niet zoveel, maar als je de gehele sales funnel inzichtelijk maakt, zegt het zeker wat.

De sectie maandcijfers maakt inzichtelijk wat de afwijking per maand is ten opzichte van de begroting, oftewel hoe wij het deze maand doen en tot en met deze maand doen. De top 5 van beste presterende verkopers is gewoon leuk, om de competitie erin te houden.

Samenhang in de organisatie
Net als software kun je tegenwoordig niet meer zonder samenhang. Om echt efficiënt en inzichtelijk te werken moet er samenhang zijn. Dit kun je realiseren door simpelweg zoveel mogelijk onderdelen in één applicatie te gebruiken. Dan kun je werken aan optimale cockpits. Het is fijn wanneer een accountmanager direct antwoord kan geven op de vraag: Wanneer zou de implementatie kunnen starten? En het is fijn als de afdeling consultancymanagers weten in welke maand veel implementaties naar waarschijnlijkheid starten. Ontvang je als consultancymanager ineens veel verlofaanvragen, dan ben je beter in staat om dit te beoordelen.

Totaalbeeld
Als u dan toch diverse cockpits heeft, toon de belangrijkste KPI’s op één scherm:
De omzet en opzichte van het target, deze maand, tot en met deze maand en jaartarget. Niet alleen sales, maar ook consultancy en opleidingen.

Maar niet alleen omzet is voor uw organisatie van belang. Bij AFAS zijn er veel meer KPI’s. Hoeveel vragen zijn er bij support binnen gekomen? Hoeveel klachten zijn er binnen gekomen? Hoeveel bezoekers zijn er geweest? Hoeveel salesafspraken zijn er geweest en hoeveel staan er gepland de komende maanden?  Allemaal vragen, dus allemaal antwoorden. Mocht u voorraad bijhouden, maak het inzichtelijk.

Automatisch bijwerken en automatische controles
Een cockpit moet actueel zijn. Dit betekent gewoon regelmatig vernieuwen. Bij AFAS doen wij dit volledig automatisch elke nacht. Voor AFAS zelf is dit voldoende realtime. Werken met één geïntegreerd oplossing betekent ook geautomatiseerde controles. Hoeveel getekende offertes hebben we tot en met vorige maand en voor welk bedrag? Zijn deze dan ook allemaal gefactureerd, of geregistereerd in de abonnementenadministratie? Hoeveel uren zijn er geschreven door consultancy? Welke werksoorten zijn er en komen deze terecht in de omzet? Automatische controles helpen u om afwijkingen in het proces heel snel te ontdekken.

Als er dan een verschil is, onderzoek dan waarom het mis gaat, spreek collega’s erop aan of wijzig het proces als zaken fout kunnen gaan. Zorg ervoor dat het niet elke maand om dezelfde typen verschillen gaat en pas het proces erop aan. Alleen dan bent u in staat om met de uitkomst bezig te zijn en niet met verschillen.

Verdieping in details inzichtelijk
De verdere verdieping van de data is uiteraard inzichtelijk voor de betreffende afdeling. Ook is deze informatie beschikbaar voor de rest van de organisatie. Als blijkt dat een medewerker niet goed functioneert, dan helpen we die medewerker. Als u een veilige werkomgeving creëert waar fouten gemaakt mogen worden met de wetenschap dat je dan geholpen wordt om die in de toekomst te voorkomen en nog beter kunt werken voor onze klanten. Pas dan helpen cockpits je met het uiteindelijke doel. De klant op een geweldige manier helpen!
 

Wie, Wat, Hoe vaak, Hoe

Wie en Wat
Iedereen mag bij AFAS in nagenoeg alle cockpits. Dus ja, ook iemand van de facilitaire dienst ziet of het salestarget deze maand gehaald wordt en hoeveel klachten er binnen komen. Gaat het niet goed met dit soort zaken, dan gaat ook de facilitaire dienst nog een stapje beter presteren. Trouwens, dat doen we sowieso al, dat is de gehele manier van werken bij AFAS. Het kan altijd nog een stukje beter.

Hoe
Alle cockpits zijn inzichtelijk op het intranet, AFAS InSite. Uiteraard ook thuis op de bank te bekijken, want het IN-site  is natuurlijk wel altijd beschikbaar via internet.

Hoe vaak
Dagelijks. Iedereen bekijkt de voor hem relevante cockpits dagelijks. 

Marco Pijnappel is Manager Controlling bij AFAS Software B.V.
__________________________________________________________________________
Bent u betrokken bij informatievoorziening voor strategische besluitvorming? Speelt u een actieve rol in Business Intelligence (BI) en Analytics projecten? Volg dan de training BI voor Financials. Analyseer uw bedrijfsinformatie en vergroot direct de toegevoegde waarde van Finance aan de Business. Meld u direct aan.
__________________________________________________________________________