Dit jaar zijn via Basecone al 2,5 miljoen documenten verwerkt voor 12.000 verschillende ondernemingen. Indrukwekkende cijfers. Het geheim? Met behulp van een real-time SaaS-oplossing administratieve processen simpel maken én houden. De software bestaat sinds begin 2013 en is een initiatief van oud-accountant Vincent van Renesse van Duivenbode.

Renesse van Duivenbode heeft in zijn vroegere werk de nodige ervaring opgedaan met ondernemers die opzagen tegen het uitvoeren van administratieve werkzaamheden. “We zagen dat ondernemers veel tijd kwijt waren aan het verwerken van facturen.  Vanuit mijn accountancy-achtergrond zag ik dat dit veel simpeler en efficiënter kon.”
 
 
 
Welk probleem lost jullie concept op?
“Voor veel ondernemers is de verwerking van facturen een grote ergernis. Wij maken het makkelijker en efficiënter voor gebruikers om hun stroom van facturen te digitaliseren. Op die manier stroomlijnen wij het gehele administratieve proces. Basecone speelt daarbij de rol van hub. Omdat wij een koppeling kunnen maken met de meeste grote boekhoudpakketten, zoals Twinfield, Exact Online, AccountView en Unit4, kan bijna elke organisatie Basecone gebruiken om het administratieve proces te faciliteren. 

Gebruikersvriendelijkheid is daarbij voor ons het belangrijkst. Bonnetjes en facturen kunnen eenvoudig worden gescand, en dankzij een eigen set van algoritmes en Optical Character Recognition (OCR) technologie kan er meteen een voorstel worden gedaan binnen welke categorie de bon of factuur geboekt kan worden. 
__________________________________________________________________________
De Dutch FinTech Awards 2015 is hét platform voor toonaangevende FinTech-bedrijven. Duizenden banen in de bankwereld verdwijnen binnen enkele jaren door talloze 'FinTech- startups'. Innovatieve bedrijven staan te popelen om talloze gefrustreerde klanten van financiële instellingen van dienst te zijn. Wereldwijd wordt er meer en meer geïnvesteerd in techbedrijven die de gevestigde orde graag omver willen werpen. Neem deel. Word lid van de FinTech Community, bezoek de FinTech Events, meld u aan voor de Dutch Fintech Awards 2015
__________________________________________________________________________
 
Een voorbeeld is dat ons systeem het herkent als er een KPN-factuur wordt aangeboden, waardoor dit direct bij de juiste kostenpost kan worden geboekt. Ter controle boekt Basecone facturen niet automatisch weg, want het menselijk oog controleert het voorstel dat onze applicatie doet. Op die manier weet je zeker dat je correct bezig bent. 

Behalve dat wij dus zorgen voor snellere en efficiëntere werkprocessen, werkt Basecone ook als een archief: de applicatie slaat alle ingescande documenten op voor een periode van 7 tot 10 jaar. Dankzij deze archieffunctie ontstaan er ook weer nieuwe mogelijkheden voor de gebruiker, zoals het sorteren van het archief.”

Hoe maken jullie dit idee tot een succes?
“Het is een groot voordeel dat wij onze doelgroep goed kennen. Zelf heb ik namelijk een achtergrond in de accountancy, waardoor ik weet voor welke uitdagingen zij staan. Basecone is dus voor accountants, door accountants. 

Omdat we bij Basecone de materie zo goed kennen, zijn wij in staat om het simpel te houden. Dat is iets wat ik nog wel eens mis bij andere applicaties, zeker als het aantal functionaliteiten toeneemt. We zien daarnaast ook dat gebruikers het prettig vinden dat de verwerking real-time plaatsvindt. Er zijn dus geen wachttijden en de gebruiker kan het ingevoerde document meteen verwerken. Daarnaast kunnen wij op korte termijn koppelen met pakketten als XERO, Sage en het veel in Duitsland gebruikte Addison.”  

Hoe gaan jullie hier geld mee verdienen?
“Ons model is op twee manieren schaalbaar. Enerzijds omdat Basecone met een groot aantal boekhoudpakketten koppelt, en anderzijds omdat onze SaaS-oplossing meertalig is. Wij hebben er in het begin bewust voor gekozen om met zoveel mogelijke boekhoudpakketten te koppelen, omdat wij zagen dat onze dienst in veel verschillende financiële ecosystemen paste. In een dergelijk systeem functioneren wij als hub, die de stroom van documenten efficiënt verdeeld over het netwerk. 

De meertaligheid zorgt er daarnaast voor dat we al in verschillende landen actief zijn. Inmiddels bedienen wij naast de Nederlandse ook de Belgische, Britse en Ierse markt. Het is daarbij een groot voordeel dat lokale regels en eisen, zoals het BTW-tarief, kan worden overgenomen van het gebruikte boekhoudpakket. Daardoor hoeven wij ons dus niet zelf tot in detail te verdiepen in nieuwe markten. 

We kijken natuurlijk wel hoe deze regels en eisen zijn ingesteld in het bestaande systeem, om zo te lokaliseren waar het effectiever kan. Dat gezegd hebbende, zie ik ook op eigen bodem nog veel groeikansen voor ons. Toch kijken wij al met een schuin oog naar de Verenigde Staten. De manier waarop onze Britse klanten boekhouden, heeft raakvlakken met de Amerikaanse methode, dus het Verenigd Koninkrijk kan een opstap zijn naar de Verenigde Staten.”

Waarom gaan jullie winnen?
“De Dutch Fintechawards hebben een deskundig panel, dus ik vertrouw erop dat zij inzien hoe innovatief wij de afgelopen twee jaar bezig zijn geweest. Door tegelijkertijd de klant centraal te stellen, hebben wij een zeer tevreden customerbase, die stevig groeit. Uiteindelijk gaat het toch om de gebruikersvriendelijkheid. Als het panel daarbij ook nog ziet dat we veel potentie hebben om nog snellere en uitgebreidere functionaliteiten aan onze klantenkring te bieden, gaat het vast goed komen.”