Jaarlijks zo'n 45.000 facturen - waarvan meer dan de helft voor klanten uit het buitenland - en ruim 14.000 klanten. 'Als ik bakstenen verkocht, zou ik streven naar een DSO van dertig tot veertig dagen', zegt Ed van der Plas, hoofd Financiële Administratie van het Nederlandsch Octrooibureau. 'Maar in onze branche is een DSO van vijftig tot zestig dagen een hele prestatie.'

Het Nederlandsch Octrooibureau is een particulier adviesbureau gespecialiseerd in merken, modellen en octrooien. De dienstverlening in het kort: bescherming tegen namaak. Dat doet de Octrooiafdeling, die zich bezighoudt met de bescherming van nieuwe technische ontwikkelingen en de Juridische afdeling die adviseert over het registreren van merknamen of de bescherming van het uiterlijk van een nieuw product.

De wereld van het octrooirecht is een bijzondere, stelt Ed van der Plas, hoofd Financiële Administratie van het Nederlandsch Octrooibureau. De organisatie waar hij werkt, bestaat vooral uit techneuten als ingenieurs, chemici, fysici en juristen. In totaal werken er ruim honderd mensen, waarvan er vierendertig gemachtigd zijn om octrooien, merken of modellen aan te vragen.

Zij werken nauw samen met de klant. Ze beoordelen de nieuwe producten en technologieën van de klant of het merk dat zij willen deponeren en geven advies over de aanvraag en het traject. Dat zijn doorgaans intensieve samenwerkingstrajecten die over meerdere jaren lopen. En met name de grotere ondernemingen hebben meerdere octrooien in hun portefeuille. Of neem de registratie van een merk, die moet na tien jaar worden verlengd.

‘Veel mensen denken dat je een octrooi aanvraagt en het vervolgens in de la legt. Maar zo werkt het niet. Het zijn doorgaans trajecten die enkele jaren in beslag nemen en waar regelmatig opnieuw aan gewerkt wordt.’ Bovendien, en dat is nogal eens punt van discussie: een octrooibureau werkt niet op basis van no cure no pay. Een octrooiaanvraag kan worden afgekeurd of een ander bedrijf kan op hetzelfde gebied andere octrooien bezitten. Maar de kosten van het aanvragen van het octrooi komen daarmee niet te vervallen.

Uitvinders

Wat betekent dat voor het debiteurenbeheer van een dergelijke organisatie? Van der Plas: ‘Jaarlijks gaan hier meer dan 45.000 facturen de deur uit en het klantenbestand telt ruim 14.000 klanten. Dat zijn actieve klanten, want hun merkregistratie moet bijvoorbeeld over enkele jaren worden verlengd. Het kan zijn dat wij in de tussenliggende jaren geen werkzaamheden voor zo’n klant uitvoeren, maar het blijft wel een klant.

Daarbij, voor onze klanten is research & development enorm belangrijk. Het zijn echte “uitvinders”. Onderzoek, grondstoffen, laboratoria. Eigenlijk zijn al die zaken belangrijker voor hen dan het registreren van het product en het betalen van het octrooibureau.’

Kortom, het debiteurenbeheer van de organisatie is een uitgebreid traject. Van der Plas verstuurd facturen aan de hand van afgeronde stappen in het proces of op afspraak met de klant per maand of kwartaal. ‘Bovendien ontvangen sommige klanten afrekeningen van meerdere lopende zaken. Het is soms een heel pak papier.’

Enkele jaren geleden besloot het bureau dat het anders moest. Van der Plas: ‘Op een gegeven moment hadden we een DSO van ruim negentig dagen. En de faillissementen vlogen ons om de oren. Een octrooiaanvraag in Nederland kost tussen de vier- en zesduizend euro en als het om een Europees octrooi gaat, heb je het over bedragen van vijfentwintig- tot dertigduizend euro. Dan begrijp je dat een faillissement van een klant ook voor ons een flinke financiële strop kan betekenen.’

Gemiddeld negentig dagen wachten op de betaling en veel afschrijvingen is zonde, oordeelde Van der Plas. Op verzoek van het management beschreef hij de ideaalsituatie voor het debiteurenbeheer en ging ermee aan de slag. Er werd een credit management systeem geïmplementeerd en samen met de leverancier hiervan ging Van der Plas aan de slag met het daadwerkelijk terugdringen van de DSO en het aantal niet-betalende klanten.

Geen kredietverstrekker

Daarbij nam Van der Plas een aantal, voor het bureau bijzonder ingrijpende, maatregelen. Debiteuren worden met grotere regelmaat geconfronteerd met de nog te betalen nota’s. Al na dertig dagen valt de eerste herinnering op de mat, veertien dagen later gevolgd door de tweede. Als het nodig is, volgt daarop een persoonlijke aanpak.

De klant wordt per telefoon benaderd en krijgt te horen dat verdere werkzaamheden niet mogelijk zijn als niet wordt betaald. Klinkt logisch, maar in de praktijk bleek het enorm ingrijpend.

‘Onze mensen moeten dus allerlei trajecten stilleggen, vaak ook de buitenlandse agenten informeren. Het is heel onnatuurlijk om de werkzaamheden voor een klant, waar je het beste mee voor hebt, neer te leggen. Maar juist de grote betrokkenheid bij het wel en wee van onze klanten veroorzaakte in het verleden juist de slechte resultaten van het debiteurenbeheer.’

Dat is vreemd, een te grote klantvriendelijkheid. Veel bedrijven zouden het Nederlandsch Octrooibureau daarom benijden. Maar het kan ook averechts werken: ‘Maar op het moment dat we daar wat aan wilden doen, bleken onze medewerkers enorm loyaal te zijn aan de klant – die natuurlijk hoopt dat als zijn uitvinding eenmaal aanslaat, die ook geld gaat opleveren. Vanuit die invalshoek bekeken is de zorg voor de financiële stroom eerder een last voor de adviseur. Want, daargelaten of het haalbaar is, een incasso forceren, kan ook betekenen dat het octrooiaanvragende bedrijf failliet gaat. En dan ben je nog verder van huis.’

Maar ook daar heeft Van der Plas een oplossing voor bedacht: ‘Dan spreken we met de klant af dat hij vanaf dat moment alle werkzaamheden die nog volgen op voorhand financiert. En uiteindelijk kan de klant de rest van het openstaande bedrag later betalen.’

Toch waarschuwt Van der Plas zijn collega’s ervoor op te letten dat ze niet te veel meegesleept worden in de grillen van de klant: ‘Wij zijn een adviesbureau, geen kredietverstrekker.’ Ook bij nieuwe klanten wordt nu kritischer gekeken. Wat is de kredietwaardigheid? Kan hij een voorschot geven op de te verwachten kosten? Zo scheiden we ‘het kaf van het koren’, stelt Van der Plas.

Voor de klas

De cultuuromslag bij het Nederlandsch Octrooibureau was niet eenvoudig, maar Van der Plas heeft de indruk dat het belang van een goed debiteurenbeheer meer en meer duidelijk wordt. ‘Ook een betalende klant kan tevreden zijn, grap ik wel eens. Want onze mensen zijn al bijna net zulke uitvinders als de klanten die de uitvindingen doen.

Maar wij hebben natuurlijk ook een commercieel belang: er moet brood op de plank komen. Vorig jaar heb ik een middag “voor de klas gestaan”, om alle betrokkenen het belang van een goede – financiële – gang van zaken uit te leggen. Nu komen sommige octrooi- en merkengemachtigden uit zichzelf wel naar me toe om te informeren hoe het staat met de DSO. Dat is bijzonder om mee te maken.

De cijfers spreken echter voor zich: naast dat de DSO is teruggebracht naar zestig dagen, is het debiteurensaldo gezakt met twintig procent en is de omzet met twee procent toegenomen. Want het is natuurlijk wel van belang om te blijven zorgen voor tevreden klanten. En die hebben er in het algemeen ook best begrip voor. De cashflow van ons bedrijf en de liquiditeit zijn enorm verbeterd.’

Benchmark

Voor de komende periode staat de digitalisering van de financiële stromen centraal. Het Nederlandsch Octrooibureau doet namelijk veel zaken met agenten en klanten in het buitenland. Zo is in de Verenigde Staten e-billing al een vrij normaal verschijnsel geworden. Daarvoor was het van belang om eerst de eigen administratie en systemen op orde te krijgen.

Dat is met het nieuwe credit management programma in combinatie met de database meteen gerealiseerd. Bovendien geeft het programma vanaf volgend jaar ook de gelegenheid om de eigen cijfers te vergelijken. ‘Vanaf volgend jaar kunnen we terugkijken naar cijfers van het jaar daarvoor en dan kun je dus per maand of kwartaal je eigen benchmark houden,’ aldus Van der Plas.

Toch hoeft de DSO wat hem betreft niet verder omlaag te worden gebracht. ‘In november (2005) hadden we een DSO van slechts 51 dagen, een hele goede prestatie. Wat dat betreft zijn we heel tevreden. Willen we meer winst halen uit ons debiteurenbeheer, dan moeten we het zoeken in het strikter omgaan met het vragen van voorschotten en op een eerder moment ingrijpen als er niet wordt betaald.

Je wilt uiteindelijk natuurlijk niet je klanten wegjagen door continu te zeuren over niet-betaalde rekeningen. En al met al is het “uitvinderswereldje” een heel erg inspirerende omgeving en wij hopen met onze professionelere financiële houding daar een bijdrage aan te leveren.’