UBL is de nieuwe norm voor het aanleveren en verwerken van in- en verkoopfacturen. De Rijksoverheid loopt hierin voorop en eist al sinds 1 januari van dit jaar dat leveranciers hun facturen niet meer aanbieden in simpel PDF. Toch heeft de gemiddelde accountant geen idee wat UBL is en het bedrijfsleven al helemaal niet. Hoe komt dit?

Het is anders
We houden niet van veranderen. Dat is bekend. Een innovatie houdt niet automatisch in dat mensen het direct omarmen. Introducties van de TV en de mobiele telefoon hebben ditzelfde beeld laten zien. Gebruikers dienen een aantal aanpassingen te (laten) doen in hun boekhoudprogramma en accountants krijgen meer tijd om bezig te zijn met controle in plaats van het inboeken van facturen. UBL zorgt er namelijk voor dat in- en verkoopfacturen automatisch in boekhoudprogramma’s worden verwerkt. Het is dus nieuw en anders. Dat kost schijnbaar tijd. Al telt een leverancier van UBL (voorbeeld go2UBL) inmiddels al tegen de 10.000 gebruikers, maar dat is een fractie van de gehele markt. 

Je kunt geen bonnetjes inboeken
Er zijn veel ongetoetste aannames die voorbijkomen wanneer we potentiele gebruikers vragen naar UBL zo stelt Rob Tolstra, CEO en oprichter van go2UBL: “We horen relaties bijvoorbeeld aangeven dat het inboeken van bonnetjes niet kan. Of dat het bij veel facturen wel mis gaat. Daarnaast dat de boekhouder of accountant het werk al doet. Het is zonde in mijn ogen, want eigenlijk is het zo simpel en handig. Alle type bonnetjes kunnen via de mail worden verwerkt of via onze app. Relaties sturen deze via de mail in, de boekingen komen automatisch op de juiste plek in het boekhoudsysteem van de klant en de factuur of bon zit erbij. In 97% van de gevallen gaat dit in één keer goed, de rest werken we handmatig weg. Accountants en boekhouders hoeven de boekingen dus niet meer in te voeren. Dat is denk ik perfect omdat ze daarmee tijd overhouden om te focussen op controle en advisering”.

De boekhouder doet het nu al
Voor veel organisaties verwerkt de boekhouder of de accountant nu de boekingen of de organisatie doet dit zelf. Aangezien dit nu volledig geautomatiseerd zal verlopen middels UBL, kunnen organisaties dus of besparen op eigen fte’s of op de boekhouder / accountant. 

Het kost een accountant of boekhouder geld
Er zijn veel accountants en boekhouders die niet staan te juichen om UBL te omarmen. De eerste gedachte is ‘we verliezen omzet’. Dat is wellicht ook zo, immers “alles wat je kunt digitaliseren zal op termijn goedkoper worden”. Zo stelt trendwatcher Rik Vera. Aan de andere kant kunnen ze hierdoor meer klanten bedienen in minder tijd. 

En nu
Er zijn veel verschillende initiatieven om het gebruik van UBL aan het grote publiek duidelijk te maken. De ene commerciëler dan de andere. Zo is er bijvoorbeeld het platform E-factureren die verschillende partijen aan elkaar koppelt om e-facturatie goed van de grond te krijgen. Anderen zoals go2UBL bieden hun diensten aan (tegen vergoeding) om gemakkelijk van een normale factuur een factuur met UBL te maken. Ze zullen beiden vooral geduld moeten hebben. Want introducties van technische innovaties aan het grote publiek gaan vooral langzaam.

Over go2UBL
go2UBL is een landelijke aanbieder van een cloudoplossing (online UBL/e-administratie) om pdf-documenten te converteren naar een UBL-bestandsversie voor e-administratie. Sinds de oprichting in 2014 maakte het bedrijf een stormachtige groei door en verwelkomde het eind 2016 al haar 8.000e gebruiker. go2UBL werkt rechtstreeks met ondernemers, boekhoudsoftwareleveranciers en administratie- en/of accountantskantoren.

Over platform E-factureren
Platform E-factureren (voorheen Platform ELFA) is sinds 2006 het grootste en meest actieve platform voor professionals op het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking.

Platform E-factureren heeft als missie om de penetratiegraad van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland te vergroten, om daarmee iedereen versneld te laten profiteren van de grote voordelen van elektronisch factureren. Een belangrijk aandachtspunt is het wegwerken van een knelpunten die grootschalige adoptie van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking tegenhouden. Platform E-factureren werkt zoveel mogelijk samen met haar deelnemers en met vele andere partners en stakeholders, zoals publieke organisaties en branchevertegenwoordigers.