Hoe professionaliseer je op korte termijn je jaarrekeningvoorbereiding?

Het is november 2020, de wintertijd is ingegaan, her en der waait een hondje in zee en onder het genot van een bockbiertje schakelt de financial een knop om en realiseert zich: het jaarrekeningseizoen is weer begonnen. Business as usual zou je zeggen. Checklistje in Excel uit de lade trekken, namen aanpassen, deadlines dagje opschuiven en we zijn weer vertrokken. Maar toch. Die slimme Lockdown. Iedereen thuis, werken op afstand. En dan ineens valt het kwartje. Die Checklist in Excel gaat de open haard in en we gaan het eens wat slimmer aanpakken vanaf nu…

Als financial kent u het klappen van de zweep ondertussen wel. Interim-controle net achter de rug, de lijst van op te leveren stukken (PBC/PBE/CAL/LOTS) in goede orde ontvangen en werkafspraken met de huisaccountant van dienst weer gemaakt. U mag de op te leveren specificaties keurig aanleveren in het accountantsportaal. Dat is handig, vooral voor uw accountant zelf. U moet zelf maar even zien wie intern verantwoordelijk is voor welke specificaties, wat wanneer opgeleverd moet worden intern, wat de stand van zaken is en hoe de kwaliteit van aanlevering geborgd wordt.

Ooit, rond 1980, kwam Bill Gates met Excel en hoe vernieuwend was het toen om daar een Checklist in aan te maken. Nu is het 2020 en het werken op afstand is het nieuwe normaal geworden. Als het u is vergaan zoals vele andere financials, heeft u tijdens uw maandafsluitingen in het afgelopen jaar ervaren dat de checklistjes in Excel hun beste tijd wel gehad hebben. Met het werken op afstand is een vinkje op de checklist op de deur van de centrale administratie niet meer zo evident. Even rondlopen om te vragen of het allemaal nog goed gaat wordt al snel een belrondje of de zoveelste Teams-meeting waar mensen nogal druk zijn met hun achtergrondje. Zonovergoten strand op Malibu of het berglandschap van de Mont Blanc dit keer?
En dan al die opgeleverde documenten op de gedeelde server. Prachtige mapjes-structuren. Geen context, maar aan de omschrijving van het mapje of het daarin opgeslagen document is best wel enigszins af te leiden waar het ongeveer over zou moeten gaan. Toch?

Gelukkig kun je altijd nog terugvallen op het balansdossier wat vorig jaar is geupload in het accountantsportaal! O nee toch niet. Want dat is omwille van 'liability' leeggemaakt door uw accountant nadat de controleverklaring is verstrekt. Gelooft u dat niet? Ga maar kijken!

Een soepel jaarrekeningproces tijdens de slimme lockdown (en ook daarna) is het lonkende perspectief voor iedereen die begrijpt dat de oplossing in een eenvoudig te implementeren en wendbare online toepassing is te vinden. Stel u voor:

- Duidelijke verantwoordelijkheden en planning door een uitgekiend workflowproces;
- Online en Realtime inzicht in de stand van zaken qua voorbereiding;
- Digitale, professioneel ingerichte balansdossiers. Nooit meer zoeken naar dat ene document;
- Uw accountant kan alle specificaties komen ophalen uit uw online balansdossier. Ook op afstand natuurlijk;
- Een optimale communicatie met uw huisaccountant over nagekomen vragen naar aanleiding van de controle.
- Kortom: volledige regie hebben en houden tijdens de jaarrekeningvoorbereiding en de accountantscontrole.

Marion Richard, concerncontroller van Stiching Emergis in Zeeland, heeft al de nodige ervaring op dit vlak: "Al in 2016 heeft Emergis de keuze gemaakt voor de online afsluitingsoplossing van EQili. Sinds die tijd organiseren wij onze jaarrekeningvoorbereiding en de communicatie met de accountant met behulp van EQili. Met EQili weten we elk moment in het jaarrekeningproces waar we staan met onze voorbereiding en garanderen we een professioneel en kwalitatief hoogstaand balansdossier. Nu iedereen thuiswerkt ben ik extra blij dat we EQili ter beschikking hebben. Ook de communicatie met het accountantsteam over nakomende vragen naar aanleiding van de controle verlopen allemaal via EQili. Ook dat is handig, want de leden van het controleteam werken natuurlijk ook allemaal op afstand. Ik moet er niet aan denken dat we dit proces nog zouden moeten managen met een checklist in Excel."

Karlo Mans, directeur-oprichter van EQili Nederland, ziet zijn bedrijf een enorme groei doormaken. "Toen de eerste lockdown in het voorjaar 2020 werd aangekondigd, ontstond er een reflex waarbij veel bedrijven en instellingen hun investeringen in eerste instantie on hold zetten. Na de eerste versoepelingen zijn wij in rap tempo een groot aantal bedrijven beginnen ondersteunen bij het optimaliseren van hun afsluitingsprocessen, afgestemd op de nieuwe realiteit waarin de meeste financials van thuis uit aan het werken zijn. Ondertussen doen wij sinds oktober al onze implementaties ook op afstand. Met succes! Door de toegespitste en wendbare inrichting van onze EQili applicatie kunnen wij in mum van tijd een omgeving inrichten waar onze klanten hun maand- en jaarafsluiting een enorme professionaliseringsslag kunnen geven, misschien zelfs wel dankzij dit 'nieuwe normaal'."

Raakt u enthousiast over de mogelijkheid om op korte termijn uw jaarrekeningvoorbereiding te professionaliseren? Neem dan contact op met EQili.

(foto: Mathew Schwartz, Unsplash)