Denk groot, begin klein: de basis voor succesvol implementeren van E-Procurement

Ondernemingen richten zich met name op commerciële activiteiten, waardoor inkoop niet altijd even hoog op de agenda staat. Maar juist in economisch zware tijden krijgt inkoop weer veel aandacht, zodat bedrijven grip krijgen op de uitgaven en marges. Hoe kunnen zij inkoopprocessen optimaliseren en automatiseren? Denk hierbij groot, maar begin klein en groei gecontroleerd. Daarnaast is het advies om inkoop permanent op de bedrijfsagenda te hebben staan, ook in economisch betere tijden.


Denk groot
Het opzetten van een business case is van groot belang, investeringen moeten zichzelf immers terugverdienen. Het behalen van kostenbesparingen is op zich een prima doelstelling, maar hier moeten bedrijven wel tijd voor uittrekken. Het ontwikkelen van het inkoopbeleid en het groeien naar de fase van volwassenheid is een proces dat niet op zeer korte termijn te bewerkstelligen is. Voor het realiseren van een volledig operationeel end-to-end inkoopplatform, inclusief contractmanagement en bid management, moeten ondernemingen wel meer dan een half jaar uittrekken.

Bij het uitstippelen van de te volgen route, moeten bedrijven en instellingen zichzelf eerst een aantal vragen stellen. Waar staat de inkooporganisatie op dit moment? Welke mate van volwassenheid hebben ze hierbij? Welke doelstellingen willen zij met inkoop bereiken als het gaat om het optimaliseren van processen en kostenbesparingen? Om een goede inkoopstrategie te kunnen ontwikkelen, moeten ondernemingen zoveel mogelijk informatie over onder meer klanten, grondstoffen, marges, locaties en dergelijke verkrijgen. Deze informatie moet vervolgens worden vastgelegd in een systeem, waarmee ze ook in staat zijn de gegevens te analyseren.
__________________________________________________________________________________

Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld je direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

Om als inkoopafdeling de regie in handen te krijgen, is een goede samenwerking met andere afdelingen een vereiste (cross functionele samenwerking). De eerste stap in de inkoopstrategie bestaat vaak uit het opzetten van een verplichtingenadministratie, zodat inkoopaanvragen worden geregistreerd in een systeem. Hier kan een E-procurement oplossing met een goede catalogus bijvoorbeeld bij helpen.

Om een goede keuze te maken voor de on premise of cloud-software en om het implementatietraject soepel te laten verlopen, is het noodzakelijk dat inkoop de IT-afdeling hierbij betrekt. Ook is een goede samenwerking met de financiële afdeling essentieel, aangezien we verplichtingen inzichtelijk moeten maken. Bovendien moet de inkoopafdeling intern medewerkers autoriseren: wie mag wat bestellen en wie keurt wat goed?

Pas op het moment dat andere afdelingen meewerken aan de inkoopstrategie, kan de gehele onderneming dezelfde doelstelling na gaan streven. Bij aanvang van een optimalisatietraject liggen deze immers vaak uit elkaar. De directie wil bijvoorbeeld snel kostenbesparingen behalen, terwijl de inkoopafdeling behoefte heeft aan een systeem om de inkoopprocessen optimaal te ondersteunen. Kortom, bij het optimaliseren van een inkoopproces zijn meer disciplines primair betrokken dan alleen inkoop. Laat dat ook nadrukkelijk in de business case tot uiting komen en betrek de verschillende partijen vanaf het begin bij het project.


Begin klein
Bij het starten van een project is het vaak aan te raden om een kanalenstrategie op te stellen. Een kanaal bestaat uit een aantal processtappen voor het inkopen van systemen, goederen of diensten. Op deze wijze kunnen bedrijven de inkoopcategorieën bepalen en vastleggen via welke processen deze het beste zijn aan te vragen en in te kopen. Ook kunnen ze bekijken welke systemen het pakket van eisen en wensen het beste ondersteunen.


Inkoopkanalen zijn in te delen in drie hoofdgroepen:

1. Hands-free kanalen
Bij hands-free kanalen is het bestelproces volledig geautomatiseerd. De betrokkenheid van de inkoopafdeling is hier meer strategisch van aard, aangezien zij geen rol hebben bij het operationele proces. Zij onderhandelen gunstig contracten bij leveranciers, waar de organisatie vervolgens gebruik van kan maken. De optimale vorm hierbij is het realiseren van een catalogus, waarin de prijzen worden weergegeven die inkoop heeft uitonderhandeld bij één of meerdere leveranciers. Aanvragers bestellen direct uit deze elektronische catalogus bij de juiste leverancier met de juiste prijzen. In het verdere operationele proces hoeft inkoop geen rol meer te spelen en kan deze afdeling zich volledig richten op haar tactische en strategische taken.

2. Hands-on kanalen
Bij hands-on kanalen is de afdeling inkoop juist wel betrokken bij het selecteren van de juiste leverancier. Vaak gaat het hierbij om het inkopen van goederen of diensten met een beperkte mate van standaardisatie of om een eenmalige aanschaf. Meestal hebben deze goederen of diensten een hoge waarde en is de leverancier vooraf niet bekend. Inkoop zet aanvragen voor offertes uit, bijvoorbeeld via een aanbesteding. Ook hierbij kunnen systemen een ondersteunende rol bieden. Denk aan systemen die aanbestedingen online publiceren, offertes onderling kunnen vergelijken of zelfs elektronische veilingen – ofwel e-Auctions – faciliteren.


####


3. Betaalkanalen
Bij betaalkanalen speelt inkoop geen rol. Een voorbeeld hiervan is het declaratieproces, waarbij de interne klant zelf inkoopt en betaalt. De interne klant kan de kosten achteraf declareren. Het is niet nodig om de uitgaven te registeren in een systeem.

Inkoopafdelingen kunnen aan iedere categorie een optimaal inkoopkanaal toewijzen. De keuze voor het kanaal is onder andere afhankelijk van de mate van inkoopcontrole, -efficiency of -volume. Door deze verschillende criteria een bepaalde weging te geven, kan inkoop vervolgens op objectieve wijze een kanalenstrategie opstellen. Deze kanalenstrategie vormt de basis voor de verdere projectplanning. De kanalen geven inzicht in hoe de processen eruit komen te zien en welke ondersteunende systemen daarbij nodig zijn. Organisaties moeten zichzelf de vraag stellen met welke spend-categorie ze het beste kunnen starten. Een belangrijke reden voor de keuze voor een bepaalde categorie is dat er veel spend wordt gegenereerd of omdat er grote behoefte is aan meer controle.


Groei gecontroleerd
In de praktijk zien we vaak dat ondernemingen bij het realiseren van een nieuwe inkoopstrategie zich direct richten op de uitzonderingen. Ons advies hierbij is: niet doen. Om strategisch te werk te gaan, is het belangrijk om eerst de grote lijnen op orde te hebben en te zien hoe de organisatie hiermee omgaat. Kies eerst voor een eenvoudige inkoopcategorie die niet kritisch is voor het bedrijfsproces. Denk hierbij aan het bestellen van kantoorartikelen. De organisatie kan op eenvoudige wijze wennen aan het inkopen met een cataloguskanaal. Mocht in dit proces onverhoopt toch het een en ander misgaan, dan zijn de gevolgen voor de rest van de organisatie niet ernstig. Op deze manier kunnen kinderziektes worden verholpen zonder dat de organisatie het vertrouwen in het nieuwe inkoopproces verliest. Werkt het proces vlekkeloos? Dan zijn de organisatie en het systeem klaar voor het implementeren van meer complexe categorieën.


Succes zit in de details
Op het moment dat een inkoopafdeling de nieuwe inkoopoplossing binnen de organisatie uitrolt, is het uiteindelijke resultaat afhankelijk van het detailniveau van de geïmplementeerde functionaliteit. Een goede implementatie kost tijd en aandacht, dus bedrijven kunnen het beste wederom klein beginnen. Om medewerkers een idee te geven van de inkoopoplossing, adviseren we demonstraties van best practices te geven. In het verleden behaalde resultaten bieden wel degelijk een bepaalde garantie voor de toekomst.

Plan ook regelmatig sessies in met degenen die het meest betrokken zijn bij het inkoopproces. Bespreek de voortgang met hen en geef ze de tijd om te wennen aan de nieuwe manier van werken. Op deze manier creëer je als inkoopafdeling betrokkenheid en acceptatie, en is het mogelijk veranderingen in de organisatie door te voeren.
__________________________________________________________________________________

Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld je direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

Als bedrijven een duidelijke visie hebben en de goed omschreven stappen volgen, komen zij geleidelijk aan tot een allesomvattend inkoopplatform, waarmee de organisatie op een optimale manier goederen en diensten kan verwerven. De financiële afdeling zorgt voor een sluitende verplichtingsadministratie en aanvragen worden geautoriseerd - volgens de correcte procedure - verstuurd. De logistieke afdeling draagt zorg voor een optimaal voorraadniveau, waarbij de interne klant van de organisatie goederen altijd op het juiste moment kan bestellen en ontvangen. De ondersteunende systemen voldoen aan de architectuurrichtlijnen zoals die zijn opgezet door IT. En inkoop beschikt over de juiste informatie om te voldoen aan haar strategische doelstelling: het optimaal verwerven van goederen en diensten, tegen de meest gunstige voorwaarden.

Diederick Bossenbroek is Principle Consultant Procurement bij Ciber Nederland, een SAP-partner. Hij adviseert al 12 jaar organisaties met het optimaliseren van inkoopprocessen, zowel strategisch als operationeel,  eventueel met behulp van SAP Supplier Relationship Management.  Zijn expertise ligt op het raakvlak tussen business en IT. In zijn vrije tijd drinkt hij graag een mooi glas whisky, genietend van de muziek van zijn favoriete band Pearl Jam.