Als credit manager denkt Dennis van Druten niet alleen in feitelijke financiële processen, ook verliest hij de commerciële kant van credit management niet uit het oog. Door aan beide punten aandacht te geven én deze samen te brengen heeft hij de Days Sales Outstanding (DSO) van Adecco flink weten te reduceren. 'Sales en credit management gaan prima samen, mits je daarvoor de juiste omstandigheden creëert.'

Zet DSO op de kaart en verlaag hierdoor de gemiddelde betalingstermijn, zo luidde de opdracht van Dennis van Druten, toen hij in juli 2005 als credit manager in dienst trad bij Adecco. Nog maar net in dienst bij de gedreven en resultaatgerichte uitzendorganisatie, maakte Van Druten eerst een knelpuntenanalyse van de processen en procedures. Al snel kwam hij tot de conclusie dat er een flink aantal verbeterslagen konden worden doorgevoerd om de afdelingen debiteurenbeheer en sales beter met elkaar te laten samenwerken.

Adecco heeft 174 vestigingen in Nederland. Iedere vestiging is verantwoordelijk voor het eigen debiteurenbeleid, maar rapporteert aan de credit managers op het hoofdkantoor. ‘De rol van finance was voor sommigen niet geheel duidelijk, terwijl deze afdeling juist de brug moet bouwen met commercie om de cijfers aan te laten sluiten bij rest van de rapportage. DSO speelt daarbij een belangrijke rol.’

Door het debiteurenproces te herschrijven, een klantacceptatieproces te ontwikkelen, dispuutrapportages te ontwikkelen en de DSO-rapportages tijdig, “simpel”, inzichtelijk en begrijpelijk te maken, is de werkwijze efficiënter én, niet geheel onbelangrijk, volgens de SarbanesOxley (SOx)-regels ingericht.
De Days Sales Outstanding (DSO) is inmiddels met zeven dagen gereduceerd en ook het vervallen saldo is daarmee flink afgenomen. Bovendien is er een reductie in de voorzieningen opgetreden!

Competitie
De credit manager neemt regelmatig deel aan het vestigingsmanagers-overleg (BMO) van Adecco. Hier geeft hij presentaties, workshops en tips & trucs, allemaal met als doel om de DSO nog verder te verlagen.

‘Dat werkt erg positief. Een competitie tussen alle vestigingen - met het thema “innen is winnen” – in combinatie met goede interne communicatie, heeft ervoor gezorgd dat DSO onder de medewerkers is gaan leven. Natuurlijk valt er ook een leuke prijs te winnen, zoals een dinerbon of kaarten voor een voetbalwedstrijd.’

Persoonlijke aandacht is belangrijk, vindt Van Druten. ‘Een kaartje sturen als iemand jarig is versterkt de band met de klant, maar ook medewerkers stellen het op prijs.’

Bijzonder trots is Van Druten daarom op de behaalde DSO. 'Hiermee is het onderwerp op de kaart gezet, maar tegelijkertijd is ook de klanttevredenheid verbeterd en zijn de medewerkers meer gemotiveerd. We willen wat bereiken, maar dat lukt alleen als we er met z'n allen achter staan. Alleen op die manier bereiken we procesoptimalisatie!’

Om het zijn medewerkers gemakkelijk te maken, worden standaardfacturen, brieven én belscript op een presenteerblaadje aangereikt. 'Daarmee wordt in een keer het proces van begin tot einde afgedekt én hebben we uniformiteit binnen al onze vestigingen.'

Nu de DSO op de kaart was gezet, volgde er een omslag binnen de Adecco-organisatie. 'Men werd zich bewuster van hun rol in het commerciële proces, waar DSO een onderdeel van uitmaakt. De verlaging van de DSO heeft grote kostenbesparingen opgeleverd. Bovendien is DSO nu een vast agendapunt tijdens ieder BMO. Daardoor opereert de afdeling debiteurenbeheer nu 100 procent transparant en zijn we sinds december 2006 SOx-compliant en gereed voor de toekomst (Basel II).'

Succesfactor
'Mensen (Human Capital) worden geselecteerd op hun rol om capaciteit en kwaliteit beter te laten werken. Het streven naar de ideale mix van efficiëntie en effectiviteit binnen een functie.

Credit management is net topsport, dus je moet simpel maar wel snel blijven handelen.' In de tijd dat Van Druten nog werkzaam was bij Sigma Coatings heeft hij kennis van het vak opgedaan, zegt hij. 'Ik heb geleerd mij te verplaatsen in het commerciële belang, de diverse culturen leren kennen, maar ook in het financiële belang (betalingsmoraal en gedrag). Dat probeer ik ook over te dragen op mijn mensen.'

Van Druten vergelijkt zijn vak met dat van een Formule 1 team. 'Daarbij draait ook alles om snelheid, communicatie en techniek. Je moet je continu aanpassen aan de omstandigheden om optimaal te presteren, net als bij credit management. Stilstand is teruggang, dus scherp zijn en blijven kijken naar creatieve oplossingen zijn van essentieel belang, wil je in de top blijven presteren en succesvol zijn. De grote kracht is optimale samenwerking te krijgen binnen de organisatie om een gezamenlijk doel te bereiken.’

Een aantal succesfactoren hebben bijgedragen aan de goede resultaten die van Druten tot nu toe heeft bereikt. Van Druten: 'Een organisatiebrede bewustwording van debiteurenrisico’s binnen de activiteiten in het commerciële proces.

Wederzijdse empathie tussen de afdelingen Sales, Operations en Debiteurenbeheer. Maar ook partners als Graydon selecteren die pro-actief meedenken met de problematiek die binnen een beursgenoteerde uitzendorganisatie als Adecco speelt. En natuurlijk de persoonlijke benadering van klanten. Hierdoor zijn wij in staat geweest om vanaf de Kredietacceptatie, in de vorm van met Graydon ingerichte geautomatiseerde beslissingsbomen en credit checks vooraf, tot externe incasso verbeterslagen te maken.

Dit alles heeft ervoor gezorgd dat de afdeling Debiteurenbeheer afgelopen jaar van toegevoegde waarde is gebleken voor Adecco. Onze belangrijkste taak is de organisatie flexibel te maken!'

Adecco
Adecco, de grootste aanbieder van Human Resource Solutions ter wereld.
Adecco biedt HR-services aan langs drie general staffing en zes professional staffing business lines. General staffing wordt aangeboden via de business lines Adecco Office, Adecco Industrial en Adecco OnSite Solutions; deze business lines richten zich op werving, selectie en inzet van kandidaten op een lager tot hoger functieniveau. Aanvullende, functiegerelateerde specialisaties binnen deze business lines zijn: Adecco Top Secretaries (Office) en Adecco Transport & Logistics, Adecco Hospitality (Industrial).

Voor een adequaat antwoord op toenemende schaarste aan kandidaten met specifieke kennis en vaardigheden heeft Adecco zes business lines op het gebied van professional staffing ingericht. Dit zijn Adecco Finance, Adecco Engineering & Technical, Adecco Information Technology, Adecco Medical & Science, Adecco Sales, Marketing & Events en Adecco Human Capital Solutions. Met als resultaat: better work, better life. In Nederland (hoofdkantoor in Utrecht) heeft Adecco meer dan 200 vestigingen met 1.264 medewerkers. Adecco is beursgenoteerd in New York (NYSE), Euronext Paris en Swiss Stock Exchange.

Naam Dennis van Druten
Leeftijd 39 jaar
Bedrijf Adecco
Functie Credit manager
Opleiding Commerciële Economie aan de HES Amsterdam
Loopbaan Van Druten begon zijn carrière bij een bank en studeerde in de avonduren Commerciële Economie. In 1988 maakte hij de overstap naar de Banque Nationale de Paris en in 1993 ging hij aan de slag bij Sigma Coatings in Uithoorn. Hier moest hij debiteuren in het buitenland zien te overtuigen om hun facturen te voldoen. Na vijf jaar maakte hij in 1998 de overstap naar DHL om het debiteurenbeleid voor Nederland op te zetten. Vervolgens maakte hij korte uitstapjes naar Avaya, TIE Nederland, Telfort, Alec Burlington en is sinds 2005 in dienst als credit manager bij Adecco.
Hobby’s Gezin, Formule 1 (vanwege snelheid en techniek), voetbal, muziek, lezen en lekker eten.

Resultaten
– Credit management is verankerd binnen organisatie, DSO staat op de kaart
– Organisatie is zich bewust van debiteurenrisico’s binnen de activiteiten in commerciële proces
– Empathie tussen afdelingen debiteurenbeheer, sales en operations
– DSO teruggebracht met 7 dagen
– Aanzienlijke verbetering dubieuze debiteuren positie.