'Een goede relatie met de fiscus is de basis voor horizontaal toezicht'

"Horizontaal toezicht is een werkwijze waarbij onderneming en fiscus elkaar moeten vertrouwen. Dat vertrouwen is gefundeerd op transparantie van twee kanten. Openheid van de onderneming over alle processen en constructies, en helderheid vooraf over de interpretatie van feiten en intenties door de Belastingdienst", zegt Annemiek Kale, inmiddels anderhalf jaar werkzaam als tax director.

Dit artikel is onderdeel van een reeks van zes interviews waarin Monica Erasmus, specialist transfer pricing Ernst & Young, met tax directors van multinationaal werkende bedrijven de fiscale praktijk bespreekt. Rode draad in de gesprekken is dat de relatie tussen fiscus en bedrijfsleven in Nederland de laatste jaren sterk geprofessionaliseerd is. Nederland heeft inmiddels zelfs een voorbeeldfunctie gekregen.

Zie de andere interviews:
Theo de Keijzer, VP Tax Policy Shell
Bart Kuper, Group Tax Director TNT
Herman Vlug, European Directeur Tax Univar
Maurice Kuiper, Head of Tax en Eric Kuiten, Deputy Head of Tax Philips Group
Theo Poolen, plv. directeur-generaal Belastingdienst


Annemiek Kale is tax director Danone voor de divisies Baby Food & Medical nutrition. Zij doet haar verhaal vanuit een internationale praktijk, waarin ze alle bedrijfsprocessen door een fiscale bril bekijkt.

“Het management op het hoofdkantoor in Parijs is zeer onder de indruk van het Nederlandse horizontaal toezicht. Een dergelijke volwassen relatie tussen onderneming en fiscus komt nog weinig voor. Onze Franse group tax director is laatst mee geweest naar een van de reguliere besprekingen met het team van de Belastingdienst waarmee Danone in Nederland zaken doet. De openheid en de wil om samen tot een reëel en juist pakket van afspraken te komen vond hij opmerkelijk. Ik ben het met hem eens dat je het kunt zien als een volgende fase in de ontwikkeling van de internationale belastingpraktijk.”

Ook andere tax directors van beursgenoteerde ondernemingen zijn positief tot zeer positief over horizontaal toezicht. Dat blijkt onder meer uit een aantal recente marktonderzoeken. Een meerderheid is bovendien van mening dat deze handhavingsmethode van de Belastingdienst een gunstig effect kan hebben op het vestigingsklimaat. Een even grote groep verwacht zelfs dat horizontaal toezicht over vijf jaar de internationale norm is. De aandacht van de OECD voor het ‘Dutch model’ zal hier mede debet aan zijn. Het is niet ondenkbaar dat het Nederlandse horizontale toezicht internationaal gaat doorbreken. Belastingdiensten over de hele wereld kampen immers met dezelfde problemen als de Nederlandse: te weinig controlecapaciteit om ingewikkelde wetgeving in een toegenomen globale economie te kunnen controleren.

Horizontaal toezicht lijkt een pragmatische ‘gezond verstand’-aanpak. Beide partijen, onderneming en fiscus, winnen erbij. De overheid kan de kwantiteit van de controles verminderen en de kwaliteit ervan verhogen. Voor een onderneming ligt de grote winst in het feit dat men werkt in de actualiteit en dat de relevante fiscale risico’s en posities kunnen worden afgehandeld binnen acceptabele commerciële deadlines.

 

####


Horizontaal toezicht leidt dus tot zekerheid over de belastingpositie. En dat past heel goed in het streven van de overheid om administratieve lasten te verminderen en in de uitvoering van wetten en regels meer uit te gaan van de eigen verantwoordelijkheid van de burger en die van de overheid. De Belastingdienst beperkt zijn activiteiten daarmee tot vooroverleg en het monitoren van het proces: heeft de ondernemer of zijn fiscale adviseur het proces zo op orde dat de Belastingdienst erop kan vertrouwen?

“Daar ligt voor mij een mooie taak binnen Danone”, zegt Kale. “Er wordt verwacht dat we onze bedrijfsprocessen beoordelen op hun fiscale implicaties. Dat betekent dat ik de manager van al onze activiteiten in zo’n 50 jurisdicties bewust moet maken van de fiscale aspecten van hun handelen. Een productielijn verplaatsen, inkoop bundelen, een gezamenlijke advertisingcampagne: het kan allemaal effect hebben op het fiscale plaatje, met name vanuit een transfer pricing-systematiek. We maken daarom intern veel werk van het vastleggen van de bedrijfsprocessen in transfer pricing-modellen. Dat zijn ook de transfer pricing-modellen die we met de fiscus doornemen.”

“De tax functie is bij Danone zeer nauw verweven met de financiële disciplines. Bij mijn komst anderhalf jaar geleden trof ik een pas opgezet horizontaal toezicht aan. Ik heb dit inmiddels verder weten uit te bouwen. Er staat een goed framework om onze fiscale positie te monitoren, zodat we weten waar we aan toe zijn. Het is daardoor een prima instrument voor onze CFO. Dit framework werkt alleen goed wanneer we een helder beeld hebben van alle processen, waarderingen en transacties. Ook zal de CFO transparantie in de organisatie moeten prediken, zodat er nergens fiscale verrassingen ontstaan. Dat betekent dat ik als tax director heel dicht op de business moet zitten. Ik moet weten wat er speelt om mijn collega’s advies te kunnen geven. Ik reis daarom veel. En ik heb elke twee maanden formeel overleg met een groep waarin de CFO, de VP finance, de legal director, IT director en de director strategy zitting hebben. Zo blijf ik goed op de hoogte van de zaken die spelen.”

Horizontaal toezicht heeft te maken met een aantal maatschappelijke ontwikkelingen. Bij grote ondernemingen is er veel meer aandacht voor de beheersing van de (financiële) processen. Regelgeving op dat gebied is naar aanleiding van enkele beursschandalen ook aangescherpt. Besturen van ondernemingen geven meer aandacht aan hun verantwoordelijkheid op dit terrein en dat geldt ook voor de fiscaliteitprocessen. Een onderneming die een handhavingsconvenant wil sluiten, moet de fiscale processen dus wel professionaliseren.

De multinationale onderneming die ‘in control’ is, zoals zal moeten blijken bij een soort ‘nulmeting’, komt in aanmerking voor horizontaal toezicht. De fiscale controles bij een ‘in control’-situatie zullen minder verregaand zijn dan bij een traditioneel onderzoek. Dat komt doordat een wezenlijk deel van de fiscale controle al door de onderneming zelf zal worden uitgevoerd in het kader van het tax control framework. Natuurlijk zal de Belastingdienst blijven controleren, maar bij de uitvoering van deze fiscale controles geniet de onderneming het vertrouwen van de Belastingdienst. 

 

####


“Vertrouwen staat centraal bij horizontaal toezicht”, beaamt Kale. “Dat moet ontstaan. Het moet klikken tussen de partijen. Je moet maximale openheid betrachten. Snel en gemakkelijk stukken uitwisselen. Inzage geven. Die relatie moet je niet te veel formaliseren. We gaan daar heel professioneel en ontspannen mee om. Heldere agenda’s, duidelijke notulen en afspraken. En mochten er ooit verschillen van inzicht zijn, dan hebben we de uitdrukkelijke afspraak dat we elkaar als partijen de gang naar de rechter niet kunnen ontzeggen. Dat laatste is trouwens nog nooit nodig geweest. Als je geen regeling voor horizontaal toezicht hebt, kun je eerder een geschil met de Belastingdienst krijgen. In de jaren negentig werd er door bedrijven regelmatig scherp aan de wind gezeild door fiscale constructies toe te passen. Dit leidde natuurlijk regelmatig tot gevechten met de fiscus. Uiteindelijk werden ondernemingen daar ook niet echt blij van. Er werd veel geprocedeerd, dat duurde vaak lang en al die tijd bleef er financiële onzekerheid bestaan. Nu is het fiscale proces veel meer gefundeerd, controleerbaar en betrouwbaar. Er wordt heus nog wel aan tax-planning gedaan, maar wij leggen kwesties nu in een vroegtijdig stadium voor aan de fiscus.”

“Om het vertrouwen te bereiken en te behouden moeten we ons fors inspannen. Horizontaal toezicht vraagt veel onderhoud en een hoge mate van integriteit. Dat brengt de nodige interne kosten met zich mee. Toch zijn die gerechtvaardigd. We zijn gedwongen om zeer zorgvuldig en eenduidig voor de hele organisatie te rapporteren en zijn dus ‘in control’. Dat is goed voor onze algemene reputatie. Ook overleggen we intensiever met elkaar over de business en dat versterkt ons beleid. Overigens betrek ik mijn adviseurs ook bij de relatie met de fiscus. In het vaste kwartaaloverleg met de Belastingdienst zitten zij ook aan tafel.”

Binnen grote multinationale ondernemingen in Nederland begint horizontaal toezicht een breed geaccepteerde praktijk te worden. Wat zijn de succesfactoren? Kale: “De belangrijkste succesfactor is dat de tax functie heel nauw betrokken is bij de onderneming. Je moet bij collega’s het fiscale bewustzijn versterken, heel goed de bedrijfsprocessen volgen en zorgen dat alle informatie systematisch op tafel komt. Ook is het nodig dat processen snel georganiseerd worden. Horizontaal toezicht vereist dat je de actualiteit beter volgt en kort op de bal speelt. Aan de andere kant is het voor een multinational natuurlijk erg belangrijk dat er een stabiele wetgeving is. Er mogen niet continu nieuwe regels komen als gevolg van fluctuerende politiek-economische situaties.”


####


Wat kan het midden- en kleinbedrijf leren van de multinationals? “Ik zie niet snel gebeuren dat het hele bedrijfsleven op horizontaal toezicht komt te staan”, aldus Kale. “De grote ondernemingen hebben de professionals om het te organiseren. Bij kleinere ondernemingen is dat veel moeilijker. Dat geldt natuurlijk ook voor de kant van de Belastingdienst. Horizontaal toezicht vergt een andere werkwijze vanuit de fiscus. Wij kunnen met de Belastingdienst een convenant professioneel inrichten en evalueren. Die inspanning rendeert bij onze omvang. Zo gaan we nu ook toewerken naar een convenant inzake btw en loonbelasting. Een eerste stap voor kleinere bedrijven zou kunnen zijn om met modellen te werken en regelmatig met de fiscus in gesprek te gaan.”

Horizontaal toezicht is een typisch Nederlands product. Wordt er met de buitenlandse belastingdiensten op een vergelijkbare manier gewerkt? “Nee, zeker niet. In het buitenland gaat het veelal nog op de ouderwetse manier. Je bepaalt je positie, dient de aangifte in en daarna komt de fiscus met vragen en boekenonderzoeken. Wij hebben in onze 50 jurisdicties te maken met totaal verschillende fiscale culturen. In Italië bijvoorbeeld is de Guardia di Finanza, die de boekenonderzoeken uitvoert, bewapend. Daar wordt dan natuurlijk ook overlegd over de uiteindelijke positie, maar de spelregels zijn er anders. In het Verenigd Koninkrijk zijn de contacten met HMRC (Her Majesty’s Revenu and Customs) een stuk formeler dan hier. Hier bel ik met de fiscus en ga ik regelmatig met mijn CFO op bezoek voor een achtergrondgesprek. Dat is goed voor beide partijen. Zo blijft men wederzijds op de hoogte.”

Hoe groot is de kans op bevoordeling als er bij een goed werkend horizontaal toezicht zo’n hechte band met de fiscus ontstaat? Heel beslist zegt Kale: “Ook hier blijft gelden: gelijke monniken, gelijke kappen. Maar het is natuurlijk wel zo dat die inspanningen ook iets opleveren. Je verlaagt de werklast van de Belastingdienst en tegelijk verhoog je het inzicht van de fiscus in de relevante gebeurtenissen in de onderneming op het gebeid van tax-planning. Met elkaar haal je de foutjes eruit en maak je het proces transparanter en beter voorspelbaar. En het gevaar van een te hechte samenwerking wordt ondervangen door een periodieke wisseling van de wacht aan de zijde van de Belastingdienst. De verantwoordelijke inspecteur wisselt regelmatig.”

Komt horizontaal toezicht onder druk te staan door de recessie? “Ik heb daar nog niets van gemerkt. We hebben nog geen signalen opgevangen dat de fiscus opdracht heeft om meer opbrengsten te realiseren. Ik ga ervan uit dat we structurele afspraken hebben op lange termijn. Daarin ga je niet snel iets veranderen om in te spelen op meer incidentele ontwikkelingen.”

Een convenant voor horizontaal toezicht is gebonden aan een bepaalde looptijd. Wat gebeurt er als er verlengd moet worden? “Ik verwacht dat in ons geval geen van beide partijen van het convenant af wil, wanneer de huidige afspraak afloopt. Het werkt immers prima. Het convenant op papier stelt trouwens ook weinig voor, het omvat meestal niet meer dan twee à drie A4’tjes. Meer moet het ook niet zijn. Het convenant moet worden gedragen door de gesprekpartners van fiscus en onderneming. Een goed convenant vraagt van beide partijen het vermogen tot samenwerking.

 

Door Monica Erasmus